檔案管理工具的種類很多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類。目前比較常見的有以下幾種：

　　一、按檢索范圍分

　　1.全宗范圍

　　即以一個(gè)全宗或全宗的一部分檔案為對象的檢索工具，有案卷目錄、案卷文件目錄、全宗文件目錄、全宗文件卡片目錄、重要文件目錄、重要文件卡片目錄、文號目錄、全宗指南等。

　　2.檔案館（室）范圍

　　即以檔案館（室）的全部或部分檔案為對象的檢索工具，有分類卡片目錄、分類目錄、主題卡片目錄、主題目錄、專題卡片目錄、專題目錄、專題介紹、人名卡片目錄（或索引）、地名卡片目錄（或索引）、檔案館指南等。

　　3.若干館范圍

　　即以全國或某一地區(qū)若干檔案館的全部或部分檔案（或?qū)ｎ}）為對象的檢索工具，有全國性的聯(lián)合目錄，如《全國明清檔案聯(lián)合目錄》、《全國民國檔案聯(lián)合目錄》、《全國革命歷史檔案聯(lián)合目錄》；地方性的各種聯(lián)合目錄，如《XX省明清檔案聯(lián)合目錄》、《XX省革命歷史檔案聯(lián)合目錄》、《XX省民國檔案聯(lián)合目錄》等。

　　4.專題范圍

　　即以檔案館內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案為對象的檢索工具。如專題目錄、專題指南、專題性人名索引、地名索引等。

　　二、按載體形式分

　　1.紙張式檢索工具

　　以紙張為載體的檢索工具有兩種形式：

　?。?）卡片式?？ㄆ綑z索工具，是將一個(gè)條目著錄一張卡片，將卡片按一定順序排列而成的檢索工具。有全宗文件卡片目錄、重要文件卡片目錄、專題卡片目錄、主題卡片目錄、人名（人物）卡片目錄、地名卡片目錄等。

　?。?）書本式。書本式檢索工具，亦稱簿式檢索工具，是將著錄條目連續(xù)排列并裝訂成冊的檢索工具。從裝幀與否區(qū)分，有訂本式和活頁式；從體例上區(qū)分有目錄式和敘述式。有案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、全宗文件目錄、重要文件目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄、人名目錄、地名目錄、文號目錄、全宗指南、檔案館指南等。

　　2.縮微式檢索工具

　　縮微式檢索工具是以縮微攝影方式制作的、以膠片為載體的檢索工具。這種檢索工具用于手工檢索時(shí)使用縮微閱讀器放大閱讀，也可用于計(jì)算機(jī)檢索。它的主要優(yōu)點(diǎn)是存儲密度大，節(jié)約空間；體積小，便于攜帶和交流；便于拷貝和復(fù)制；耐久性好，適宜長期保存和使用?？s微式檢索工具一般是將書本式或卡片式檢索工具以縮微攝影方式制作而成，但使用時(shí)需要一定的閱讀條件。

　　3.機(jī)讀式檢索工具

　　機(jī)讀式檢索工具是以特定的編碼形式將檔案的內(nèi)容和形式特征存儲在計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)上由計(jì)算機(jī)識讀的檢索工具。使用時(shí)可以在屏幕上顯示，也可以打印輸出。它的主要優(yōu)點(diǎn)是存儲密度高并可海量存儲，檢索速度快，還可多途徑檢索。但前處理工作與輸入工作量大，還需要配計(jì)算機(jī)軟件、硬件等設(shè)備編制檢索數(shù)據(jù)庫。

　　三、按編制方式分

　　1.目錄

　　目錄是將檔案的著錄條目，按照一定的次序編排而成的檢索工具，有分類目錄、主題目錄、專題目錄等。

　　2.索引

　　索引是將文件或案卷中所反映的某一內(nèi)部或外部特征分別摘錄、注明出處，以一定的順序編排而成的檢索工具。它分人名索引、地名索引、檔案存放地點(diǎn)索引、文號索引等。索引與目錄沒有嚴(yán)格的界限，一般的區(qū)分方法是，目錄條目的著錄項(xiàng)目比較完整，對檔案的內(nèi)容和形式特征有較為全面、系統(tǒng)的描述，索引則是對檔案的某一部分特征進(jìn)行著錄，多是檔案中所反映的各種事物名稱（如人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等），著錄項(xiàng)目簡單，有的只有排檢項(xiàng)及其出處（檔號）兩個(gè)項(xiàng)目。

　　3.指南

　　指南是以文章敘述的形式，綜合介紹檔案情況的一種檢索工具，有全宗指南、專題指南、檔案館指南等。

　　四、按排檢方法分

　　檢索工具按排檢方式分為分類和主題兩大類。分類排檢的有案卷目錄、案卷文件目錄、全宗文件目錄、重要文件目錄、分類目錄、專題目錄、文號目錄、全宗文件卡片目錄、分類卡片目錄、重要文件卡片目錄、專題卡片目錄。屬于主題范疇按字順排檢的有主題卡片目錄、主題目錄、人名卡片目錄、人名目錄等。

　　五、按信息處理手段分

　　檔案管理工具按加工文獻(xiàn)和處理信息的手段，可分為手工檢索工具和機(jī)器檢索工具兩大類。手工檢索工具是由人工直接查找檔案線索使用的目錄或索引，常見的有卡片式和書本式。機(jī)器檢索工具是指借助于電子計(jì)算機(jī)等手段查找檔案材料所使用的檢索工具，如機(jī)讀目錄、縮微目錄等。

　　六、按功能分

　　按功能來分，檔案管理工具有查找性、報(bào)道性和館藏性三種。查找性檢索工具有全宗文件目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄、人名目錄、全宗文件卡片目錄、分類卡片目錄、專題卡片目錄、主題卡片目錄、人名卡片目錄等。報(bào)道性檢索工具有檔案館指南、全宗指南、專題指南等。館藏性檢索工具有案卷目錄、案卷文件目錄、存放地點(diǎn)索引等。

　　上述區(qū)分是指主要功能而言，有些檢索工具兩種功能兼而有之。如查找性工具中的書本式目錄，既用于查找，也用于報(bào)道和交流。館藏性工具的案卷目錄，也具有一定的查找和報(bào)道功能。

　　七、按使用對象分

　　檔案管理工具按使用對象分為公務(wù)與開放的檢索工具，或稱為檔案館工作人員使用的檢索工具和利用者使用的檢索工具。公務(wù)性檢索工具有案卷目錄、案卷文件目錄、分類目錄等。開放性檢索工具有開放檔案目錄、檔案館指南、全宗指南、專題指南等。