在進(jìn)行檔案整理之前，確立清晰的步驟和方法是非常關(guān)鍵的。檔案整理不僅能幫助組織和保護(hù)文件資料，還能提高工作效率和信息查找的便利性。以下是一些基本步驟，幫助您系統(tǒng)地進(jìn)行檔案整理：

　　內(nèi)蒙古檔案整理服務(wù)平臺(tái)

　　一、組件

　　歸檔文件一般以每份文件為一件，其中：

　　正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。同時(shí)應(yīng)注意件內(nèi)排列順序。

　　二、分類

　　立檔單位應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

　　1、按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年?？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。

　　2、按機(jī)構(gòu)（問題）分類

　　將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問題）分類。機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法應(yīng)擇一適用，不能同時(shí)采用。

　　采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多個(gè)部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

　　3、保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　三、排列

　　1、歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　3、會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　四、編號(hào)

　　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。

　　檔號(hào)結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

　　歸檔章的組成：全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）作為選擇項(xiàng)。

　　五、編目

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)、便于檢索。

　　歸檔文件應(yīng)逐件編目，設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、提名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

　　歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）。

　　總之，檔案整理是一項(xiàng)重要且復(fù)雜的工作，需要系統(tǒng)性和條理性的方法。通過以上步驟，可以有效地管理和保護(hù)文件資料，提高信息管理效率和工作效能。定期審查和更新檔案整理策略，可以確保檔案的長(zhǎng)期保存和可持續(xù)利用。

　　檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

　　在進(jìn)行檔案整理時(shí)，確立標(biāo)準(zhǔn)是至關(guān)重要的步驟。檔案的組織和管理直接影響到信息的可訪問性、安全性和長(zhǎng)期保存的有效性。通過建立清晰的整理標(biāo)準(zhǔn)，可以提高檔案管理的效率，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性得到維護(hù)。以下是關(guān)于檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)：

　　1、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）

　　《歸檔文件整理規(guī)則》適用于按“件”歸檔的文書檔案整理。它于2000年12月6日首次發(fā)布，國(guó)家檔案局對(duì)其進(jìn)行了修改完善后，2015年10月25日再次發(fā)布，新標(biāo)準(zhǔn)于2016年6月1日開始實(shí)施。新發(fā)布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有標(biāo)準(zhǔn)主要有以下變化：

　?。?）標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009進(jìn)行了修改；

　?。?）將標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料；

　?。?）調(diào)整歸檔文件分類方法；

　　（4）增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁(yè)、排架要求；

　　（5）增加歸檔文件檔號(hào)結(jié)構(gòu)和編制要求；

　　（6）將室編件號(hào)、館編件號(hào)統(tǒng)一為件號(hào)；

　?。?）在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。

　　《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）主要從組件、分類、排列、編號(hào)、編目、修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架等檔案整理工作環(huán)節(jié)規(guī)范檔案工作。它是目前整理機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等社會(huì)組織整理文書檔案的主要標(biāo)準(zhǔn)之一。

　　歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015

　　2、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）

　　《文書檔案案卷格式》適用于按“卷”歸檔的文書檔案整理。它于1988年9月5日首次發(fā)布，2008年11月13日修改完善后再次發(fā)布，新標(biāo)準(zhǔn)于2009年5月1日開始實(shí)施。新發(fā)布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有標(biāo)準(zhǔn)主要有以下變化：

　?。?）標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2000進(jìn)行了修改；

　?。?）增加了前言；

　?。?）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內(nèi)目錄用紙尺寸；

　?。?）增加“歸檔號(hào)”為硬卷脊項(xiàng)目；

　?。?）調(diào)整檔號(hào)章項(xiàng)目，并增加檔號(hào)章的填寫要求。

　　《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要規(guī)定了文書檔案案卷硬卷皮、軟卷皮、文件目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格尺寸及相關(guān)類項(xiàng)的填寫要求，并規(guī)范了案卷各部分的排列格式?！段臅鴻n案案卷格式》是整理按“卷”歸檔文書檔案的規(guī)范要求，目前仍在按“卷”整理歸檔文書檔案的各類檔案館（室）和文書處理部門應(yīng)按此標(biāo)準(zhǔn)開展檔案工作。

　　3、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）

　　《檔案著錄規(guī)則》是檔案整理的最重要的標(biāo)準(zhǔn)之一，它是建立統(tǒng)一的檔案檢索體系的基礎(chǔ)。無(wú)論是文書檔案，還是科技檔案，還是其他形式的檔案，在編制檔案目錄時(shí)都應(yīng)遵循《檔案著錄規(guī)則》?！稒n案著錄規(guī)則》于1985年5月10日以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的形式發(fā)布，標(biāo)準(zhǔn)號(hào)為GB/T 3792.5-1985。標(biāo)準(zhǔn)修改后，改為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985，1999年5月31號(hào)批準(zhǔn)，1999年12月1日實(shí)施。相比于原標(biāo)準(zhǔn)主要有以下變化：

　?。?）本標(biāo)準(zhǔn)為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

　?。?）明確本標(biāo)準(zhǔn)適用于單份或一組文件，一卷或一組案卷為單元的著錄。

　?。?）刪除了叢編項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng)；將文本項(xiàng)改為稿本與文種項(xiàng)；將檔案館（室）代號(hào)項(xiàng)改為檔案館代號(hào)項(xiàng)；將載體類型標(biāo)識(shí)項(xiàng)與載體形態(tài)項(xiàng)合并，改稱載體形態(tài)項(xiàng)；將附注項(xiàng)與提要項(xiàng)合并，改稱附注與提要項(xiàng)；將載體類型項(xiàng)和附件項(xiàng)在條目中的排序做了調(diào)整；將第一責(zé)任者項(xiàng)與其他責(zé)任者項(xiàng)合并為責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)；變主題詞項(xiàng)為主題詞或關(guān)鍵詞項(xiàng)；增加文種項(xiàng)、電子文檔號(hào)項(xiàng)。

　　（4）調(diào)整了標(biāo)識(shí)符“：”和“；”的使用范圍，增加了標(biāo)識(shí)符號(hào)“，”和“???”，將起止連接符“~”并入“-”號(hào)。

　?。?）將文件級(jí)與案卷級(jí)段落符號(hào)式條目格式合并為統(tǒng)一的格式，并明確允許在實(shí)際工作中采用表格式條目格式。

　?。?）對(duì)各項(xiàng)目著錄細(xì)則也做了一些修改和補(bǔ)充，列舉了引用標(biāo)準(zhǔn)的名稱，增加了例子，并將完整的實(shí)例集中置于正文后作為提示的附錄。

　　《檔案著錄規(guī)則》主要從著錄項(xiàng)目、著錄用標(biāo)識(shí)符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項(xiàng)目細(xì)則等方面規(guī)范檔案著錄格式。檔案著錄時(shí)應(yīng)以此標(biāo)準(zhǔn)為主要參考編制檔案目錄，為建立統(tǒng)一檔案檢索體系創(chuàng)造良好的條件。

　　總之，制定和應(yīng)用有效的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于任何組織來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要的。這些標(biāo)準(zhǔn)不僅僅是為了規(guī)范文件的存儲(chǔ)和管理，更是為了確保信息的可靠性和可用性，從而支持組織的日常運(yùn)作和戰(zhàn)略決策。通過遵循標(biāo)準(zhǔn)化的整理流程和方法，可以有效地提高工作效率，減少信息丟失和混亂的風(fēng)險(xiǎn)，為組織的發(fā)展和長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)提供有力的支持。

　　檔案整理注意事項(xiàng)

　　在進(jìn)行檔案整理時(shí)，無(wú)論是個(gè)人檔案還是機(jī)構(gòu)檔案，都需要遵循一些重要的注意事項(xiàng)，以確保檔案的完整性、安全性和可訪問性。檔案整理不僅僅是文件的整理，更是對(duì)歷史、信息和遺產(chǎn)的保護(hù)和傳承。在進(jìn)行檔案整理時(shí)，我們需要注意以下事項(xiàng)：

　?。ㄒ唬┎豢善茐脑净A(chǔ)

　　看到這個(gè)標(biāo)題，大家可能就已經(jīng)猜到這項(xiàng)原則的意思了，對(duì)！就是在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候，不可以破壞原本的整理基礎(chǔ)，為什么要這么說(shuō)呢？

　　因?yàn)闄n案不僅記錄了當(dāng)時(shí)的社會(huì)活動(dòng)，也反映了當(dāng)時(shí)整理檔案工作的狀況，所以再次整理檔案的時(shí)候，要尊重歷史與前人的勞動(dòng)成果，充分利用原本的基礎(chǔ)，加快整理效率，提高質(zhì)量，具體做法分為以下方面：

　　1.提高對(duì)原來(lái)檔案整理的認(rèn)知

　　對(duì)于過去的整理方法，我們要實(shí)事求是，重視前人的勞動(dòng)成果，認(rèn)真審核，保留好的部分，去除不適合的部分。

　　2.不要輕易整理已經(jīng)整理過的檔案

　　一般情況下，只要不是散亂的文件，已經(jīng)有了整理基礎(chǔ)，要力求保持原來(lái)的基礎(chǔ)，如果輕易打亂基礎(chǔ)，返工重整，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，很難滿足檔案利用的需求。

　?。ǘ┍３謾n案之間的聯(lián)系

　　檔案間的聯(lián)系，在其產(chǎn)生和處理的過程中就已經(jīng)形成了，雖然檔案是以單獨(dú)的個(gè)體形成的，但卻是以組合的群體形式運(yùn)作的。

　　因此整理檔案的時(shí)候，要保持檔案間的聯(lián)系，主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個(gè)方面：

　　1.來(lái)源方面

　　檔案來(lái)源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個(gè)人手中形成時(shí)，產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系，就像是親兄弟一樣，在一個(gè)家庭出生就不可以斷開其中的關(guān)系。

　　2.時(shí)間方面

　　時(shí)間聯(lián)系就是指，檔案在各部門形成時(shí)，是有一定過程和階段性的，這就是檔案的時(shí)間聯(lián)系。

　　3.內(nèi)容方面

　　這個(gè)就很好理解了，檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的，那么在同一場(chǎng)活動(dòng)中記錄下的檔案，在內(nèi)容上肯定會(huì)具有一定的聯(lián)系，而往往這種聯(lián)系是很緊密的，密不可分的。

　?。ㄈ┍阌诒９芘c利用

　　整理檔案時(shí)，不僅要利用原有的基礎(chǔ)，而且還要保持檔案間的聯(lián)系，這樣才利于檔案的保管與利用?？墒怯袝r(shí)檔案的聯(lián)系與利用也會(huì)有沖突。

　　比如檔案是具有私密性的，不可以對(duì)外公開，那么檔案的整理就有了局限性，不可以混合整理，至于這種問題，檔案的整理就需要分開類別，專門整理。

　　總之，檔案整理是一項(xiàng)既需要技術(shù)和組織能力，又需要?dú)v史和法律意識(shí)的工作。通過遵循以上提到的注意事項(xiàng)，我們可以保證檔案的完整性和可持續(xù)性，從而有效地保存和傳承歷史信息和文化遺產(chǎn)。

　　檔案整理的意義

　　檔案整理是一項(xiàng)旨在有效管理和保護(hù)文件資料的重要工作，其意義深遠(yuǎn)且不可低估。檔案整理不僅僅是管理文件的簡(jiǎn)單行為，更是確保歷史記憶、提升工作效率和保護(hù)信息安全的關(guān)鍵步驟。檔案整理的意義主要包括以下幾個(gè)方面：

　　一、提高經(jīng)濟(jì)效益過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　二、提高辦公效率數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　綜上所述，檔案整理在當(dāng)今信息化社會(huì)中具有重要的意義和作用。它不僅幫助我們管理個(gè)人和組織的信息資源，更有助于保護(hù)歷史記憶，提升工作效率，確保信息安全。