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照片檔案整理

時(shí)間:2022-04-27 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  照片檔案整理原則,照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開(kāi)存放。

照片檔案整理

  照片、底片的鑒定

  保管期限保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限,分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。對(duì)照片、底片保管期限的劃分按照《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的視定》執(zhí)行。

  密級(jí)是指照片、底片保密程序的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施辦法》、GB/T7156及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  根據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》(GB/T11821-2002)、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50-2014)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54-2014)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)紙質(zhì)照片、數(shù)碼照片進(jìn)行規(guī)范化整理、全文數(shù)字化管理,便于照片檔案的管理和利用。在實(shí)際工作中,特殊情況比較多,如有的有紙質(zhì)照片沒(méi)底片,有的有底片沒(méi)有紙質(zhì)照片,有的有數(shù)碼照片沒(méi)有紙質(zhì)照片,有的既有數(shù)碼照片又有紙質(zhì)照片,如何統(tǒng)一規(guī)范的管理,需要根據(jù)實(shí)際情況有機(jī)結(jié)合上述三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行操作管理。

  一、照片檔案的定義

  照片檔案photograpkicarchives,國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。(《照片檔案整理規(guī)范》(GB/T11821-2002)定義)

  數(shù)碼照片檔案digital photographic records是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的數(shù)碼照片。(《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50-2014)定義)

  二、照片檔案的歸檔

  1、歸檔范圍

  (1)記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。

  ①本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重要會(huì)議的照片;

  ②本單位重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的照片;

 ?、垲I(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國(guó)際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片;

 ?、鼙締挝粍趧?dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的照片;

  ⑤本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的證件照片。

 ?。?)記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

  (3)記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。

  (4)其他具有保存價(jià)值的照片。

  2、保管期限

  數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期,其中定期分為30年和10年。

  3、歸檔時(shí)間

  數(shù)碼照片在拍攝完成后,應(yīng)及時(shí)整理和歸檔,最遲在第二年6月底前完成歸檔。

  4、歸檔要求

 ?。?)公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片、底片、數(shù)碼照片,在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔,各類照片在歸檔前,都要做好鑒定、刪選工作。

 ?。?)歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件,不能對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。

 ?。?)對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片(紙質(zhì)、數(shù)碼照片),應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的照片歸檔,所選照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌,且主題鮮明,影像清晰、完整。反映同一場(chǎng)景的照片一般只歸檔一張。

  (4)歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式,推薦采用JPEG格式。

 ?。?)歸檔的照片應(yīng)附加文字說(shuō)明。文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素,概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。

  (6)數(shù)碼照片可通過(guò)存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔,也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。

 ?。?)歸檔時(shí),應(yīng)參照GB/T 18894-2002對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測(cè)。

 ?。?)歸檔的數(shù)碼照片,有條件的單位可以沖洗一套紙質(zhì)照片。

  四、照片檔案的整理和數(shù)字化的存儲(chǔ)管理

  1、分類和排列

 ?。?)同一全宗內(nèi)的照片檔案按“年度-保管期限-照片組”分類。

  (2)同一照片組內(nèi)的照片檔案按形成時(shí)間排列。

  2、命名

  數(shù)碼照片(數(shù)字化掃描圖象)文件采用“年度-保管期限代碼-照片組號(hào).張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名。

  保管期限代碼:分別用“Y”、“D30”、“D10”代表永久、30年、10年。

  年度:為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

  照片組號(hào):為4位阿拉伯?dāng)?shù)字,同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開(kāi)始順序編號(hào)。

  張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字,同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“001”開(kāi)始順序編號(hào)。

  示例1:

  2020年某單位拍攝的一組XX工作會(huì)議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片,保管期限為“永久”,存儲(chǔ)格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為:2020-Y-0001.001.jpg。

  3、檔號(hào)

  照片檔案代碼設(shè)為“ZP”,分為2個(gè)屬類:紙質(zhì)照片類(ZP01)、數(shù)碼照片類(ZP02)。

  檔號(hào)格式為“全宗號(hào)-檔案門類代碼?年度-保管期限-件組號(hào)”。(每一件檔案的“檔號(hào)”唯一,即此件檔案的身份標(biāo)識(shí))

  如XXX單位2020形成的需永久保存照片類檔案第1件,檔號(hào)標(biāo)識(shí)為:

  整理要求:

  (1)照片類檔案以“件組”為單位,一次會(huì)議、一次調(diào)研、一次檢查、一次參觀、一次演出、一次慰問(wèn)、一次走訪、一次活動(dòng)、一個(gè)專題事項(xiàng)為一件;

 ?。?)一“件組”照片可以有一張照片,也可以有多張照片,拍攝的照片需要清晰、完整,能反映照片的主題。

  (3)以照片的拍攝時(shí)間,確定歸檔年度,為“檔號(hào)”和檔案盒上的“年度”;

  根據(jù)保管期限表確定此份檔案的保管期限,永久、30年,對(duì)應(yīng)代碼為“Y、D30”

 ?。?)同一個(gè)年度、同一個(gè)保管期限的編寫一個(gè)“件順序號(hào)”(即件號(hào)),每個(gè)年度、保管期限都從“1”號(hào)開(kāi)始編寫。

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