大家好，由于每個人所在的單位不同，基本配置有差別，對于電子文檔的使用也不盡相同。這里謹提出一點看法，希望能直到拋磚引玉的作用，并就此可以進行更深入的探討。

　　計劃從以下幾點進行談論

　　1、平常使用或見到的電子文檔安全管理系統(tǒng)有哪些

　　2、什么是電子文檔安全管理系統(tǒng)，它有什么特征

　　3、根據(jù)文件的要求，應采取哪些與紙質文件不同的方法進行管理

　　4、對于常見電子文檔安全管理系統(tǒng)的一點建議

　　5、擴展閱讀

　　1.平常見到的電子文檔安全管理系統(tǒng)有哪些

　　大家平常使用或見到的電子類文件有哪些呢？

　　公司OA系統(tǒng)上的文件、OA系統(tǒng)上進入流程審批的原始表單、ERP系統(tǒng)形成的各種表單；

　　公司網(wǎng)站上的新聞、即時通的QQ群或飛秋等上的通知、工作聯(lián)絡用的短信、各等級微信群通知；

　　日常6S檢查或其他類似監(jiān)測活動時的手機照片、公司培訓或活動的影像文件、外出培訓或開會時領取的光盤資料；

　　定期例會上做的PPT報告、定期上報的統(tǒng)計報表（如生產、倉庫日報表）、給領導提交的電子報告；

　　與客戶或朋友間的電子訂單、通知、報告類郵件、從政府官網(wǎng)上下載的標準通知；

　　設備軟件運行的原始數(shù)據(jù)、專業(yè)軟件制作設計的CAD或其他專業(yè)圖、各軟件運行的工作日志；

　　客戶或供應商聯(lián)絡時的電話記錄……

　　還有什么，大家補充

　　2.什么是電子文檔安全管理系統(tǒng)，它有什么特征

　　借用GB/T 18894-2002《電子文檔安全管理系統(tǒng)歸檔與管理規(guī)范》中的定義看一下：

　　電子文檔安全管理系統(tǒng)electronic records：指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。

　　通過以上定義，電子文檔安全管理系統(tǒng)的特點至少有這么些個要點：

　　a)電子文檔安全管理系統(tǒng)的表現(xiàn)形式不是通常的文字，不像紙質文件一看就知道是什么意思

　　電子文檔安全管理系統(tǒng)的的直接形式是以0、1組成的二進制或其他進制的數(shù)碼，不能被使用者直觀地看到是什么意思。要想知道的話，至少要進行轉換。也就是電子文檔安全管理系統(tǒng)從形成到使用，至少要經過兩次轉換，反文字信息轉變成數(shù)碼，然后把數(shù)碼再變成文字；

　　如果有人修改沒有采取相應監(jiān)控措施，不容易知道其真假，因為只要有中間環(huán)節(jié)，就有可能有漏洞

　　電子文檔安全管理系統(tǒng)要使用需要特定的設備或（軟件）環(huán)境，依賴計算機等設備閱讀處理

　　如果電子文檔安全管理系統(tǒng)只有0101…等組成的數(shù)碼，沒有數(shù)字設備或相應軟件時，也不容易明白，在一定的使用限制，如設備沒有電源可能就看不了，網(wǎng)絡斷了，就無法查找OA上的通知，如果軟件版本不對，可能不兼容，時間存放長了，新的軟件可能打不開

　　b)電子文檔安全管理系統(tǒng)的載體是磁帶、磁盤、光盤等形式，其保存條件要求高

　　紙質文件可以保存百年以上，而一般的磁帶、磁盤、光盤不過幾年，需要經常遷移轉換再備份，很容易有遺失，造成不完整；遇到強磁場、高低溫或濕度、跌落破損或外力破壞，使載體受損，文件內容無法正確顯示。

　　c)可以在通信網(wǎng)絡上傳送，其安全性受到影響

　　容易傳播，就是容易擴散，容易受到攻擊，在U盤中使用中病毒后不易打開、如果沒有按授權等級，保密性差。

　　從上可知，電子文檔安全管理系統(tǒng)除了方便及時快速外，其真實性、完整性、有效性與適宜性需要特別控制，否則，可能不符合文件的要求，需要采取特定的措施，以發(fā)揮文件的作用。

　　3.根據(jù)文件的要求，應采取哪些與紙質文件不同的方法進行電子文檔安全管理系統(tǒng)的管理

　　3.1先看一下標準規(guī)范中的要求

　　“文件是指信息及其承載媒介，信息指有意義的數(shù)據(jù)。

　　文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動。其使用有助于：滿足顧客要求和質量改進；提供適宜的培訓；重復性和可追溯性；提供客觀證據(jù)；評價體系的有效性和持續(xù)適宜性等?！?/p>

　　不管是紙質文件或電子文檔安全管理系統(tǒng)等，其要求是一致的，如充分適宜、易讀性、修訂受控、可檢索等。

　　從文件的形成、審核、批準、評審、更新、再批準、更改與現(xiàn)行修訂狀態(tài)、使用可獲得適用版本、清晰易識別、作廢防誤用、外來文件的控制使用，從記錄的標識、貯存、保護、檢索、保留和處置等均應進行控制。

　　3.2電子文檔安全管理系統(tǒng)的三個基本管理要求

　　通常來講，要有相應的制度措施與責任人，對電子文檔進行系統(tǒng)的考慮，結合所在單位的實際進行管理。至少應該考慮電子文檔安全管理系統(tǒng)的真實性、完整性與有效性。

　　a)要考慮電子文檔安全管理系統(tǒng)的真實性

　　真實性，指對電子文檔安全管理系統(tǒng)的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。(背景信息指描述生成電子文檔安全管理系統(tǒng)的職能活動、電子文檔安全管理系統(tǒng)的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環(huán)境等信息。)

　　b)要考慮電子文檔安全管理系統(tǒng)的完整性

　　完整性指電子文檔安全管理系統(tǒng)的內容、結構、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。（元數(shù)據(jù)metadata，指描述電子文檔安全管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。

　　c)要考慮電子文檔安全管理系統(tǒng)的有效性

　　有效性指電子文檔安全管理系統(tǒng)應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

　　3.3一般操作方法

　　3.3.1電子文檔形成過程的規(guī)范性操作

　　對電子文檔安全管理系統(tǒng)的形成處理過程操作進行持續(xù)的不間斷的監(jiān)管登記，包括起草、修改、審核、簽發(fā)的責任者，打字、發(fā)文、收文、存儲管理的操作者，責任者的實施憑證如批示、簽名、印章、代碼及傳遞交接的登記標識等；

　　3.3.2真實性保證

　　文件操作身份識別與權限控制；自動進行電子文檔的操作日志記錄；進行電子文檔安全管理系統(tǒng)的防錯漏和防調換標記；對電子簽章、數(shù)字簽署防止非法使用的措施；

　　3.3.3完整安全的技術保證措施

　　與電子文本同時保留相應的運行環(huán)境要求和軟件、電子文檔安全管理系統(tǒng)說明等。

　　3.3.4方便閱讀，格式的通用性

　　文字型電子文檔安全管理系統(tǒng)以XML、RTF、TXT為通用格式掃描型電子文檔安全管理系統(tǒng)以JPEG、TIFF為通用格式視頻和多媒體電子文檔安全管理系統(tǒng)以MPEG、AVl為通用格式音頻電子文檔安全管理系統(tǒng)以WAV、MP3為通用格式。

　　3.3.5電子文檔安全管理系統(tǒng)稿本代碼

　　M——草稿性電子文檔安全管理系統(tǒng)；U——非正式電子文檔安全管理系統(tǒng)；F——正式電子文檔安全管理系統(tǒng)。

　　3.3.6電子文檔安全管理系統(tǒng)類別代碼

　　T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈結文件；P——程序文件；D——數(shù)據(jù)文件。

　　3.3.7定期備份

　　電子文檔安全管理系統(tǒng)登記表與電子文檔安全管理系統(tǒng)同時保存，永久保存的電子表格應附有紙質拷貝件并與相應的電子文檔安全管理系統(tǒng)拷貝一起保存。

　　把帶有歸檔標識的電子文檔安全管理系統(tǒng)集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文檔安全管理系統(tǒng)，則應在解密后再制作拷貝。

　　推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文檔安全管理系統(tǒng)長期保存的載體。

　　3.3.8存儲電子文檔安全管理系統(tǒng)的載體標簽

　　存儲電子文檔安全管理系統(tǒng)的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文檔安全管理系統(tǒng)的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)。

　　3.3.9電子文檔安全管理系統(tǒng)的載體檢驗項目

　　——載體有無劃痕，是否清潔；

　　——有無病毒；

　　——核實歸檔電子文檔安全管理系統(tǒng)的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)；

　　——核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

　　——對特殊格式的電子文檔安全管理系統(tǒng)，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

　　3.3.10電子文檔的保管要求

　　除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：

　　a)歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

　　b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

　　c)存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

　　d)環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。

　　3.3.11有效性管理

　　每年均應對電子文檔安全管理系統(tǒng)的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文檔安全管理系統(tǒng)GB／T 18894—2002的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置。

　　對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。

　　對磁性載體上的歸檔電子文檔安全管理系統(tǒng)，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

　　檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文檔安全管理系統(tǒng)管理登記表》

　　3.3.12其他

　　關于文件的保管期限，企業(yè)的要求為永久、30年、10年，見檔案局10號令，如客戶的質量投訴等為永久，管理制度為永久等，企業(yè)可以參考，國有企業(yè)的一定要重視，承擔相應的違規(guī)責任。

　　4.對于常見電子文檔安全管理系統(tǒng)的一點建議

　　太麻煩了，其實可以結合企業(yè)的實際，根據(jù)文件的性質，制訂有效的適宜的方式，達到目的就可以了，給出如下幾點建議：

　　4.1管理類的通用電子文檔安全管理系統(tǒng)

　　OA系統(tǒng)或非OA的單機版中發(fā)布的管理制度、程序文件、作業(yè)指導書、規(guī)范、標準等一段時間內相應穩(wěn)定的文件，建議

　　在形成時執(zhí)行紙質文件的流程，然后通過掃描或照像轉換為PDF文件

　　授權分級聯(lián)網(wǎng)情況下，注明以網(wǎng)絡為準，下載或紙質為參考；非聯(lián)網(wǎng)情況下，執(zhí)行紙質文件的發(fā)放回收登記或電子格式的發(fā)放更新登記；

　　作廢時，以舊版本標注作廢歸檔參考；

　　4.2臨時性通知類文件

　　可以通過網(wǎng)絡發(fā)布或電子郵件等形式發(fā)布，但要求接收人員回復確認，以保證傳遞到位，管理人員負責進行電子文檔的發(fā)放回復確認登記跟蹤

　　4.3電子格式的總結、報告、定期數(shù)據(jù)分析類文件

　　文件提出人要加注時間版本，在文件屬性中標注，如有修改，在文件題目或屬性中進行注明，以記錄要求保存，執(zhí)行定期的備份；

　　4.4客戶的合同訂單、采購的合同訂單、印刷品設計稿件電子郵件及確認

　　建議，及時轉換為紙質文件與電子文檔安全管理系統(tǒng)同時存檔，用于意外情況下或糾紛法律途徑時的不時之需

　　4.5客戶檔案、客戶的圖形技術文件電子類文件

　　建議執(zhí)行嚴格的外來文件編碼、審核、確認、登記、安全備份、存檔，以追溯與問題處理使用。

　　4.6設計類的技術文檔、圖紙等文件的管理

　　嚴格版本，并不同版本同時標識、存檔、備份等，以確認、驗證或解決產品技術問題時對照分析

　　4.7 OA、ERP系統(tǒng)上網(wǎng)上辦公流程審批、流程表單等類電子文檔

　　如合同審批、工程項目審批等按OA與ERP系統(tǒng)的分級授權與記錄要求執(zhí)行信息安全管理（參考擴展閱讀）

　　4.8日常管理中的QQ群、飛秋群，短信等

　　對于涉及到客戶要求、產品生產規(guī)格的安排調度通知、安全環(huán)境、包裝標識等重要事件或易出風險的事件，要保證有回復確認，并建議由相關信息發(fā)出人，如生產調度定期進行電子表格登記，以備查，保存期限執(zhí)行記錄管理規(guī)定；

　　對于一般工作安排，時限性有限的會議通知等在事件完成后可以不處置；

　　4.9對于網(wǎng)上收集的規(guī)范、標準、政府通知等

　　可以參照紙質文件的外來文件要求規(guī)定，及時以郵件形式轉發(fā)到相關人員。對外來文件的電子板進行說明標識標注登記管理

　　4.10對于日常管理中的監(jiān)測圖片、視頻等

　　按記錄要求，進行及時的標識、備份、登記歸檔，易于檢索

　　5.5擴展閱讀

　　GB/T 18894-2002《電子文檔安全管理系統(tǒng)歸檔與管理規(guī)范》，適用于黨政機關的非企業(yè)用規(guī)范，但大家可以參考；

　　國家檔案局令第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》自2013年2月1日起施行。大家可以參考，其適用范圍為所有類型的企業(yè)，包括私有企業(yè)，對于國有企業(yè)強制性要求。