機關(guān)檔案是指各級黨和國家機關(guān)、人民團體在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。對本機關(guān)的工作或生產(chǎn)具有利用查考價值，而且其中具有國家和社會保存價值的檔案，還是國家檔案資源的重要來源。

　　檔案掃描，通俗來說就是將紙質(zhì)檔案通過專業(yè)設(shè)備進行掃描，在進行一系列圖像處理等流程，轉(zhuǎn)化成線上儲存的電子檔案。上海市多年來一直很重視檔案數(shù)字化工作，致力于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案。

　　上海機關(guān)檔案掃描公司，檔案掃描具體步驟如下：

　　1.預(yù)處理

　　在進行數(shù)字化掃描之前，需要對檔案進行預(yù)處理。這包括清潔、整理和分類檔案文件。清潔過程涉及清除灰塵、污漬、膠帶等雜質(zhì)，以確保掃描結(jié)果的質(zhì)量。整理和分類階段則是對檔案進行排序和歸檔，以方便后續(xù)的掃描和管理工作。

　　2.掃描

　　掃描是機關(guān)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的核心步驟。使用高速掃描儀對紙質(zhì)檔案進行逐頁掃描。掃描儀具有高分辨率和自動進紙功能，可以快速捕捉每一頁的圖像。此外，掃描設(shè)備還可以通過自動雙面掃描功能，同時掃描紙張的正反面，提高掃描效率。

　　3.圖像處理

　　掃描完成后，需要對圖像進行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉(zhuǎn)和增強等操作。圖像校正消除了因掃描時出現(xiàn)的傾斜或偏移導(dǎo)致的問題，確保圖像的水平和垂直對齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分，使圖像更加整潔。旋轉(zhuǎn)功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強則是通過調(diào)整亮度、對比度和色彩來改善圖像質(zhì)量。

　　4.光學(xué)字符識別（OCR）

　　為了增強數(shù)字化檔案的可搜索性和可編輯性，通常需要進行光學(xué)字符識別（OCR）。OCR軟件能夠自動識別掃描圖像中的文本，并將其轉(zhuǎn)換為可編輯文本格式。這樣，用戶可以方便地使用關(guān)鍵詞搜索檔案內(nèi)容，而不必逐頁查找。

　　5.數(shù)據(jù)整理與分類

　　數(shù)字化后的檔案需要進行數(shù)據(jù)整理和分類，以方便管理和檢索。這包括添加元數(shù)據(jù)、建立索引和標簽等操作。元數(shù)據(jù)是指關(guān)于檔案的描述信息，如標題、日期、作者等。索引和標簽可以根據(jù)檔案的內(nèi)容、主題或其他特征進行分類，以便快速定位需要的檔案。

　　6.存儲與備份

　　數(shù)字化的檔案通過專久智能檔案管理系統(tǒng)存儲在計算機、服務(wù)器或云存儲中。根據(jù)需求和安全要求，可以選擇合適的存儲方式。為了確保數(shù)據(jù)的安全性，還需要進行定期的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計劃，以防止意外數(shù)據(jù)丟失或損壞。

　　7.審查與驗證

　　在完成數(shù)字化掃描加工后，需要進行審查和驗證，確保掃描結(jié)果的準確性和完整性。審查過程包括檢查掃描圖像、OCR識別和元數(shù)據(jù)等，以發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的錯誤或缺陷。

　　通過以上步驟，將實物機關(guān)檔案進行掃描處理，形成更為方便的數(shù)字化檔案。

　　上海機關(guān)檔案掃描的優(yōu)勢：

　　第一，提高機關(guān)工作效率。機關(guān)檔案數(shù)字化可以有效減少檔案管理人員在檔案檢索、借閱等流程上消耗的時間，直接在線上就可以完成。

　　第二，支持多樣化格式，適應(yīng)不同需求。數(shù)字化檔案可以包含圖像、音頻、視頻等多種形式。

　　第三，便于檔案的長期保存。電子機關(guān)檔案可以通過定期進行數(shù)據(jù)遷移、備份等方法避免檔案丟失等問題。并且，相比紙質(zhì)機關(guān)檔案來說，電子檔案的保存方法更為簡潔，且不受外部因素的影響，保存時間更久。

　　綜上所述，機關(guān)檔案數(shù)字化對政府機構(gòu)來說是十分有利的，目前，大多數(shù)政府機關(guān)都通過與檔案數(shù)字化公司合作，或者自己組建數(shù)字化團隊等方式，陸續(xù)建立了自己的電子機關(guān)檔案數(shù)據(jù)，進一步提升機關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平。