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企業(yè)管理文件的規(guī)范化和規(guī)范化普通的公司對文件的理解還停留在文件的存取和備份上,除此之外,還存在著查找困難、借還不知道去向、版本混亂、權(quán)限不明、惡意傳播等問題。電子檔案文件管理系統(tǒng),就是針對文件的難點問題,給出了完美的解決辦法:
檔案文件管理系統(tǒng)為企業(yè)提供文檔從創(chuàng)建、協(xié)作、歸檔到再利用的全生命周期管理,系統(tǒng)將將通文件的編制與工作結(jié)合起來檔案文件管理系統(tǒng)為公司從創(chuàng)建、協(xié)作、歸檔到回收使用的整個過程提供全面的文檔管理,從文檔創(chuàng)建之時起,就使用該文檔創(chuàng)建文檔,建立文檔后,可以對文檔進行協(xié)作(編輯、校對、變更、審批等),文檔管理體系生成文檔后,可以將文檔和文檔的管理印記(協(xié)作印記)一起歸入相應(yīng)的文檔類別中,從而在企業(yè)層次實現(xiàn)了文檔的集中和統(tǒng)一。
無論合同、方案、報價、案例等等,各類文件均可以在文件管理體系之上形成閉環(huán)的管理體系,協(xié)助公司利用文件鏈對供應(yīng)鏈、業(yè)務(wù)鏈進行控制,將文件轉(zhuǎn)化為公司的核心能力!
將檔案進行導(dǎo)入,實現(xiàn)了檔案架信息采集、檔案地址大家都知道,不同的公司,文件的應(yīng)用情況不同,這就造成了不同的歸類方式。通常,企業(yè)文件的標準化就是能夠?qū)ξ募?shù)據(jù)進行定義,可滿足企業(yè)管理不同類型、不同性質(zhì)文檔內(nèi)容的自定義需求。
檔案文件管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)一的標準,規(guī)范整個文件管理,包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理,包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ),業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。
檔案文件管理系統(tǒng),為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理,提供完整的解決方案,檔案文件管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng),為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能,也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設(shè)計過程管理,或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合,形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。
找一個靠譜的檔案文件管理系統(tǒng),需要具備滿足用戶的多樣化需求調(diào)整,文檔與系統(tǒng)間相結(jié)合,以及軟件系統(tǒng)的公司資質(zhì)背景。
這里推薦天翎的KMS知識文檔管理系統(tǒng),滿意以下多種情況:
目錄多級分類管理:真正支持目錄無限極分類,適應(yīng)文檔不同屬性分類,如按部門用戶分類、按部門項目分類、按群組分類、按時間分類等等。
多維權(quán)限控制:可針對用戶、部門及崗位進行細粒度的權(quán)限控制,控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等20多項權(quán)限控制。
批量導(dǎo)入/導(dǎo)出:擇指定的文檔將其從系統(tǒng)中導(dǎo)出,從對應(yīng)文件中將其內(nèi)容恢復(fù)到系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為文檔。這使得文檔可以存儲為特定結(jié)構(gòu)的文件用于備份或資源共享,為文檔備份、文檔遷移、資料共享等提供了很好的途徑。
流程自動歸檔:在企業(yè)業(yè)務(wù)處理過程中,可能會有商務(wù)合同、會議記錄、客戶資料、設(shè)計文檔、推廣文案、項目文檔等過程性質(zhì)文檔,流程會自動保存文檔狀態(tài),包括草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。
支持審批文檔關(guān)聯(lián):提供在流程表單中關(guān)聯(lián)相關(guān)知識文檔,讓流程發(fā)起人有更多信息參考,同時提供給流程審批人更多決策支持,例如合同審批、項目驗收等流程的決策支持與過程控制。