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所謂檔案數(shù)字化(digitization)是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過程。檔案數(shù)字化加工管理規(guī)范化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。檔案數(shù)字化加工管理規(guī)范化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。
1、檔案數(shù)字化加工的基本原則
1)確定數(shù)字化對(duì)象
應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化加工。
2)符合國(guó)家法律法規(guī)
檔案數(shù)字化加工管理規(guī)范化,必須符合國(guó)家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定。
3)價(jià)值性原則
屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。
2、數(shù)字化加工流程
檔案數(shù)字化加工管理規(guī)范化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
3、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理,建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)(照片、音頻、視頻等),通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通,用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用,實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。
4、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率,降低檔案利用成本
數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后,社會(huì)公眾(開放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息,避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象,從而提高工作效率,降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全
由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理,不僅占用了大量的庫(kù)存空間,而且利用仍需到庫(kù)房,管理成本高,檔案易受損,如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印,減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù),降低了庫(kù)存檔案的老化速度,解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾,從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù),確保檔案實(shí)體安全。
3)陽(yáng)光政務(wù)提升形象
庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理,既是各級(jí)檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀,又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要,也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后,不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化,檔案利用效率大大提高,檔案發(fā)揮的作用顯著,還可以大大提升單位形象,符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。
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