檔案數(shù)字化的好處是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

為了適應(yīng)新時(shí)代的變化，提升工作效率，逐步使用數(shù)字化管理的方式，下面我們來(lái)講講檔案數(shù)字化的好處：

一、檔案實(shí)施數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益。過(guò)去的檔案管理模式是以增加辦公人員提高服務(wù)效率為首要手段，這樣做大幅度增加了公司管理成本。檔案數(shù)字化管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)處理將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為機(jī)器可讀檔案，既節(jié)省了檔案的存儲(chǔ)空間，又使查閱檔案變得極為快捷方便，從而避免了因重復(fù)復(fù)制檔案資料而造成的人員和紙張的浪費(fèi)，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，大大提高了工作效率。

（二）提高工作效率。檔案數(shù)字化管理使資料能及時(shí)歸檔，并快速提供利用。檔案的數(shù)字化管理使檔案信息能夠及時(shí)存檔并得到迅速利用。另外，數(shù)字檔案使檔案材料的使用非常簡(jiǎn)單，可以節(jié)省大量的查找時(shí)間，讓利用者足不出戶即可實(shí)現(xiàn)查檔需求。此外，由于信息隨著時(shí)間的推移而流動(dòng)，數(shù)字檔案實(shí)際上已成為“無(wú)墻界檔案”，檔案也從文件實(shí)體的保管轉(zhuǎn)變?yōu)楸阌诓殚喌男畔⒖刂浦行摹?/p>

（三）提高對(duì)原始檔案的保護(hù)。將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件后，檔案的使用更加安全和方便。此外，經(jīng)過(guò)數(shù)字加工處理后，也防止了一些文件的偽造和篡改。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理不僅可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，而且減少了對(duì)檔案原件的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，延長(zhǎng)了檔案的壽命，有效對(duì)檔案原件進(jìn)行保管和保護(hù)，確保了檔案實(shí)體安全。