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檔案怎么管理建設(shè)

時(shí)間:2022-05-09 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案怎么管理建設(shè)?為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,應(yīng)該采取以下措施:

檔案怎么管理建設(shè)

  檔案怎么管理建設(shè)

  一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度。

  檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案,要實(shí)行規(guī)范的管理,就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導(dǎo)原則,首先,要加強(qiáng)硬件的建設(shè);其次,建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度;最后,要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù),杜絕檔案亂借亂發(fā),防止分散流失。

  二、嚴(yán)格公文的制發(fā)。

  公文是檔案的前身,檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的??梢哉f(shuō)公文制發(fā)的怎樣,不僅僅決定公文本身的質(zhì)量,同時(shí),也決定了日后檔案的質(zhì)量,決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題,以提高檔案實(shí)體質(zhì)量,為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。

  三、做好文書以及電子文件的處理工作。

  工作實(shí)踐表明,文書是檔案的來(lái)源,檔案是文書的歸宿。因此,要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí),樹(shù)立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。

  電子文件也屬于檔案的一部分,在選擇軟磁盤時(shí)一定要把住它的質(zhì)量關(guān),軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面,要求軟磁盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。

  四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。

  “以我為主”的立卷歸檔原則,即歸檔的文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則,這不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則,而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

  在實(shí)際工作中,在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個(gè)問(wèn)題:一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性;二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工;三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn),分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,同時(shí),又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

  五、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量。

  案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素,而立卷問(wèn)題與案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此,一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題,以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索。

  另一方面,要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題,以有利于檔案規(guī)范化管理。

  六、加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理和保護(hù)。

  聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說(shuō)明的記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。

  要強(qiáng)化規(guī)范管理,對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要結(jié)合實(shí)際,,創(chuàng)造條件,力求妥善保管,從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮。

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