數(shù)字化檔案是指對一些紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，使其的存儲載體發(fā)生變化，由紙質(zhì)的檔案變?yōu)閿?shù)字檔案；而電子文件檔案館則是指這些文件的形成初期就是以電子的形式存在的，沒有紙質(zhì)實體，其以后的利用和歸檔都是電子形式，直接進行數(shù)字化操作。

　　一、廣義的電子文件和電子檔案的定義

　　電子文件electronic document，國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結構、背景組成。[GB/T 18894-2016電子文件歸檔與管理規(guī)范定義3.1]

　　電子檔案electronic records，具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。[GB/T 18894-2016電子文件歸檔與管理規(guī)范定義3.2]

　　電子檔案，是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。[電子檔案移交與接收辦法（檔發(fā)〔2012〕7號）]

　　二、專業(yè)的電子文件和電子檔案的定義

　　1、文書類電子文件administrative clecronic records，反映黨務、政務、生產(chǎn)經(jīng)營管理等各項管理活動的電子文件。[DA/T46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案定義3.2]

　　2、照片類電子文件digital photographic documents,經(jīng)數(shù)字攝影設備形成的，以數(shù)字形式存儲于磁盤、磁帶、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，可在通信網(wǎng)絡上傳送的靜態(tài)圖像文件，照片類電子文件由內(nèi)容、背景和結構組成。[DA/T54-2014照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案定義3.1]

　　照片類電子檔案digital photographic records,對國家和社會具有查考和利用價值并歸檔保存的照片類電子文件[DA/T54-2014照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案定義3.2]。

　　3、錄音錄像文件audio and audio visual document，國家機構、社會組織或個人在履行法定職責過程中采用不同記錄載體形成的以聲音或影像為主要呈現(xiàn)方式的信息記錄。[DA/T 78-2019錄音錄像檔案管理規(guī)范定義3.1]

　　錄音錄像電子文件audio and audio visual electronic document，國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責過程中,通過計算機、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等電子設備形成、傳輸和存儲的數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件。錄音錄像電子文件由內(nèi)容、結構、背景組成。[DA/T 78-2019錄音錄像檔案管理規(guī)范定義3.2]

　　錄音錄像檔案audio and audio visual record，具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的錄音錄像文件。[DA/T 78-2019錄音錄像檔案管理規(guī)范定義3.3]

　　4、政務服務事項電子文件government service electronic document,政務服務機構在履行其法定職責過程中,通過一體化在線平臺形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄.政務服務事項電子文件由內(nèi)容、結構、背景組成。[DA/T 85—2019政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范定義3.2]

　　政務服務事項電子檔案government service electronic record，具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的政務服務事項電子文件。[DA/T 85—2019政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范定義3.3]

　　三、電子文件和電子檔案的區(qū)別和聯(lián)系

　　1、電子文件是通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。

　　2、電子檔案是電子文件中的一部分，電子檔案是電子文件，電子文件不一定是電子檔案，沒有電子文件就沒有電子檔案。

　　3、電子檔案需要具有憑證、查考和保存價值，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。[《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第47號）第三十七條]

　　4、電子檔案需要歸檔保存，只有正式歸檔的電子文件才是電子檔案。