目前政企單位不同部門之間可能使用了不同業(yè)務系統(tǒng)導致信息孤島問題出現(xiàn)。此外，國家近年來在政策上也持續(xù)向數(shù)字檔案建設轉型靠攏，從碳中和的愿景上我們也能看到國家不再鼓勵紙質檔案的使用。

　　三者背景疊加之下，不同廠商推出的電子檔案管理系統(tǒng)逐漸成為政務單位的剛需，系統(tǒng)既解決了政企單位紙質資料電子化合規(guī)存檔的痛點，又能推動檔案數(shù)字化管理的加速革新。

　　規(guī)范易用，安全保密

　　檔案管理系統(tǒng)簡單易用，實現(xiàn)電子文件從形成、辦理到歸檔利用的全流程安全可控，全面推進業(yè)務系統(tǒng)電子檔案的規(guī)范管理，滿足《要求》中對電子文件真實性、完整性、可用性和安全性要求。

　　另外檔案管理系統(tǒng)遵循分級分域保護要求，可運用身份鑒別、軍工級別數(shù)據(jù)加密、安全沙箱以及溯源審計體系等多種安全保密技術及策略，讓珍貴的電子檔案得到最安全穩(wěn)妥的保護。

　　高穩(wěn)定性，立足未來

　　電子檔案需要長年累積、妥善保存才能體現(xiàn)其歷史價值。檔案管理系統(tǒng)采用高可用集群架構，在滿足系統(tǒng)彈性擴容的同時，保持系統(tǒng)性能指數(shù)增長，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)跨地域多并發(fā)的流暢訪問。

　　此外檔案管理系統(tǒng)提供對象存儲協(xié)議接口、支持PB級海量檔案數(shù)據(jù)長期安全存儲，為未來持續(xù)不斷增長的檔案數(shù)據(jù)提供一個穩(wěn)定可靠的存儲底座。

　　緊密銜接，支持定制

　　《通知》明確要求推進業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的有效銜接。檔案管理系統(tǒng)支持集成客戶現(xiàn)有系統(tǒng)，例如與OA系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等對接，自動收集歸檔各類文書檔案、會計檔案，打通各系統(tǒng)之間“數(shù)據(jù)孤島”壁壘，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享、資源互通、高效利用。

　　另外，電子檔案管理系統(tǒng)支持針對政企VI體系進行統(tǒng)一的系統(tǒng)界面設計，提升數(shù)字檔案建設資源管理水平的同時，更具識別性地展現(xiàn)政務形象。

　　預計到2023年，中國會有更多政企單位尋求創(chuàng)新型電子檔案管理系統(tǒng)以積累保護自己的數(shù)字化資產(chǎn)。

　　數(shù)字檔案建設檔案室特點

　　數(shù)字檔案室以電子文件和數(shù)字檔案建設信息為管理對象，依附于本單位的辦公自動化系統(tǒng)或者局域網(wǎng)傳輸處理檔案信息。

　　數(shù)字檔案室的管理不再主要靠辦公室人員或機關檔案人員的手工勞動，而是借助計算機技術和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)高效的辦公室業(yè)務。

　　數(shù)字檔案室的區(qū)域整合性決定了它不再是“信息孤島”，各級各類檔案室打破時間與空間的限制，形成資源的有效整合。

　　數(shù)字檔案室完全依賴于計算機軟硬件，以計算機、網(wǎng)絡和通信技術等現(xiàn)代化信息技術為基礎構建系統(tǒng)平臺，建設分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用多媒體信息處理技術、探索自然語言的檢索技術以期對數(shù)字信息進行處理。

　　數(shù)字檔案室是檔案管理理論和現(xiàn)代化信息技術相結合的產(chǎn)物，檔案管理理論隨著社會對學科需要的發(fā)展不斷發(fā)展，信息技術更是以分秒計算的速度在發(fā)展。