在現(xiàn)如今的社會(huì)中，上到一個(gè)上市公司、政府機(jī)構(gòu)等社會(huì)組織，小到社會(huì)中的每個(gè)人，都離不開(kāi)檔案。檔案真實(shí)記錄了各種組織活動(dòng)和個(gè)人經(jīng)歷，在組織決策、個(gè)人發(fā)展等方面都起到重要的憑證和參考作用。檔案有多種形式，紙質(zhì)文件、照片、音頻、視頻等，不論那種形式，在歸檔前都是分散的、凌亂的，文件收集后，必須經(jīng)過(guò)整理歸檔，才能成為有序的、整齊的、便于查詢利用的檔案。

　　因此，檔案整理是現(xiàn)代檔案管理中十分重要的一環(huán)。檔案數(shù)字化則是現(xiàn)如今信息化時(shí)代最便捷、最先進(jìn)的檔案整理模式。在檔案數(shù)字化加工時(shí)，根據(jù)檔案類(lèi)型的不同，可以靈活的選擇處理方式。例如文書(shū)檔案和照片檔案。前者掃描之后，通常還需要使用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)將文字轉(zhuǎn)化為可編輯的文本，方便后續(xù)電子檔案的檢索和利用。照片檔案則是要在對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行掃描或拍攝等加工后，為數(shù)字照片命名并根據(jù)照片內(nèi)容添加標(biāo)簽，方便日后檔案檢索。

　　近幾年來(lái)，鄭州作為新一線城市，經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，科技水平也不斷提升，對(duì)檔案整理的關(guān)注度日益提升。隨著檔案整理需求的增多，提供專業(yè)檔案管理服務(wù)的公司也相繼出現(xiàn)并發(fā)展。2007年成立于河南鄭州的中博奧技術(shù)有限公司，就是其中一個(gè)發(fā)展較為長(zhǎng)久、技術(shù)較為成熟的檔案數(shù)字化整理外包公司。

　　鄭州檔案整理服務(wù)流程主要有以下這些：

　　第一，根據(jù)客戶需求制定整體方案。在數(shù)字化項(xiàng)目前，外包公司要對(duì)客戶關(guān)于檔案掃描的需求進(jìn)行全面、深入的溝通和了解，主要包括檔案類(lèi)型、形成時(shí)間、整理要求和目的等。充分了解客戶需求才更有利于檔案整理工作的開(kāi)展。之后，由客戶移交需要整理的檔案，外包公司需要先對(duì)檔案進(jìn)行預(yù)處理，將檔案按順序分類(lèi)排好，清點(diǎn)檔案數(shù)量，并考慮可能影響掃描結(jié)果的外部因素，對(duì)檔案上的灰塵、污漬等進(jìn)行清理，對(duì)受損較嚴(yán)重的檔案特殊保護(hù)，盡量修復(fù)到可以掃描的狀態(tài)。

　　第二，在前期準(zhǔn)備工作完畢后，就進(jìn)入到最重要的檔案掃描環(huán)節(jié)。主要工作就是由專業(yè)人員選擇合適的掃描設(shè)備對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為圖像，再一一檢查圖像，將其中不符合要求的圖像再次進(jìn)行裁剪、調(diào)色等處理，確保掃描質(zhì)量。上述流程完成后，還有一個(gè)重要步驟，就是將掃描后的檔案信息通過(guò)光學(xué)字符識(shí)別(OCR)技術(shù)轉(zhuǎn)換成可編輯檢索的文本形式，以便后續(xù)對(duì)數(shù)字檔案信息的一鍵檢索和快速查閱，提供更加完善、便捷的檔案利用服務(wù)。

　　第三，完成上述流程后，外包公司還會(huì)為客戶提供專門(mén)、安全可靠的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，并將整理好的檔案存儲(chǔ)在該系統(tǒng)中。與此同時(shí)，還需定期對(duì)檔案資源進(jìn)行備份，確保檔案安全性和數(shù)據(jù)的完整性。

　　第四，由于檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的檔案管理模式差別較大，檔案數(shù)字化之后，原檔案機(jī)構(gòu)的管理人員可能不能適應(yīng)新的檔案管理模式。因此，外包公司會(huì)提供相關(guān)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，幫助檔案機(jī)構(gòu)的工作人員學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化日常管理和維護(hù)，提高工作效率，提升服務(wù)水平。

　　通過(guò)以上的一系列流程，就可以將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換成以數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)在線上的數(shù)字檔案。這一變化對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)具有十分重要的意義。一方面，檔案掃描可以提供檔案管理效率，提升服務(wù)水平。經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，檔案的日常管理和利用工作都在線上進(jìn)行，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)就基本能夠完成，而不用費(fèi)時(shí)費(fèi)力地找尋、拆裝實(shí)體檔案，極大地便利了檔案管理人員的工作。另一方面，實(shí)體檔案的壽命是有限的，經(jīng)過(guò)檔案掃描處理，則可以將這些檔案信息永久地保存下來(lái)，有利于對(duì)檔案信息的整合和保管，并減少對(duì)實(shí)體檔案的翻閱，以保護(hù)檔案原件。

　　最后，隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型在社會(huì)方方面面的逐漸普及，已經(jīng)有不少企事業(yè)單位選擇與外包公司合作進(jìn)行了檔案數(shù)字化處理，并取得了不錯(cuò)的成果。