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檔案管理方案及保障措施辦法內(nèi)容包括了對(duì)全國的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃的規(guī)定,檔案工作人員職責(zé)規(guī)定,加強(qiáng)檔案的管理以及對(duì)檔案向社會(huì)開放的期限的規(guī)定等。為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),制定本法。
檔案管理方案及保障措施
第一條
為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),制定本法。
第二條
本法所稱的檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。
第三條
一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第四條
各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃。
第五條
檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全,便于社會(huì)各方面的利用。
第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第六條
國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè),對(duì)全國的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一制度,監(jiān)督和指導(dǎo)??h級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè),并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案,并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第七條
機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員,負(fù)責(zé)保管本單位的檔案,并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第八條
中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館,是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。
第九條
檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí)。在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的單位或者個(gè)人,由各級(jí)人民政府給予獎(jiǎng)勵(lì)。
檔案管理方案及保障措施,檔案規(guī)范管理的具體措施
為了加強(qiáng)和規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作,保證檔案完整性和保密性,準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作,根據(jù)《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本辦法。
一、檔案管理
1、主要內(nèi)容
1.1檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。包括保密制度、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、會(huì)計(jì)檔案、基本建設(shè)、產(chǎn)品、設(shè)備檔案和人事檔案等,其構(gòu)成以建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備和會(huì)計(jì)、經(jīng)營檔案為主體。
1.2公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。
1.3公司檔案管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。
2、文件的收集與歸檔
2.1各部門形成的文件材料,由各部門專職或兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)收集管理,并于每年12月31日之前向公司辦公室辦理移交。
2.2一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交辦公室備案。會(huì)議文件由辦公室收集。
2.3檔案室在接收移交的檔案后,應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行檢查、匯總、并編制檔案總目錄。
2.4檔案室對(duì)檔案應(yīng)區(qū)分全宗、區(qū)分年度、區(qū)分類別分別存放、排列,存放檔案必須有專用的檔案裝具,檔案排列方法要科學(xué),以便查找。
2.5定期進(jìn)行對(duì)庫房檔案的清理核對(duì)工作,做到賬務(wù)相符,對(duì)破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
2.6收進(jìn)的檔案要及時(shí)入庫,借閱檔案歸還后,及時(shí)放回原處。
3、公司文件材料歸檔的基本要求
3.1歸檔的文件材料必須完整。
3.2歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。
3.3歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。
4、公司文件材料的歸檔范圍
4.1保密辦公室:保密相關(guān)法規(guī)、制度;重要的會(huì)議紀(jì)要;學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料;工作計(jì)劃、總結(jié)等。
4.2行政綜合類:包括重要的會(huì)議材料;制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料;發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào);政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。
4.3人力資源類:員工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊、薪酬福利、培訓(xùn)登記表等。
4.4會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)類:年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明,各種季度報(bào)表、月報(bào)表。
4.5經(jīng)營銷售方面:有公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場經(jīng)濟(jì)信息和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。
4.6工程建設(shè)方面,涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖紙等。
4.7生產(chǎn)計(jì)劃方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和生產(chǎn)管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。
4.8物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。
4.9其他方面。
5、檔案級(jí)別的劃分:
5.1檔案等級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個(gè)等級(jí)。
5.1.1一級(jí)為絕密文件
5.1.1.1保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等,其等級(jí)劃分為一級(jí)。
5.1.1.2公司的重大決議。包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等,其等級(jí)劃分為一級(jí)。
5.1.1.3本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要的文件,此類型文件為絕密文件,其等級(jí)劃分為一級(jí)。
5.1.1.4本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案,為絕密文件,其劃分級(jí)別為一級(jí)。
5.1.2二級(jí)為機(jī)密文件
5.1.2.1本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬機(jī)密文件,劃分等級(jí)為二級(jí)。
5.1.3三級(jí)為秘密文件
5.1.3.1本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件,為秘密文件,劃分等級(jí)為三級(jí)。
5.1.3.2本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件,其等級(jí)為三級(jí)。
5.1.4四級(jí)為普通文件
5.1.4.1重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等屬于普通文件,劃分等級(jí)為四級(jí)。
6、歸檔時(shí)間
6.1基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目,在任務(wù)完成后或告一段落時(shí),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后,向檔案管理部歸檔。
6.2各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,在一個(gè)月內(nèi),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。
7、檔案的鑒定和銷毀
7.1編制檔案的保管期限表,保管期限可分永久、長期(10-30年)、短期(10年以下)三種。
7.1.2檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織進(jìn)行,鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由主管檔案工作的副總經(jīng)理任組長,組員由技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人等組成。
7.1.3鑒定工作根據(jù)各類檔案的保管期限進(jìn)行。每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告,在保管單位備考表上注明鑒定意見,由小組負(fù)責(zé)人簽名,并且注明鑒定日期。
7.1.4檔案通過鑒定確認(rèn)為永久保存的檔案,如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確,應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行補(bǔ)充和修改。
7.1.5對(duì)經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價(jià)值的檔案,要登記造冊,提出銷毀報(bào)告,經(jīng)主管經(jīng)理審批,并報(bào)送上級(jí)檔案管理部門備案。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
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