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《會計檔案管理系統(tǒng)》是利用影像處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)對憑證影像的大數(shù)據(jù)存儲,為全行搭建一個安全高效共享利用的檔案管理平臺,功能包括憑證電子化管理和憑證實物管理。
憑證會計檔案管理系統(tǒng):通過設(shè)備采集憑證影像,利用版面識別和OCR識別自動提取憑證要素,對識別錯誤的憑證分發(fā)到人工崗補錄;或者接收第三方提供的憑證影像及電子信息;系統(tǒng)對上述兩種渠道的影像進(jìn)行縮微并且存儲到影像內(nèi)容管理平臺,支持在線、近線和離線存儲以及對應(yīng)的查詢。
憑證實物管理:實現(xiàn)憑證實物的傳遞過程電子化管理、庫房管理以及借閱管理。傳遞過程電子管理包括網(wǎng)點憑證登記、網(wǎng)點憑證封袋、憑證收領(lǐng)、憑證采集、憑證塑封、憑證入箱、憑證入庫;庫房管理包括庫柜管理、庫區(qū)管理;借閱管理包括借閱登記、借閱審核、借閱歸還、借閱催還、檔案遺失登記。
會計檔案管理系統(tǒng)主要功能:憑證采集、憑證自動識別,憑證信息人工補錄,憑證資料復(fù)核,憑證影像及信息存儲、憑證查詢(在線、近線、離線),實物憑證傳遞登記,庫房管理、借閱管理。
一、會計檔案內(nèi)容
會計檔案,是指會計憑證,會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(一)會計憑證類:原始憑證,記賬憑證、匯總憑證,其他會計憑證。
?。ǘ嬞~簿類:總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計賬薄。
?。ㄈ┴攧?wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
各單位應(yīng)建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
二、會計檔案機構(gòu)
1.綜合檔案室
綜合檔案室,是國家機關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負(fù)責(zé)收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機構(gòu)。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團(tuán)、科技、會計、經(jīng)營等方面的全部檔案。
2.會計檔案室
會計檔案室,是形成會計檔案較多的單位建立在財會部門的專門性會計檔案機構(gòu)。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè),為加強對會計檔案的集中統(tǒng)一管理,將所屬機構(gòu)的會計檔案有效集中起來保管,以保證會計檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當(dāng),需要建立專門的會計檔案室。
三、會計檔案的整理
1.會計憑證
(1)去掉憑證中的金屬物
(2)憑證以左上對齊為準(zhǔn)
?。?)填寫會計憑證封面
會計憑證封面應(yīng)寫明單位名稱,年度、月份,本月共幾冊、本冊是第幾冊,記賬憑證的起訖編號、張數(shù),并由會計主管、裝訂人分別簽名或蓋章。
對于數(shù)量過多的原始憑證,如收、發(fā)料單等,可以按上述要求單獨裝訂成冊,加上封面封底,并在封面注明記賬憑證日期、編號,存放在其他類會計檔案中,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。
?。?)裝訂
?。?)填寫會計憑證盒正面及側(cè)面
正面應(yīng)寫明單位名稱,起止時間,本月共幾冊、本盒是第幾冊,記賬憑證的起訖編號、張數(shù)、保管期限,由會計主管、立卷人分別簽名或蓋章,嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。
側(cè)面應(yīng)寫明哪年,幾月共幾冊,本盒是第幾冊,記賬憑證從第幾號到第幾號,保管期限,嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。
2.會計賬簿
整理歸檔時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點:
?。?)跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿,應(yīng)在使用完的那一個年度歸檔。
?。?)訂本賬中的空白頁不能拆去,應(yīng)保持賬簿本身的完整性;
(3)活頁賬中的空白頁要拆去,然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼,撤賬夾,加上賬簿封面封底,用脫脂線繩裝訂成冊;并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。
?。?)會計賬簿案卷封面應(yīng)寫明單位名稱,賬簿名稱,所屬年度,卷內(nèi)張數(shù),保管期限,并由會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人簽名或蓋章。
3.財務(wù)報告
會計報表是按年度立卷。立卷時要區(qū)分不同的保管期限,年度報表要與季度、月份報表分開,編寫頁號,分別組卷。按照歸檔的要求,裝訂時,加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。
4.其他類會計檔案的整理立卷。
會計移交清冊、檔案保管清冊、銷毀清冊,每一個清冊就是一個保管單位,編一個卷號,不需整理。
采用計算機進(jìn)行會計核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案,整理方法不變。
四、會計檔案的歸檔
1.整理、保管部門及人員
各單位每年形成的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
2.保管期限
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年、30年。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。