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早期,檔案工作信息化曾經(jīng)走過一段不小的彎路,把大量的精力投入到傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作當中,對館(室)藏所有檔案進行數(shù)字化,最后投入與產(chǎn)出不成比例,造成人力、物力的浪費。經(jīng)過十幾年的發(fā)展,檔案界逐漸總結(jié)出若干傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的原則。
01規(guī)范化原則
規(guī)范化原則是指檔案數(shù)字化時數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項必須規(guī)范一致,以方便數(shù)據(jù)管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換與共享。相反,數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項不統(tǒng)一、不規(guī)范,將不利于檔案的管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換共享。
統(tǒng)一的規(guī)范包含三個方面,一是數(shù)字化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項必須統(tǒng)一;二是數(shù)字化中應盡可能采用國家或國際標準,將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國家或國際標準上來;三是數(shù)字化過程要規(guī)范,每一個環(huán)節(jié)都必須遵循相應的規(guī)范。
02準確性原則
檔案著錄的信息應與檔案原有屬性信息相一致,建立的對應關(guān)系應準確。
03完整性與系統(tǒng)性原則
檔案數(shù)字化過程中錄入信息的完整性,確保內(nèi)容信息、背景信息和元數(shù)據(jù)等信息的系統(tǒng)性,能夠全面地記錄和描述檔案的各種屬性。
04需求牽引,成本效益原則
檔案數(shù)字化以檔案利用為目的,貫徹需求牽引和成本效益原則,根據(jù)需要,先數(shù)字化利用率高的檔案,后數(shù)字化利用率低的檔案。根據(jù)這一原則,應貫徹“五個優(yōu)先”原則,下列檔案應優(yōu)先考慮建立數(shù)據(jù)庫。
?。?)常用優(yōu)先
這是貫徹需求牽引原則,把利用頻率較高的檔案優(yōu)先數(shù)字化,以滿足當前利用的需求,增加數(shù)字檔案館的效益。
(2)目錄優(yōu)先
即把檔案目錄優(yōu)先數(shù)字化,以滿足檢索需求。目錄優(yōu)先還體現(xiàn)為成本效益的需要。由于全文數(shù)字化建設(shè)需投入的人力物力較大,見效比較慢,如優(yōu)先將檔案的目錄進行數(shù)字化,實現(xiàn)檔案的計算機檢索,以盡快見到效果。
?。?)急用優(yōu)先
企業(yè)在某一個時期有特定的專項任務,從而派生出對某一方面檔案利用的緊迫需求,檔案數(shù)字化時應考慮這一需求,將急用的檔案優(yōu)先數(shù)字化,以滿足緊急需求。如產(chǎn)品開發(fā)時期有可能對某一老產(chǎn)品的檔案調(diào)用較多,可考慮優(yōu)先將該老產(chǎn)品檔案數(shù)字化,以方便利用和滿足業(yè)務發(fā)展對檔案利用的需求。
?。?)孤本優(yōu)先
即把珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化,以滿足珍藏需求。數(shù)字化后,孤本檔案利用可不用調(diào)用原件,可有效保護檔案原件,達到珍藏的目的。
?。?)特色優(yōu)先
即將體現(xiàn)本企業(yè)特色的檔案優(yōu)先數(shù)字化,以滿足特殊需求。不少企業(yè)檔案機構(gòu)保存有稱之為“鎮(zhèn)館之寶”的檔案,這部分檔案較易引起利用者的興趣,可優(yōu)先數(shù)字化,有利于增強檔案部門的影響力。
05安全保密原則
傳統(tǒng)載體數(shù)字化前,應建立安全保障和保密措施,以確保數(shù)字化過期的檔案信息的保密,安全保密包括安全與保密兩個方面,其含義包括以下幾個方面。
?。?)要建立在檔案數(shù)字化過程中的檔案信息安全保密體系,建立一套管理制度與機制,從人、物、技術(shù)、管理等方面保證檔案信息安全、防止信息失泄密。
(2)要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的安全。
防止傳統(tǒng)載體檔案及數(shù)字化后信息丟失、損毀。保證傳統(tǒng)載體安全,注意數(shù)字化場所的安全,注意機器、人員對檔案造成的損毀;建立檔案出入、交接整記制,分清檔案安全保管責任。數(shù)字化后,需做好信息備份工作,及時備份數(shù)據(jù);防止計算機病毒破壞檔案數(shù)據(jù)信息。
?。?)要注重檔案數(shù)字化過程中檔案信息的保密。
要從人防、物防、技防和加強管理入手,在人防方面要為檔案數(shù)字化配備素質(zhì)可靠的工作人員;在物防方面要選擇具有保密措施的環(huán)境作為檔案數(shù)字化建設(shè)的場所,場所要符合保密要求;在技防方面要特別注意用于檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的保密建設(shè),投入使用的電子檔案管理系統(tǒng)要符合涉密管理要求。
06檔案數(shù)字化“兩個同步”原則
?。?)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案鑒定同步推進
在檔案數(shù)字化過程中,要對每個保管單位進行梳理,在這個過程中對需要數(shù)字化的檔案進行一次鑒定是十分必要的。通過鑒定重新審視其價值,尤其是已到期或?qū)⒌奖9芷谙薜臋n案,通過鑒定可剔除價值較低的檔案,將其排除在數(shù)字化范圍之外。數(shù)字化過程中的鑒定也可列入日常管理的定期鑒定,可謂一舉兩得。
?。?)數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案利用同步推進
由于檔案數(shù)量龐大,檔案數(shù)字化工作周期一般較長,如果等到全部檔案數(shù)字化完成后將檔案數(shù)據(jù)開放檢索,數(shù)字檔案館的效益將長期得不到體現(xiàn),增加縮減投資和項目失敗的風險。為此,必須盡早將檔案數(shù)據(jù)開放檢索,實行數(shù)字化與檔案利用同步進行,完成一批投入,開放一批,盡早使數(shù)字檔案館建設(shè)工作見到成效。