為了加強(qiáng)和規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密性，準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作，根據(jù)《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》，結(jié)合檔案館信息化建設(shè)方案公司實(shí)際，特制定本辦法。

　　檔案館信息化建設(shè)方案建設(shè)常見問題解答(1)

　　1、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的主要目的是什么？

　　答：1、實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效管理，為社會(huì)、為公眾提供高效率的檔案利用服務(wù)。

　　2、梳理檔案工作流程，規(guī)范檔案管理過程，實(shí)現(xiàn)檔案工作的精細(xì)化管理，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，提升檔案館的現(xiàn)代化管理水平。

　　2、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)前的主要準(zhǔn)備工作有哪些？

　　答：1、項(xiàng)目立項(xiàng)：由項(xiàng)目發(fā)起與項(xiàng)目參與的多方機(jī)構(gòu)進(jìn)行需求調(diào)研，開展可行性論證，提出項(xiàng)目目標(biāo)、制定項(xiàng)目計(jì)劃、預(yù)算項(xiàng)目投入（包括人、資金、其他資源）、分析項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)測(cè)實(shí)施效果，報(bào)批決策者審批。

　　2、項(xiàng)目準(zhǔn)備：依據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)，組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及成員，籌集項(xiàng)目資金、分解項(xiàng)目計(jì)劃、準(zhǔn)備項(xiàng)目環(huán)境（軟硬件設(shè)備）、開展咨詢培訓(xùn)、落實(shí)實(shí)施方案，在人、財(cái)、物方面做好實(shí)施前的準(zhǔn)備。

　　3、檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)施的技術(shù)原則是什么？

　　答：1、同構(gòu)性原則：系統(tǒng)建設(shè)所選用的硬件平臺(tái)（如網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)器）、軟件支撐平臺(tái)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)、應(yīng)盡量選用共同的或系統(tǒng)建設(shè)思路一致的供應(yīng)商，避免本單位內(nèi)部異構(gòu)操作系統(tǒng)、異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、異構(gòu)存儲(chǔ)方式等現(xiàn)象的產(chǎn)生。

　　2、集成性原則：各分/子系統(tǒng)建設(shè)的階段性是必然的，但每建設(shè)前一個(gè)系統(tǒng)需要考慮業(yè)務(wù)的擴(kuò)展性和軟硬件系統(tǒng)的兼容性，留出必要的接口，以便擴(kuò)展；每建設(shè)一個(gè)新的系統(tǒng)也要考慮與現(xiàn)有系統(tǒng)之間的信息集成、過程集成和系統(tǒng)集成等問題，保持業(yè)務(wù)流程的連續(xù)性和系統(tǒng)信息的一致性。

　　3、繼承性原則：繼承性的主要目的是支持檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展，是檔案信息化“滾動(dòng)式”建設(shè)方案的基本要求，一方面保護(hù)已有投資，一方面對(duì)現(xiàn)有硬件、軟件支撐平臺(tái)和檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行有保留的擴(kuò)展，這是由于需求的不斷變化與更新而引起的。

　　4、淘汰性原則：由于硬件、軟件的迅速發(fā)展，往往每過一年就會(huì)有一套全新軟件系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，每三年就會(huì)有硬件和軟件平臺(tái)的完全淘汰，甚至?xí)r間更短。因此，當(dāng)采取繼承性原則對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行修補(bǔ)所消耗的資源大于投資一個(gè)新的系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)果斷采取淘汰性原則，進(jìn)行更新?lián)Q代。

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　　建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)為什么要首先制定總體規(guī)劃？

　　答：如果不從全局的角度開展總體規(guī)劃，各各門從局部需求和利益出發(fā)，必然將管理信息系統(tǒng)拆分成一個(gè)個(gè)獨(dú)立的部門“孤島”系統(tǒng)，致使信息不集成、資源不共享、系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)、數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，投入資金勢(shì)必增多，而實(shí)施的過程卻很難控制，其應(yīng)用效果則大打折扣。如果能夠預(yù)先制定一個(gè)科學(xué)、合理、可行的總體規(guī)劃，則能從根本上克服急功近利和“走一步，算一步”的盲目性，避免走彎路，不僅能夠使IT投入得到增值，更能夠增強(qiáng)系統(tǒng)的應(yīng)用效果。

　　5、制定總體規(guī)劃應(yīng)考慮哪些因素？

　　答：總體規(guī)劃的制定應(yīng)從國(guó)家信息化戰(zhàn)略、檔案信息化戰(zhàn)略、檔案局（館）的信息化戰(zhàn)略出發(fā)，立足檔案館的業(yè)務(wù)需求，考慮技術(shù)的先進(jìn)性和可行性，兼顧當(dāng)前和未來的發(fā)展需要，結(jié)合檔案館的人、財(cái)、物等基礎(chǔ)條件和自身的運(yùn)行特點(diǎn)進(jìn)行規(guī)劃，并考慮分步實(shí)施的方案和措施。

　　6、選擇檔案管理信息系統(tǒng)主要考慮那些因素？

　　答：1、檔案館信息化的應(yīng)用需求和發(fā)展要求，目的是要用起來，不僅當(dāng)前能夠用起來，而且要考慮業(yè)務(wù)擴(kuò)展后能夠得到持續(xù)的擴(kuò)展與跟蹤。

　　2、信息技術(shù)和軟件產(chǎn)品的現(xiàn)狀與發(fā)展，務(wù)實(shí)的同時(shí)，也需要必須經(jīng)常關(guān)注和跟蹤最新技術(shù)的發(fā)展，了解軟件產(chǎn)品的運(yùn)行特點(diǎn)和使用場(chǎng)合，才能做出客觀的、切合實(shí)際的判斷。

　　3、將產(chǎn)品與需求、技術(shù)與發(fā)展相結(jié)合，做出決策，在確定了檔案館的業(yè)務(wù)需求、認(rèn)識(shí)了軟件產(chǎn)品的使用要求之后，就需要將二者結(jié)合起來，綜合平衡檔案館的人力、物力和財(cái)力，做出正確、合理的選擇。

　　7、實(shí)施檔案管理信息系統(tǒng)的主要方式有哪些？

　　答：1、外包研發(fā)模式；2、自主開發(fā)模式；3、混合實(shí)施模式；4、整體外包模式。

　　8、檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)施的主要工作有哪些？

　　答：系統(tǒng)實(shí)施的核心任務(wù)是軟件系統(tǒng)的客戶化定制過程，目標(biāo)是建立一套真正能用得起來的軟件系統(tǒng)。主要包括需求分析、客戶化定制、數(shù)據(jù)處理、系統(tǒng)試運(yùn)行、系統(tǒng)切換、用戶培訓(xùn)等過程。

　　9、如何理解需求分析工作及其重要性？

　　答：需求分析是系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)實(shí)施的重要依據(jù)，其主要任務(wù)是完成用戶對(duì)目標(biāo)軟件系統(tǒng)在功能、行為、性能、設(shè)計(jì)約束等方面的理解、認(rèn)識(shí)、定義和期望。需求分析需要軟件開發(fā)與軟件應(yīng)用的雙方人員共同參與來完成。

　　需求分析階段檔案館業(yè)務(wù)工作人員的主要工作包括：描述基本業(yè)務(wù)需求，挖掘潛在需求，與技術(shù)支持人員共同探討真正的應(yīng)用需求，審定需求分析報(bào)告，鎖定實(shí)施前的總體需求。

　　需求分析階段軟件研制技術(shù)人員的主要工作包括：傾聽業(yè)務(wù)需求描述，獲取用戶的本能需求；通過啟發(fā)、誘導(dǎo)，深層次的溝通與交流，獲取用戶的潛在需求；理解、分析、整合，應(yīng)用現(xiàn)代管理理念與檔案館業(yè)務(wù)工作者進(jìn)一步探討真正的應(yīng)用需求；編寫需求分析報(bào)告并獲得用戶認(rèn)可。

　　10、需求調(diào)研工作從幾個(gè)方面開展？

　　答：主要從檔案館的組織機(jī)構(gòu)與崗位職責(zé)設(shè)置、檔案資源（實(shí)物與數(shù)據(jù)）的組織與管理方式、檔案工作業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)處理流程、檔案館運(yùn)行管理模式、檔案信息安全管理需求、檔案館的個(gè)性化應(yīng)用需求、檔案信息的集成與共享模式以及檔案服務(wù)社會(huì)化等方面開展需求調(diào)研，分析檔案館開展檔案工作對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)方案的需求。