一、醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理檔案設(shè)置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的庫房、柜架，非檔案工作人員不得隨意進(jìn)入檔案室。

二、檔案室應(yīng)配備空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)、滅火器、吸塵器等保護(hù)設(shè)備，做到門窗堅(jiān)固，切實(shí)做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防污染工作。

三、保持庫房清潔，嚴(yán)禁堆放雜物。

四、定期檢查庫房各種設(shè)施和檔案完好情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，確保檔案的完整安全。

五、按時(shí)記錄庫房溫濕度，并按要求適時(shí)調(diào)節(jié)。

六、檔案柜架排列整齊，不同門類和保管期限的檔案分別排放，科學(xué)管理。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理檔案，醫(yī)院健康檔案怎么建立

1.目的作用設(shè)備檔案資料是設(shè)備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù)，為保證設(shè)備維修工作質(zhì)量、使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài)，提高使用、維修水平，充分發(fā)揮設(shè)備檔案資料為日常設(shè)備管、修、用服務(wù)的職能，特制定本制度。

2.管理職責(zé)

2.1設(shè)備檔案資料對公司的資產(chǎn)管理起著至關(guān)重要的作用，對其管理的主要負(fù)責(zé)部門是公司設(shè)備動(dòng)力科，主要應(yīng)做好的工作是：資料來源的組織工作；歸集記錄工作；資料加工分析工作；歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。

2.2設(shè)備的檔案資料應(yīng)統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設(shè)備動(dòng)力科可保留部分常用設(shè)備資料（主要應(yīng)為復(fù)制件），凡是需用資料的部門均應(yīng)到檔案室借用。公司檔案室管理員應(yīng)嚴(yán)格按公司制定的《檔案管理?xiàng)l例》，加強(qiáng)對設(shè)備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。

3.主題釋意與說明

3.1有關(guān)設(shè)備資料是指從設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造（購置）、安裝、使用、維修改造、更新、直至報(bào)廢等全過程中形成并經(jīng)整理應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計(jì)算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料，設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)將全公司生產(chǎn)設(shè)備逐臺(tái)建立設(shè)備資料袋及設(shè)備資料的管理工作。

3.2設(shè)備檔案資料應(yīng)包括如下內(nèi)容：

3.2.1制造廠的技術(shù)檢驗(yàn)文件、合格證、技術(shù)說明書、裝箱單。

3.2.2設(shè)備安裝驗(yàn)收移交書。

3.2.3設(shè)備附件及工具清單。

3.2.4設(shè)備大、中修理施工記錄，竣工驗(yàn)收單，修理檢測記錄。

3.2.5精度校驗(yàn)及檢驗(yàn)記錄。

3.2.6設(shè)備改裝、更新技術(shù)。

3.2.7設(shè)備缺陷記錄及事故報(bào)告單（原因分析處理結(jié)果）。

3.2.8設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表。

3.2.9安裝基礎(chǔ)圖及土建圖。

3.2.10設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙。

3.2.11設(shè)備操作規(guī)程（包括：崗位職責(zé)、主要技術(shù)條件、操作程序、維護(hù)保養(yǎng)項(xiàng)目等）。

3.2.12設(shè)備檢修規(guī)程（包括：檢修周期、工期、項(xiàng)目、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收規(guī)范等）。

3.2.13其他資料。

3.3設(shè)備檔案資料管理的范圍包括公司內(nèi)機(jī)械、電氣、動(dòng)力設(shè)備及土建設(shè)施的有關(guān)圖紙說明書、技術(shù)文件、設(shè)備制造圖、備件圖冊、設(shè)備檔案袋、設(shè)備改裝圖紙、修理工具圖冊及設(shè)備維修、使用原始等。

4.設(shè)備檔案資料的收集

4.1設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)圖紙資料的收集工作，將設(shè)計(jì)通用標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備說明書以及各種型號(hào)的設(shè)備制造圖、裝配圖，重要易損零件圖配置完整。

4.2新設(shè)備進(jìn)公司，開箱應(yīng)通知資料員及有關(guān)人員收集隨機(jī)帶來的圖紙資料，如果是進(jìn)口設(shè)備需提請主管生產(chǎn)（設(shè)備）的領(lǐng)導(dǎo)組織翻譯工作。隨機(jī)說明書上的電器圖，在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制，以指導(dǎo)安裝施工，原圖分級妥善保管。

4.3設(shè)備檢修與維修期間，由設(shè)備管理部門組織車間技術(shù)人員及有關(guān)人員對設(shè)備的易損件、傳動(dòng)件等進(jìn)行測繪，經(jīng)校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。

4.4隨機(jī)帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設(shè)備管理部門組織審核校對，發(fā)現(xiàn)圖紙與實(shí)物不符，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設(shè)備管理部門組織將全公司設(shè)備常用圖紙如裝配圖、傳動(dòng)系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等，進(jìn)行描曬制后供生產(chǎn)車間維修使用，原圖未經(jīng)批準(zhǔn)一律不外借或帶出資料室。

5.設(shè)備檔案資料的整理所有進(jìn)人資料室保管的藍(lán)圖，資料員必須經(jīng)過整理、清點(diǎn)編號(hào)、裝訂（指藍(lán)圖），登賬后上架妥善保管。

5.1圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號(hào)順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細(xì)記明實(shí)有張數(shù)，圖面必須符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn)，有名稱、圖號(hào)，有設(shè)計(jì)、校對、審核人簽字。

5.2底圖的保管

5.2.1所有底圖按設(shè)備類別清點(diǎn)、編號(hào)、記賬以保證抽曬、歸還準(zhǔn)確無誤。

5.2.2底圖的修改應(yīng)由設(shè)備管理部門有關(guān)負(fù)責(zé)人員簽名（蓋章）批準(zhǔn)，注明修改日期。

5.2.3底圖作廢、銷毀，應(yīng)由資料員提出交設(shè)備管理部門組織技術(shù)員分別核實(shí)，確定無保存價(jià)值者，列出清單，經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。

5.3動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管5.3.1動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、，乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設(shè)布置圖。

5.3.2動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備檔案資料由設(shè)備管理部門組織有關(guān)技術(shù)人員按照各種電纜、管道的實(shí)際附設(shè)走向進(jìn)行測繪，底圖交公司資料室作密級資料保管。5.3.3檔案資料必須保持與實(shí)物或?qū)嶋H情況相符，根據(jù)公司管線布置變動(dòng)的情況，檔案資料必須作相應(yīng)的變動(dòng)，修改后歸檔。

6.設(shè)備檔案資料管理的具體要求

6.1技術(shù)文件應(yīng)力求齊全、完整、準(zhǔn)確

6.2檢驗(yàn)（檢測）、檢修、驗(yàn)收記錄等資料由設(shè)備動(dòng)力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。

6.3所有圖紙要有統(tǒng)一的編號(hào)

6.4圖紙上的各項(xiàng)技術(shù)要求標(biāo)注齊全，圖紙清晰。

6.5型號(hào)相同的設(shè)備，因制造廠和出廠年份不同，零件尺寸可能不同，應(yīng)與實(shí)物核對，并在圖紙索引中加以注明。

6.6設(shè)備經(jīng)改裝或改造后，圖紙應(yīng)及時(shí)修改。

6.7圖紙的修改應(yīng)表示在底圖上，并在修改索引上注明。

6.8凡原制造廠的圖紙，一律沿用原制造廠的編號(hào)。

6.9訂制設(shè)備、年久設(shè)備和無制造廠設(shè)備圖紙的編號(hào)，按下列辦法進(jìn)行，即第一節(jié)為設(shè)備型號(hào)，第二節(jié)為部件號(hào)，第三節(jié)為零件號(hào)，每節(jié)用短橫線連接。每個(gè)部件的零件號(hào)都從001開始，以便書寫整齊和查閱清楚。

6.10嚴(yán)禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。

7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定

7.1資料管理員認(rèn)真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號(hào)、張數(shù)、借閱時(shí)間、借閱期限等項(xiàng)。7.2借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。

7.3絕密文件資料借閱，資料管理員需報(bào)請?jiān)O(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。

7.4資料借閱時(shí)間規(guī)定為10天內(nèi)，借閱期滿，資料管理員應(yīng)催收。需繼續(xù)借閱者，應(yīng)辦順延手續(xù)，該歸還不歸還或遺失、損失者，由設(shè)備管理部按其損失作估價(jià)賠償。

7.5非為我公司服務(wù)的外單位人員不得借閱公司的設(shè)備檔案資料。為我公司服務(wù)的人員，經(jīng)設(shè)備部允許，可在資料室查閱有關(guān)的檔案資料，但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要，需將檔案資料帶出資料室，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7.6原圖原件或無備件的技術(shù)檔案資料一律不得外借，只能在資料室查閱。

7.7本單位人員調(diào)出我公司或辦理離、退休手續(xù)前，有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者，須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則，辦公室不得辦理調(diào)動(dòng)或退休手續(xù)。