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檔案制度體系建設(shè)情況

時間:2022-05-13 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案制度體系建設(shè)情況,檔案從紙質(zhì)化向數(shù)字化發(fā)展是人勢所趨,同時數(shù)字化、信息化也是檔案管理行業(yè)未來的發(fā)展趨勢。數(shù)字化檔案從根本上解決了紙質(zhì)化檔案保存不便、占空間的問題,同時在檔案歸檔、查詢、轉(zhuǎn)出等方面也更加便捷。

  然而任何事情都有兩面性,在享受數(shù)字化檔案帶來便利的同時也要認(rèn)識到存在的風(fēng)險。數(shù)字化檔案最大的安全風(fēng)險來自于計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng),若安全防護(hù)措施不當(dāng),可能會導(dǎo)致檔案資料丟失、損毀或者泄露,進(jìn)而造成嚴(yán)重后果,因此,必須要建立完善的數(shù)字化檔案安全體系。

檔案制度體系建設(shè)情況

  檔案制度體系建設(shè)情況

  一、數(shù)字化檔案存在的安全風(fēng)險

  (一)檔案資料丟失、損毀風(fēng)險

  數(shù)字化檔案的儲存主要依托于計算機(jī)、硬盤等軟硬件設(shè)施,雖然這種存儲模式不占用物理空間,而且調(diào)閱比較方便,但存在一定的安全風(fēng)險。紙質(zhì)化檔案在儲存過程中主要是考慮潮濕、火災(zāi)、蛀蟲等因素的影響,這些因素可導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被損毀,而數(shù)字化檔案在存儲過程中一方面要考慮硬件設(shè)施的安全,另一方面還要考慮到軟件設(shè)施的安全。計算機(jī)硬件設(shè)施若長時間處于高溫、潮濕的環(huán)境中,則可能會出現(xiàn)故障或損壞,很容易導(dǎo)致其中存儲的襠案資料丟失;軟件設(shè)施k要足考慮到計算機(jī)可能受到攻擊或者病毒入侵,這能導(dǎo)致計算機(jī)陷入癱瘓,甚至其中的檔案資料被篡改或者被盜用。

  (二)檔案信息泄露風(fēng)險

  信息泄露是數(shù)字化襠案面臨的最大安全風(fēng)險,從目前檔案管理工作的實(shí)際情況看主要存在三個方面:

  —是技術(shù)因素造成的信息泄露。比如檔案管理系統(tǒng)存在漏洞、安全防護(hù)性能偏低,從而受到黑客入侵,導(dǎo)致存儲的檔案信息泄露。這屬十技術(shù)方面的缺陷,自互聯(lián)網(wǎng)誕生以來就-直存在這種風(fēng)險因素,只能依靠技術(shù)手段解決。

  二是人為因素導(dǎo)致的信息泄露。檔案管理人員缺乏保密意識,對于檔案資料的重要性缺乏認(rèn)識,存在泄露檔案信息的行為。三是因監(jiān)管缺失導(dǎo)致的信息泄露。檔案資料根據(jù)其中的內(nèi)容被分為保密檔案和開放性檔案,其中保密檔案又根據(jù)重要程度分為不同等級,這些檔案都需要進(jìn)行妥善保管。但是由于對管理權(quán)限未作出明確規(guī)定,在檔案調(diào)閱方面存在較大的隨意性,同時監(jiān)管力度不足也增加了信息泄露風(fēng)險。

  二、關(guān)于建設(shè)數(shù)字化檔案安全體系的建議

  (一)建立完善的數(shù)字化檔案監(jiān)管制度

  不考慮外部因素,僅從檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部而言,要確保檔案資料的安全必須要建立完善的數(shù)字化檔案監(jiān)管機(jī)制。首先要明確內(nèi)部各級管理人員和檔案管理人員的管理權(quán)限以及調(diào)閱權(quán)限,利用身份認(rèn)證、生物識別等技術(shù)將T作人員在系統(tǒng)中的權(quán)限與真實(shí)身份相對應(yīng),從源頭上防止檔案信息泄露。此外,要完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)測功能與預(yù)警功能,確保檔案的轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入以及調(diào)閱都有據(jù)討查,尤其是要加強(qiáng)對保密檔案的監(jiān)測,當(dāng)保密檔案出現(xiàn)異常轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入或者被調(diào)閱時,系統(tǒng)會及時發(fā)出預(yù)警,這樣可以從源頭切斷信息泄露的渠道。

  (二)強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識

  在大部分人的認(rèn)知里,檔案管理工作價值不大,包括部分檔案管理人員也存在這種認(rèn)識,因此從內(nèi)心缺乏對檔案管理工作的重視,缺乏基本的保密意識。針對這一問題,檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)加強(qiáng)員工培訓(xùn),定期組織員工學(xué)習(xí)檔案管理工作的相關(guān)條例和規(guī)定,規(guī)范檔案管理人員的行為,強(qiáng)化其保密意識。

  (三)保障檔案資料的存儲安全

  一是建立硬件設(shè)施定期檢修機(jī)制。根據(jù)計算機(jī)等各項設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)定期進(jìn)行檢修,確保其性能良好,運(yùn)行正常,若發(fā)現(xiàn)故障要及時排除,避免因硬件設(shè)施損壞導(dǎo)致檔案資料丟失。二是采用新的存儲技術(shù)。目前云技術(shù)己經(jīng)相對成熟,并應(yīng)用于多個領(lǐng)域。對于檔案管理機(jī)構(gòu)而言,云存儲也是一種比較理想的存儲方式,既不占用物理空間,又對計算機(jī)硬件設(shè)施的要求不高,調(diào)閱也比較方便。鑒于數(shù)字化檔案存儲面臨的安全風(fēng)險,檔案管理機(jī)構(gòu)可以嘗試采用云存儲。目前國內(nèi)可以提供云服務(wù)的企業(yè)較多,整體費(fèi)用相對較低,并且能為檔案資料提供一層安全保護(hù),不失為一種比較理想的選擇。

  (四)強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)安全防護(hù)能力

  一是設(shè)置防火墻。防火墻是目前應(yīng)用比較普遍的安全防護(hù)技術(shù)之一,在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)置防火墻可以有效增強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)能力。防火墻可以過濾掉安全風(fēng)險,進(jìn)而防止子網(wǎng)主系統(tǒng)受到攻擊;可以禁止系統(tǒng)易受到攻擊的服務(wù)比如N F S離開或者進(jìn)入被防護(hù)的子網(wǎng);可以對系統(tǒng)實(shí)施訪問控制,禁止從外部訪問系統(tǒng);可以保留訪問系統(tǒng)的記錄,便于檔案管理人員從中發(fā)現(xiàn)異常訪問。Z:是加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)的核心思想就是通過變化數(shù)據(jù)信息的形式來對需要保護(hù)的信息進(jìn)行偽裝,從而使未授權(quán)者無法讀取其中的數(shù)據(jù)信息。檔案管理機(jī)構(gòu)針對一些保密檔案

  可以采用加密技術(shù),這樣不僅可以對數(shù)字化檔案起到保護(hù)作用,而且即便檔案資料被盜取,其中的數(shù)據(jù)信息也無法被讀取。三是入侵檢測技術(shù)。

  入侵檢測技術(shù)(Intrusion Detection Systems,IDS)簡單來講就是--種按照既定的安全策略監(jiān)測檢測系統(tǒng)運(yùn)行的技術(shù),從而盡可能地發(fā)現(xiàn)試圖攻擊系統(tǒng)的企圖、行為,從而確保檔案管理系統(tǒng)的安全性、完整性以及可用性15]。利用入侵檢測技術(shù)可以有效防范外部入侵,從而保護(hù)檔案信息的安全,防止信息泄露。四是權(quán)限設(shè)置。目前,數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的登錄訪問控制普遍采用的都是賬戶密碼登錄,這是系統(tǒng)的首道安全防護(hù)措施,但是密碼一旦泄露,即使非賬號持有者也能順利登入系統(tǒng)執(zhí)行相關(guān)操作。對此,可以嘗試采用動態(tài)口令驗證、指紋驗證以及人臉識別等技術(shù)提升登錄訪問控制的安全等級。此外,針對不同等級的系統(tǒng)賬戶持有者要設(shè)置不同的權(quán)限,比如初級賬號只能執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等操作,無法讀取檔案信息,無法修改檔案。高級賬號則賦予其更高的權(quán)限,可根據(jù)賬戶持有者的身份開啟相應(yīng)權(quán)限。

  綜上所述,數(shù)字化檔案帶來的便利無可否認(rèn),但是其屮存在的安全風(fēng)險也不容忽視,必須要建立完善的安全防護(hù)體系,采用多種技術(shù)手段保障檔案資料的安全,有效防范信息泄露。

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