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近年來,隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升,越來越多的會計憑證、賬簿、報表以及購銷合同等會計資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞,并形成大量的會計電子檔案系統(tǒng)。
那么,會計電子檔案系統(tǒng)在歸檔保管中應(yīng)注意哪些問題呢?
鑒于會計電子檔案系統(tǒng)管理存在的諸多問題,今天,小編總結(jié)了八大問答,為您講講關(guān)于會計電子檔案系統(tǒng)保管的那些事兒~
?。薄㈦娮訒嬞Y料屬于會計檔案嗎?
會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的會計電子檔案系統(tǒng)。
?。?、單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料必須紙質(zhì)打印歸檔保管嗎?
同時滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成會計電子檔案系統(tǒng):
?。保纬傻碾娮訒嬞Y料來源真實有效,由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸;
?。玻褂玫臅嫼怂阆到y(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
?。常褂玫碾娮訖n案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用會計電子檔案系統(tǒng),符合電子檔案的長期保管要求,并建立了會計電子檔案系統(tǒng)與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;
4.采取有效措施,防止會計電子檔案系統(tǒng)被篡改;
?。担嬰娮訖n案系統(tǒng)備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
6.形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
?。场挝粡耐獠拷邮盏碾娮訒嬞Y料能否僅以電子形式歸檔保存?
滿足《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成會計電子檔案系統(tǒng)。
?。?、會計電子檔案系統(tǒng)移交時應(yīng)注意哪些問題?
會計電子檔案系統(tǒng)移交時應(yīng)當(dāng)將會計電子檔案系統(tǒng)及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的會計電子檔案系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。
單位檔案管理機構(gòu)接收會計電子檔案系統(tǒng)時,應(yīng)當(dāng)對會計電子檔案系統(tǒng)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。
?。?、會計電子檔案系統(tǒng)的銷毀時應(yīng)注意哪些問題?
除滿足紙質(zhì)會計檔案銷毀程序以外,會計電子檔案系統(tǒng)的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
?。?、保管期滿但涉及其他未了事項的會計電子檔案系統(tǒng)如何處理?
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,會計電子檔案系統(tǒng)單獨轉(zhuǎn)存,保管到未了事項完結(jié)時為止。
?。贰挝恢g交接會計檔案時,會計電子檔案系統(tǒng)應(yīng)如何處理?
會計電子檔案系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的會計電子檔案系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存會計電子檔案系統(tǒng)的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗,確保所接收會計電子檔案系統(tǒng)的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
8、會計電子檔案系統(tǒng)的保管期限是多久?
會計電子檔案系統(tǒng)的保管期限與紙質(zhì)會計檔案保管期限一致。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
看完這組問答
有沒有對會計電子檔案系統(tǒng)歸檔有進一步了解呢?
關(guān)于電子檔案管理
中博奧有專屬秘密武器
能解決會計電子檔案系統(tǒng)管理存在的諸多問題~
中博奧的電子檔案管理系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)接口對接ERP等業(yè)務(wù)平臺。企業(yè)可自定義歸檔業(yè)務(wù)對象,包括不限于業(yè)務(wù)單據(jù)、會計憑證、以及各種賬簿、報表、項目合同、營銷執(zhí)照等。歸檔內(nèi)容采用電子簽章、區(qū)塊鏈等技術(shù)進行固化防篡改。并提供全文檢索、多維在線閱覽、下載等功能方便調(diào)閱。
中博奧會計電子檔案系統(tǒng)產(chǎn)品功能
具體而言,它有三大亮點功能。
?。薄⒁绘I歸檔、反歸檔
通過電子歸檔方案,定義歸檔的內(nèi)容、期間范圍、組織范圍以及方案調(diào)度計劃。方案中提供動態(tài)期間,讓財務(wù)數(shù)據(jù)實現(xiàn)定期自動歸檔;針對歸檔有誤的內(nèi)容支持手工反歸檔。
?。?、檔案閱覽
系統(tǒng)支持按期間范圍、組織范圍檢索已歸檔的所有憑證、報表、賬簿、固定資產(chǎn)卡片、電子發(fā)票。支持按PDF導(dǎo)出原件、下鉆聯(lián)查相關(guān)聯(lián)單據(jù)、附件、發(fā)票等原始憑證。
?。场嵨锕芾?/p>
系統(tǒng)支持通過掃碼槍快速實現(xiàn)實物檔案裝盒、上架等業(yè)務(wù)處理。電子檔案關(guān)聯(lián)實物檔案在線查詢,檔案借閱、歸還管理。按管理要求進行檔案銷毀等處理。