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資料電子化檔案管理,檔案電子化管理工作內(nèi)容先行建立電子檔案分類類別,存放規(guī)則,編碼(或文件名規(guī)則)等;然后分門別類存入規(guī)定的地方(比如不同子目錄等)平時(shí)工作產(chǎn)生的電子檔案,在工作目錄中;按時(shí)間周期(日、周、月)檢查,將工作目錄中的電子檔案轉(zhuǎn)入規(guī)定的地方,按時(shí)間周期(月,季,年)檢查歷史電子文檔,對(duì)確實(shí)不需要保留的文檔清理刪除。
資料電子化檔案管理,檔案電子化管理工作內(nèi)容
1.電子檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用時(shí),首先要保證工作人員具備著較高的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)人員要對(duì)電子檔案的基本運(yùn)作進(jìn)行熟悉的了解,同時(shí)要提高管理人員的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平。
2.建立有效的電子檔案管理制度。電子檔案在企業(yè)管理中的實(shí)踐時(shí),必須要保證科學(xué)有效的制度作為實(shí)踐的基礎(chǔ)。
3.鑒定電子檔案。電子檔案的運(yùn)用,雖然有著傳輸快捷和方便復(fù)制拷貝等優(yōu)點(diǎn),但是由于這些優(yōu)點(diǎn)也增加了電子檔案的虛假性。
4.歸檔管理電子檔案。在應(yīng)用電子檔案時(shí),必須要做好對(duì)電子檔案的歸檔整理工作。在歸檔管理時(shí),要將電子文件的屬性進(jìn)行確定,并要將電子檔案進(jìn)行有效的拷貝以此進(jìn)行存儲(chǔ),但是不能改變電子檔案原有的存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)位置,然后在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)電子檔案進(jìn)行邏輯歸檔。
5.保護(hù)和利用電子檔案。電子檔案的數(shù)目非常龐大,有著復(fù)雜的種類,并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。
檔案電子化管理工作內(nèi)容
1.將電子會(huì)計(jì)檔案納入了會(huì)計(jì)檔案的范圍,規(guī)定會(huì)計(jì)檔案包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案;
2.刪除了“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案”的規(guī)定;
3.規(guī)定滿足一定條件時(shí)單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存;
4.要求電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定;特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。
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