檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。今天就來講講數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的好處。

　　步驟1

　　提高經(jīng)濟效益：數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費；

　　步驟2

　　提高辦公效率：數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心；

　　步驟3

　　增強檔案原件保護：將紙制檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

檔案數(shù)字化的重要性和意義

　　基層單位在檔案管理的過程中，數(shù)字化的需求較高，只有促使相關檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展，才能確保檔案信息的數(shù)字化，實現(xiàn)檔案管理的微小化，便于開展各方面的檔案管理工作，提升基層單位的檔案管理工作數(shù)字化水平，達到預期的目的。

　　1基層單位檔案管理工作數(shù)字化需求

　　1.1檔案信息的數(shù)字化需求

　　近年來，在我國技術快速發(fā)展的過程中，檔案信息的數(shù)字化，可提升檔案管理工作的便捷性，便于有效開展各方面的管理工作，不會受到時間與空間的限制。檔案信息的數(shù)字化存儲，不僅可以節(jié)約資源，還能降低存儲的空間，減少人力成本、檢索工作時間，加快工作速度，促使檔案管理工作高效實施。基層單位的檔案管理工作中先進的數(shù)字化技術，可改善當前的檔案管理工作現(xiàn)狀，打破傳統(tǒng)工作的局限性，提升檔案信息的數(shù)字化水平，便于有效管理相關的檔案內容，全面挖掘利用檔案資源，提升基層單位的檔案管理工作效果。

　　1.2檔案管理的微小化需求

　　基層單位的檔案數(shù)字化管理工作中，可以通過計算機中壓縮打包技術方式，將傳統(tǒng)紙質檔案中的圖片、文字等轉變成為電子文檔，通過網(wǎng)絡信息技術，分類處理檔案內容，分享相關的信息，實現(xiàn)異地查找的目的。在基層單位的檔案管理過程中采用數(shù)字化技術措施，可利用微小化的形式處理檔案，方便管理和使用，提升基層單位檔案管理水平。

　　1.3檔案管理的現(xiàn)代化需求

　　在實際的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質管理方式已經(jīng)無法滿足當前的時代發(fā)展需求，耗費很多人力資源與物力資源，不能確保檔案信息的有效管理，難以滿足當前的時代發(fā)展需求。而在檔案的數(shù)字化管理過程中，可以有效提升各方面工作的現(xiàn)代化水平，改善當前基層單位檔案管理現(xiàn)狀，不斷增強各方面工作效果。

　　2目前基層單位檔案管理問題分析

　　2.1缺乏先進的技術

　　當前一些基層單位在自身的檔案管理過程中，尚未合理采用數(shù)字化技術與網(wǎng)絡信息技術，仍然采用傳統(tǒng)的紙質管理方式，雖然檔案管理人員可以按照傳統(tǒng)工作習慣執(zhí)行任務，但是，紙質管理方式不僅浪費資源，還會出現(xiàn)管理不便利問題，難以有效檢索、共享，無法滿足當前的時代發(fā)展需要。一些單位雖然已經(jīng)開始采用網(wǎng)絡信息技術，但是存在很多局限性，未能按照檔案管理工作的需要設置數(shù)字化的工作模式，無法通過先進技術提升檔案管理的信息化與數(shù)字化水平。

　　2.2缺乏良好的檔案管理系統(tǒng)

　　近年來，我國基層單位在日常檔案管理工作中，尚未采用網(wǎng)絡信息技術與數(shù)字化技術創(chuàng)建完善的檔案管理系統(tǒng)，不能確保各方面的檔案管理工作質量，難以有效提升各方面管理工作的現(xiàn)代化水平，對基層單位的發(fā)展會造成不利影響。部分基層單位在工作中尚未結合數(shù)字化的建設需求，積極創(chuàng)建相關的數(shù)字化系統(tǒng)，不能確保檔案管理工作質量和水平，難以有效提升檔案管理的數(shù)字化成效，如果不能有效完成各方面的數(shù)字化管理工作任務，將會誘發(fā)很多嚴重問題。

　　2.3缺乏高素質人才隊伍

　　部分基層單位在檔案管理工作方面，雖然已經(jīng)采用了網(wǎng)絡信息技術，嘗試創(chuàng)建數(shù)字化的管理系統(tǒng)，但是由于缺乏高素質的人才隊伍，不能確保各方面的檔案管理工作質量。部分工作人員未能掌握先進的網(wǎng)絡信息技術，沒有在自身工作中積極采用先進的數(shù)字化技術方式，不能采用先進技術措施有效完成檔案管理任務，嚴重影響基層單位檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。

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　　3基層單位檔案管理工作數(shù)字化實現(xiàn)策略

　　3.1建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

　　當前的基層單位檔案管理工作中，雖然已經(jīng)開始采用信息自動化系統(tǒng)，但是從整體來講，還處于從文件處理向著信息管理系統(tǒng)發(fā)展的階段，要想實現(xiàn)數(shù)字化，應該積極建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)庫定位為核心部位，以先進網(wǎng)絡信息技術作為基礎，有效開展檔案信息管理工作。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的過程中，應該確保靈活性，提升數(shù)據(jù)庫在基層檔案管理數(shù)字化建設中的應用效率，建議在數(shù)據(jù)庫中設置相關的檔案目錄，利用網(wǎng)絡信息技術設置分布式的數(shù)據(jù)庫，從根本上提升各方面檔案管理工作的自動化水平，滿足當前的工作需求。一方面，在采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的過程中，應該建立單機版的電子檔案數(shù)據(jù)庫，利用電腦歸檔處理，轉變成為電子格式，存儲到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中；另一方面，應制定關于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應用計劃方案，分類進行普通檔案、珍貴檔案的存儲和管理，確保各方面的檔案管理效果。

　　3.2積極采用電子存儲技術

　　為促使基層單位檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展，應該積極采用電子存儲技術，利用先進技術措施將檔案內容存儲到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，然后采用授權管理的方式，為相關檔案管理人員提供便利。在此期間，還需注意原始的紙質檔案與實物檔案的保存，通過電子掃描技術將信息掃描到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，便于開展數(shù)字化的管理工作，將電子存儲技術的積極作用全面發(fā)揮出來，達到預期的數(shù)字化管理目的。與此同時，在使用電子存儲技術的過程中，應該結合基層單位的檔案管理工作特點與實際情況，要求檔案管理人員創(chuàng)建相關的電子存儲技術系統(tǒng)，在合理采用電子存儲技術的情況下，保證有效存儲各種檔案數(shù)字化信息，滿足當前的數(shù)字化管理需求。

　　3.3構建網(wǎng)絡化管理體系

　　近年來，在網(wǎng)絡信息技術快速發(fā)展的過程中，基層單位的檔案管理工作已經(jīng)開始呈現(xiàn)網(wǎng)絡化的發(fā)展態(tài)勢，要想更好地實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理目的，就應該積極采用先進的網(wǎng)絡信息技術，構建網(wǎng)絡化的管理體系。首先，利用網(wǎng)絡信息技術設置數(shù)字化的檔案目錄，通過相關的檢索軟件實現(xiàn)對檔案資料的自動化歸類和統(tǒng)計處理，提升檢索工作的效率，這樣不僅能夠降低檢索的工作量，還可以確保工作的準確性。其次，在采用網(wǎng)絡信息技術的過程中，應該設置關于檔案管理方面的局域網(wǎng)絡，強化各種信息資源的共享，在系統(tǒng)之內，基層單位之間可以共享檔案資源，提升共享的效率，確保檔案的利用率。最后，在采用網(wǎng)絡信息技術的過程中，應該創(chuàng)建關于基層單位的檔案管理網(wǎng)站平臺，采用網(wǎng)絡平臺整合各種檔案信息，確保各方面檔案管理工作的效果。

　　3.4創(chuàng)建數(shù)字化的管理系統(tǒng)

　　基層單位在日常的檔案管理工作中，應該積極創(chuàng)建數(shù)字化的管理系統(tǒng)，提升相關的檔案管理工作水平，保證各方面工作效果。首先，應該完善相關的數(shù)字化管理工作制度，從電子檔案的制作環(huán)節(jié)、收集環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)、分類整理與其他工作環(huán)節(jié)，都需要制定制度，規(guī)范人員的行為，確保有效開展檔案管理工作。為避免在實際工作中出現(xiàn)問題，在制定制度的過程中，還需明確各項工作的細節(jié)規(guī)范，精細化開展相關的基層單位檔案管理活動，提升整體檔案管理工作質量和水平。其次，應完善數(shù)字化管理系統(tǒng)的設計方案，在最初設計的過程中就應該全面考慮到數(shù)字化檔案的安全性，做好數(shù)據(jù)備份工作與數(shù)據(jù)安全管理工作。