早期，檔案工作信息化曾經(jīng)走過段不小的彎路，把大量的精力投入到傳統(tǒng)載體案信息化工作當(dāng)中，對館（室）藏所有檔案進(jìn)行信息化，最后投入與產(chǎn)出不成比例，造成人力、物力的浪費(fèi)。經(jīng)過十幾年的發(fā)展，檔案界逐漸總結(jié)出若干傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字信息化原則。

　　檔案數(shù)字信息化原則

　　01、規(guī)范化原則

　　規(guī)范化原則是指檔案信息化時(shí)數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須規(guī)范一致，以方便數(shù)據(jù)管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換與共享。相反，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)不統(tǒng)一、不規(guī)范，將不利于檔案的管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換共享。

　　統(tǒng)一的規(guī)范包含三個(gè)方面，一是信息化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須統(tǒng)一；二是信息化中應(yīng)盡可能采用國家或國際標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國家或國際標(biāo)準(zhǔn)上來；三是信息化過程要規(guī)范，每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須遵循相應(yīng)的規(guī)范。

　　02、準(zhǔn)確性原則

　　檔案著錄的信息應(yīng)與檔案原有屬性信息相一致，建立的對應(yīng)關(guān)系應(yīng)準(zhǔn)確。

　　03、完整性與系統(tǒng)性原則

　　檔案信息化過程中錄入信息的完整性，確保內(nèi)容信息、背景信息和元數(shù)據(jù)等信息的系統(tǒng)性，能夠全面地記錄和描述檔案的各種屬性。

　　04、需求牽引，成本效益原則

　　檔案信息化以檔案利用為目的，貫徹需求牽引和成本效益原則，根據(jù)需要，先信息化利用率高的檔案，后信息化利用率低的檔案。根據(jù)這一原則，應(yīng)貫徹“五個(gè)優(yōu)先”原則，下列檔案應(yīng)優(yōu)先考慮建立數(shù)據(jù)庫。

　?。?）常用優(yōu)先

　　這是貫徹需求牽引原則，把利用頻率較高的檔案優(yōu)先信息化，以滿足當(dāng)前利用的需求，增加數(shù)字檔案館的效益。

　?。?）目錄優(yōu)先

　　即把檔案目錄優(yōu)先信息化，以滿足檢索需求。目錄優(yōu)先還體現(xiàn)為成本效益的需要。由于全文信息化建設(shè)需投入的人力物力較大，見效比較慢，如優(yōu)先將檔案的目錄進(jìn)行信息化，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)檢索，以盡快見到效果。

　?。?）急用優(yōu)先

　　企業(yè)在某一個(gè)時(shí)期有特定的專項(xiàng)任務(wù)，從而派生出對某一方面檔案利用的緊迫需求，檔案信息化時(shí)應(yīng)考慮這一需求，將急用的檔案優(yōu)先信息化，以滿足緊急需求。如產(chǎn)品開發(fā)時(shí)期有可能對某一老產(chǎn)品的檔案調(diào)用較多，可考慮優(yōu)先將該老產(chǎn)品檔案信息化，以方便利用和滿足業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案利用的需求。

　?。?）孤本優(yōu)先

　　即把珍貴的檔案優(yōu)先信息化，以滿足珍藏需求。信息化后，孤本檔案利用可不用調(diào)用原件，可有效保護(hù)檔案原件，達(dá)到珍藏的目的。

　?。?）特色優(yōu)先

　　即將體現(xiàn)本企業(yè)特色的檔案優(yōu)先信息化，以滿足特殊需求。不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)保存有稱之為“鎮(zhèn)館之寶”的檔案，這部分檔案較易引起利用者的興趣，可優(yōu)先信息化，有利于增強(qiáng)檔案部門的影響力。

　　05

　　安全保密原則

　　傳統(tǒng)載體信息化前，應(yīng)建立安全保障和保密措施，以確保信息化過期的檔案信息的保密，安全保密包括安全與保密兩個(gè)方面，其含義包括以下幾個(gè)方面。

　　（1）要建立在檔案信息化過程中的檔案信息安全保密體系，建立一套管理制度與機(jī)制，從人、物、技術(shù)、管理等方面保證檔案信息安全、防止信息失泄密。

　?。?）要注重檔案信息化過程中檔案信息的安全。

　　防止傳統(tǒng)載體檔案及信息化后信息丟失、損毀。保證傳統(tǒng)載體安全，注意信息化場所的安全，注意機(jī)器、人員對檔案造成的損毀；建立檔案出入、交接整記制，分清檔案安全保管責(zé)任。信息化后，需做好信息備份工作，及時(shí)備份數(shù)據(jù)；防止計(jì)算機(jī)病毒破壞檔案數(shù)據(jù)信息。

　?。?）要注重檔案信息化過程中檔案信息的保密。

　　要從人防、物防、技防和加強(qiáng)管理入手，在人防方面要為檔案信息化配備素質(zhì)可靠的工作人員；在物防方面要選擇具有保密措施的環(huán)境作為檔案信息化建設(shè)的場所，場所要符合保密要求；在技防方面要特別注意用于檔案信息化信息系統(tǒng)的保密建設(shè)，投入使用的電子檔案管理系統(tǒng)要符合涉密管理要求。

　　06

　　檔案信息化“兩個(gè)同步”原則

　?。?）檔案信息化轉(zhuǎn)換與檔案鑒定同步推進(jìn)

　　在檔案信息化過程中，要對每個(gè)保管單位進(jìn)行梳理，在這個(gè)過程中對需要信息化的檔案進(jìn)行一次鑒定是十分必要的。通過鑒定重新審視其價(jià)值，尤其是已到期或?qū)⒌奖９芷谙薜臋n案，通過鑒定可剔除價(jià)值較低的檔案，將其排除在信息化范圍之外。信息化過程中的鑒定也可列入日常管理的定期鑒定，可謂一舉兩得。

　?。?）信息化轉(zhuǎn)換與檔案利用同步推進(jìn)

　　由于檔案數(shù)量龐大，檔案信息化工作周期一般較長，如果等到全部檔案信息化完成后將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，數(shù)字檔案館的效益將長期得不到體現(xiàn)，增加縮減投資和項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。為此，必須盡早將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，實(shí)行信息化與檔案利用同步進(jìn)行，完成一批投入，開放一批，盡早使數(shù)字檔案館建設(shè)工作見到成效。