數(shù)字化檔案室管理是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

　　建設(shè)數(shù)字化檔案室管理，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

　　鑫泰格智慧檔案綜合運(yùn)行平臺(tái)

　　智慧檔案系統(tǒng)綜合運(yùn)營(yíng)，引進(jìn)智慧城市建設(shè)的先進(jìn)理念，融合了豐厚的接口和現(xiàn)代化信息通信技術(shù)，支持智慧檔案館庫房庫房一體化監(jiān)控管理系統(tǒng)、門禁管理系統(tǒng)、視頻監(jiān)控管理系統(tǒng)、能耗管理系統(tǒng)、資產(chǎn)定位（RFID）管理系統(tǒng)、密集架管理系統(tǒng)、三維可視化系統(tǒng)、報(bào)表管理系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)接入平臺(tái)；

　　01、預(yù)處理

　　預(yù)處理又稱前處理，是數(shù)字化檔案資源建設(shè)的第一步，主要內(nèi)容包括鑒選、清點(diǎn)、登記、整理、清潔、修復(fù)等。

　　鑒選是指對(duì)檔案真?zhèn)魏蜋n案價(jià)值的鑒定，鑒別和判定檔案的價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案妥善保存，剔除無須保存的檔案予以處理；確系要數(shù)字化的對(duì)象，應(yīng)對(duì)其規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、登記，并開展必要的整理、清潔和修復(fù)工作，使待數(shù)字化的實(shí)體檔案及其目錄有序化，為下一步的數(shù)字化轉(zhuǎn)換做好準(zhǔn)備，提供規(guī)范的目錄數(shù)據(jù)和可直接進(jìn)行數(shù)字化加工的實(shí)體。

　　02、數(shù)字化加工/轉(zhuǎn)換

　　數(shù)字化加工/轉(zhuǎn)換的主要內(nèi)容是將記錄在傳統(tǒng)載體的檔案信息通過模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)和設(shè)備轉(zhuǎn)換為以數(shù)字形式表示的信息資源。不同類型的實(shí)體檔案，模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)和設(shè)備不同。紙質(zhì)檔案、照片的數(shù)字化加工主要采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備加以掃描或拍照，縮微膠片的數(shù)字化主要采用縮微膠片掃描儀加以掃描。錄音檔案的數(shù)字化設(shè)備主要是音頻采集卡，錄像檔案的數(shù)字化設(shè)備則是視頻采集卡，錄音、錄像的輸出設(shè)備通過特定的音視頻傳輸線與音頻采集卡、視額采集卡相連，音頻采集卡、視頻采集卡安裝在計(jì)算機(jī)上。

　　檔案數(shù)字化加工主要流程包括：提卷-拆卷-檔案著錄-掃描-圖像處理-OCR-校對(duì)-版式還原-轉(zhuǎn)雙層PDF-終驗(yàn)-掛接。

　　03、信息處理

　　信息處理是指以歸檔文件的內(nèi)容及表達(dá)文件內(nèi)容的信息為處理對(duì)象,對(duì)信息進(jìn)行有序組織的過程.對(duì)所得的圖像、多媒體信息等加以適當(dāng)?shù)奶幚?，以符合利用需求。具體的工作內(nèi)容包括核對(duì)(對(duì)照原始檔案進(jìn)行)、壓縮、去邊、去污、去噪、去干擾，采用光學(xué)符號(hào)識(shí)別(OCR)技術(shù)對(duì)圖像中的文字加以識(shí)別，通過矢量化技術(shù)將光柵圖像轉(zhuǎn)化為矢量圖形等。在需要的情況下，還可嵌人數(shù)字水印，以保護(hù)數(shù)字化檔案資源的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

　　04、信息組織

　　信息組織負(fù)責(zé)建立機(jī)讀目錄和索引，創(chuàng)建目錄、全文、多媒體等數(shù)據(jù)庫，并將數(shù)字化信息(圖像、原文、音頻、視頻等)與目錄、索引信息加以掛接。

　　若在數(shù)字化加工之前已建有機(jī)讀目錄，則需要補(bǔ)充一些必要的著錄項(xiàng)目，如數(shù)字化檔案信息資源的計(jì)算機(jī)文件名、存儲(chǔ)位置、格式等；還可能需要修正完善些必要的著錄項(xiàng)目，如關(guān)鍵詞、摘要等。著錄是檔案智力控制的手段，機(jī)讀目錄的著錄質(zhì)量，關(guān)系到數(shù)字化檔案信息的查檢和維護(hù)工作的難易，歷來都是理論和實(shí)踐關(guān)注的重點(diǎn)，著錄標(biāo)準(zhǔn)化又是重中之重。對(duì)于有研究?jī)r(jià)值的歷史檔案信息，這個(gè)階段還可能需要開展必要的研究工作，比如對(duì)原文中人名、地名信息的考證，應(yīng)將考證結(jié)果和考證依據(jù)資料并予以著錄。

　　05、信息存儲(chǔ)

　　信息存儲(chǔ)是指為數(shù)字化檔案及其目錄信息選擇恰當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)方式和存儲(chǔ)架構(gòu)。數(shù)字化檔案信息資源的存儲(chǔ)要求、方法與電子文件的存儲(chǔ)要求、方法基本一致。

　　06、信息服務(wù)

　　便于傳輸、利用是數(shù)字信息的一大特色，在更大范圍為更多用戶提供更及時(shí)、更滿意的服務(wù)也是檔案數(shù)字化的根本動(dòng)力。綜合檔案館的數(shù)字化館藏凡屬公開范圍的，宜通過互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的方式對(duì)外發(fā)布，提供在線利用。檔案室的數(shù)字化信息則宜通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)為內(nèi)部用戶所共享。負(fù)有公共服務(wù)職責(zé)的機(jī)構(gòu)，也應(yīng)考慮通過在線查詢、就地閱覽等方式對(duì)公眾提供服務(wù)。

　　具體利用方式要視館藏的具體情況而言。目前國(guó)內(nèi)外很多數(shù)字影像的在線服務(wù)方式是提供免費(fèi)的在線目錄檢索和小尺寸、低分辨率圖像的瀏覽，而原始尺寸、高分辨率的影像利用，則需要申請(qǐng)付費(fèi)使用。數(shù)字化手段在很大程度上提高了檔案館的服務(wù)能力和響應(yīng)速度，一些檔案館已經(jīng)接近或達(dá)到商業(yè)機(jī)構(gòu)的服務(wù)水準(zhǔn)。

　　07、信息維護(hù)

　　將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　數(shù)字化檔案室管理的建立，將使檔案的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)項(xiàng)目、技術(shù)水平得到巨大擴(kuò)展提升，使檔案的收集、管理、利用從原來以手工為主轉(zhuǎn)變?yōu)槌浞掷糜?jì)算機(jī)技術(shù)的自動(dòng)化處理，實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔，并為檔案資料的長(zhǎng)期保存提供便利手段，為計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)的結(jié)合提供典范。