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結(jié)合近年來(lái)積累的掃描歸檔經(jīng)驗(yàn),以歸檔文件整理規(guī)則(DA/T22-2015)、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》(國(guó)家檔案局令第8號(hào))(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“8號(hào)令”)為依據(jù),對(duì)機(jī)關(guān)現(xiàn)有掃描歸檔文件整理步驟、流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行了整合,歸納總結(jié)了“整檔六步法”,使檔案整理好記憶、便操作。
1、掃描歸檔六步法綜述
“整檔六步法”主要適用于機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的整理。其主要步驟為:收、三分、修排號(hào)、掃裝、目錄、盒,六步11個(gè)字。在使用六步法整理檔案時(shí),應(yīng)按照順序進(jìn)行,以有效避免檔案整理過(guò)程中返工、漏項(xiàng)、重復(fù)等現(xiàn)象。
第一步“收”即收集。可以結(jié)合本單位保存在“全宗卷”中的《歸檔范圍與保管期限表》進(jìn)行收集。如未制定上述文件則可以參照8號(hào)令開(kāi)展收集。
第二步“三分”即分年度、分類(lèi)別、分保管期限。其中分類(lèi)別即將文件按其機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。具體的分類(lèi)方法應(yīng)根據(jù)本單位保存在“全宗卷”中的《分類(lèi)方案》進(jìn)行。
第三步“修排號(hào)”即修整、排列和編號(hào)?!靶拚笔菍?duì)不符合檔案管理要求的文件進(jìn)行修整;“排列”是在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間等要求對(duì)文件進(jìn)行排列;“編號(hào)”在這里的意思是指蓋歸檔章、填寫(xiě)章內(nèi)項(xiàng)目,通過(guò)給文件編號(hào),用以固定文件材料在文書(shū)檔案中的位置。
第四步“掃裝”即“掃描”和“裝訂”。對(duì)沒(méi)有電子版的應(yīng)歸檔文件進(jìn)行掃描,完成“自然件”或“組合件”的裝訂。
第五步“目錄”,即形成規(guī)范的歸檔文件目錄。可以輸入檔案整理系統(tǒng)打印,或根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》對(duì)目錄式樣的要求自制表格。
第六步“盒”,即裝盒,并規(guī)范填寫(xiě)檔案盒上應(yīng)填項(xiàng)目。
2、整理操作及技巧應(yīng)用
收集工作開(kāi)展之前應(yīng)重溫本單位《歸檔范圍與保管期限表》,明確本單位文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍。
技巧1:巧記不歸檔范圍。根據(jù)8號(hào)令所述的“文件材料歸檔和不歸檔范圍”所列近80項(xiàng)內(nèi)容來(lái)看,一般情況下需要?dú)w檔的有51項(xiàng),占到了70%。因此通過(guò)記住不歸檔范圍則可以倒推應(yīng)歸檔范圍。不歸檔的29項(xiàng)內(nèi)容可總結(jié)歸納分為四個(gè)方面,可以稱(chēng)之為“四個(gè)不要”:一是上級(jí)普發(fā)性不需要辦理的文件材料不需要?dú)w檔;二是本級(jí)無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性文件、一般性文件的草稿、不需要辦理的信訪件、領(lǐng)導(dǎo)兼外單位職務(wù)形成的與本單位無(wú)關(guān)材料、工作參考材料等不需要?dú)w檔;三是同級(jí)不需要執(zhí)行的、不需要辦理的文件材料不需要?dú)w檔;四是下級(jí)非重大、非科技文件材料的,非法規(guī)性備案的文件不需要?dú)w檔。
技巧2:牢記收集原則——齊全與完整。完整是對(duì)單份文件而言,即要把一份文件或資料的正件與附件,正式文件、底稿和公文處理單等必備要素收集齊全,不可缺件少頁(yè)。
技巧3:常用兩種收集方法。一是全面收集。收集范圍應(yīng)涵蓋與單位有業(yè)務(wù)關(guān)系、隸屬關(guān)系的上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)的文件材料,單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)及個(gè)人存放的文件材料;同時(shí)注重各類(lèi)載體材料的收集。二是重點(diǎn)收集。主要從三個(gè)方面重點(diǎn)收集:機(jī)構(gòu)方面的重點(diǎn)是收發(fā)部門(mén)、單位內(nèi)部機(jī)構(gòu);人員方面的重點(diǎn)是單位主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等;文件內(nèi)容方面的重點(diǎn)是記述和反映單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的、方針政策性強(qiáng)的、科研價(jià)值高的、憑證作用大的材料。同時(shí),還應(yīng)注意賬外文件的收集,即一些未經(jīng)收發(fā)文登記的文件材料的收集。
三分分年度
根據(jù)文件的形成時(shí)間來(lái)劃分年度。如在分年度的過(guò)程中意外發(fā)現(xiàn)了其他年度應(yīng)歸而未歸的文件材料,應(yīng)當(dāng)作為插件補(bǔ)充至相關(guān)年度歸檔文件中。
技巧4:文件有多個(gè)時(shí)間特征。一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征。歸檔時(shí),應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》要求的“文件形成日期”為準(zhǔn)。
技巧5:跨年度形成的文件??缒甓纫话阋晕募灠l(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及法規(guī)性文件等涉及不同年度的文件,統(tǒng)一按照文件簽發(fā)日期判定其所屬年度??缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù),放到批復(fù)年度;沒(méi)有批復(fù)的,歸入請(qǐng)示年度;跨年度規(guī)劃,歸入規(guī)劃針對(duì)的第一年度;跨年度總結(jié),歸入總結(jié)針對(duì)的最后一個(gè)年度;跨年度會(huì)議文件,歸入會(huì)議閉幕年度;跨年度辦結(jié)的文件材料歸入辦結(jié)年度。
技巧6:組合文件的日期。組合文件就是由多個(gè)文件組件的結(jié)果。在整理檔案時(shí),通常以排在前面“件”的形成日期為準(zhǔn),如正本與定稿為一件時(shí),以正本形成日期為準(zhǔn),來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí),以復(fù)文形成日期為準(zhǔn)。
技巧7:文件無(wú)標(biāo)注日期。這種情況常見(jiàn)于內(nèi)部文件,需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí),通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí),年度為歸檔年度,并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。
分類(lèi)別
這里的“分類(lèi)別”是根據(jù)單位的《分類(lèi)方案》進(jìn)行機(jī)構(gòu)劃分或者問(wèn)題劃分。規(guī)模較小或公文辦理程序不適于此項(xiàng)分類(lèi)的單位可以忽略此步驟。
技巧8:涉及多部門(mén)形成的歸檔文件。將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)分類(lèi)的方法稱(chēng)之為機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。多個(gè)部門(mén)共同形成或共同承辦的文件材料,歸入文件主辦部門(mén)。
分保管期限
根據(jù)《保管期表》將上述已分好類(lèi)別的文件劃分為永久、定期,其中定期可再劃分為定期30年和定期10年。
修排號(hào)修整
在檔案整理過(guò)程中,為保證檔案長(zhǎng)期保存和方便利用,一般要對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。
技巧9:修整“三驗(yàn)”。一驗(yàn)破損,即查看文件材料有無(wú)破損。對(duì)有破損的檔案應(yīng)按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》(DA/T25-2000)予以修復(fù)。二驗(yàn)大小,即對(duì)大于A4規(guī)格的檔案材料要進(jìn)行折疊。折疊后的檔案材料,要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開(kāi)和閱讀。三驗(yàn)牢靠,即對(duì)文件材料的質(zhì)量進(jìn)行檢查,如果文件上有易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品應(yīng)予以去除;字跡模糊或易退變的,應(yīng)予以復(fù)制。
排列
排列分三步。一是類(lèi)外排列。將完成“三分”經(jīng)過(guò)“修整”后的應(yīng)歸檔文件材料,按照保管期限的不同,依照黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)和人勞類(lèi)的順序排列下來(lái)。二是類(lèi)內(nèi)排列。歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列;同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列;會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。三是件內(nèi)排列,也是我們常常說(shuō)到的組件。
技巧10:件內(nèi)文件的排序。發(fā)文排序即正文、發(fā)文簽、定稿;收文的排序即收文簽、收文。排序時(shí)要注意正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;漢文本在前,少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后。
編號(hào)
這里的編號(hào)包含了兩個(gè)步驟:蓋歸檔章和填寫(xiě)章內(nèi)項(xiàng)目。通過(guò)章內(nèi)項(xiàng)目的內(nèi)容來(lái)固定這份文件在檔案中的位置。編號(hào)環(huán)節(jié)需要注意的有兩個(gè)方面:一是蓋章的位置?!皻w檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白處蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容”。二是填寫(xiě)項(xiàng)目。“全宗號(hào)”是當(dāng)?shù)貦n案館賦予立檔單位的代號(hào);“年度”是文件形成年度;“保管期限”可按歸檔文件劃定的保管期限填寫(xiě);“件號(hào)”是單件歸檔文件在分類(lèi)低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)的排列順序號(hào);“機(jī)構(gòu)/問(wèn)題”填寫(xiě)類(lèi)別的規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng),如黨群類(lèi)、行政類(lèi)等;“頁(yè)數(shù)”則是每一件歸檔文件本身的有效頁(yè)面數(shù)。
掃裝掃描
這里所說(shuō)的掃描主要是為了歸檔文件數(shù)字化副本的制作,應(yīng)遵照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31-2017)來(lái)進(jìn)行。如檔案室可接收原生電子文件且可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。需要注意的有兩點(diǎn)。一是掃描儀色彩模式的選擇。對(duì)于頁(yè)面為黑白的,字跡比較清的,應(yīng)采用黑白二值模式掃描;字跡不清的,采用灰度模式掃描;如果待掃描頁(yè)面上有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的,要用彩色模式進(jìn)行掃描;還有一些檔案里如果貼有照片的話,彩照要用“百萬(wàn)種顏色”模式掃描,黑白照用“灰度”掃描。二是使用高拍儀開(kāi)展檔案數(shù)字化工作時(shí)應(yīng)注意,拍攝精度不應(yīng)低于800萬(wàn)像素,且被拍攝檔案的影像必須充滿取景框。
裝訂
歸檔文件一般以件為單位裝訂,并做到牢固、安全、簡(jiǎn)便,不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字,裝訂后文件應(yīng)保持平整。建議永久和定期需向綜合檔案館移交的歸檔文件采用線裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的,使用直角裝訂;文件較厚的使用“三孔一線”裝訂。定期不需要向綜合檔案館移交的可以根據(jù)裝訂的簡(jiǎn)便性原則使用不銹鋼訂書(shū)釘、不銹鋼夾或封套裝訂。
技巧11:檔案裝訂的“七不能用”。用于檔案裝訂的材料不應(yīng)包含可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不可使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等。
目錄
歸檔文件目錄建議由系統(tǒng)生成或使用電子表格編制。目錄應(yīng)采用A4幅面,頁(yè)面應(yīng)橫向設(shè)置,具體包括序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注9項(xiàng)內(nèi)容。
(1)序號(hào):歸檔順序號(hào)。
?。?)檔號(hào)相當(dāng)于歸檔文件的“身份證號(hào)”,具有唯一性。其結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)代碼—件號(hào)
技巧12:檔號(hào)編制位數(shù)的443。在檔號(hào)編制過(guò)程中,應(yīng)熟記443位數(shù)編制法。第1個(gè)“4”指全宗號(hào)的位數(shù)應(yīng)為4位,如“Z001”。第2個(gè)“4”指件號(hào)的位數(shù)用4位數(shù)字標(biāo)識(shí),不足4位的,前面用”0”補(bǔ)充?!?”指機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)代碼的位數(shù)。應(yīng)采用3位漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。因?yàn)楸9芷谙迾?biāo)識(shí)為“Y”“D30”或“D10”,因此歸檔文件的檔號(hào)總位數(shù)(含符號(hào))應(yīng)為23位或25位。
?。?)文號(hào):發(fā)文字號(hào)。無(wú)文號(hào)的不用標(biāo)識(shí)。
?。?)責(zé)任者:制發(fā)單位或個(gè)人,即發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者一般用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)著錄,中間用空格,責(zé)任者過(guò)多或有三個(gè)以上責(zé)任者時(shí),立檔單位及文號(hào)所代表的機(jī)關(guān)必須著錄后加等字。個(gè)人責(zé)任者著錄時(shí)應(yīng)在姓名后著錄職務(wù)、職稱(chēng)或者其它職責(zé),并外加“()”。
?。?)題名:文件標(biāo)題。文件無(wú)標(biāo)題,或者標(biāo)題不能揭示主要內(nèi)容、不方便檢索的,應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題,自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[]”。
(6)日期:文件的形成時(shí)間,以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日,如20200321。
?。?)密級(jí):按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫(xiě)。沒(méi)有密級(jí)的不標(biāo)識(shí)。
?。?)頁(yè)數(shù):每一件歸檔文件頁(yè)面總數(shù)。有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。同歸檔章內(nèi)填寫(xiě)項(xiàng)目一致。
?。?)備注:注釋文件需要說(shuō)明的情況。
盒面填寫(xiě)
總共要填四項(xiàng)內(nèi)容,長(zhǎng)、短脊背,封面、備考表。目前采用的主要有蓋章、粘貼和全盒打印等方法。蓋章法,即根據(jù)檔案盒的尺寸刻制全宗名稱(chēng)章、等,用印泥加以蓋制。粘貼法,主要應(yīng)用于長(zhǎng)、短脊的粘貼。全盒打印法,即購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的檔案盒打印機(jī),規(guī)范打印各個(gè)項(xiàng)目。備考表的填寫(xiě)應(yīng)完整,其中盒內(nèi)文件情況說(shuō)明,一般應(yīng)填寫(xiě)本盒文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。
裝盒
應(yīng)按件號(hào)依次裝盒,絕對(duì)不能把不同年度、不同保管期限、不同類(lèi)別的文件混裝在一個(gè)盒內(nèi)。
裝盒以九成滿為佳。如文件過(guò)少,在搬運(yùn)、保管的過(guò)程中,極容易發(fā)生空扁、變形;如文件過(guò)滿,易發(fā)生文件破損,盒帶斷裂情況。
裝盒完畢,結(jié)合《分類(lèi)方案》依次排列上架,側(cè)立排放即可。
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