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干部人事電子檔案軟件工作是組織人事部門工作中的重要組成部分,是做好干部管理工作的基本前提。隨著各行業(yè)計算機現(xiàn)代化管理水平的不斷提高,傳統(tǒng)的干部檔案工作管理模式逐漸顯露出一定的弊端,工作效率不高,原件易損等。
電子檔案軟件
傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能完全適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展以及干部隊伍發(fā)展的需要,迫切需要運用現(xiàn)代化的計算機手段實現(xiàn)安全、準確、快捷、高效的管理模式,干部檔案的電子化管理也是信息化社會發(fā)展的必然趨勢,是提高管理水平、工作效率、服務(wù)質(zhì)量的必然要求,是發(fā)揮干部檔案作用、深化檔案管理職能的必然選擇。能夠促進干部檔案管理工作的科學(xué)化,推進干部檔案管理部門工作的信息化,提高工作效率,健全管理體制,加快信息化建設(shè)的步伐。
一、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)
電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件和軟件兩個方面:
1.硬件系統(tǒng)的組成
一、服務(wù)器標準2U機架式高性能服務(wù)器。
處理器:1顆六核Intel Xeon E5-2620v3;芯片組:英特爾Intel C600,內(nèi)置UEFI固件;內(nèi)存:配置32GB,DDR4內(nèi)存,≥24個內(nèi)存插槽,最大支持內(nèi)存容量≥1536GB;硬盤:配置3塊1TSATA硬盤,支持SSD硬盤;RAID:獨立8通道高性能SAS,RAID卡,支持RAID0/1/5/6/10/50/60等RAID級別;網(wǎng)絡(luò):標配2個千兆網(wǎng)口,最多可集成高性能四個千兆網(wǎng)口,可選增加2個萬兆網(wǎng)口且不占用PCI-E插槽,支持網(wǎng)絡(luò)喚醒、網(wǎng)絡(luò)冗余、負載均衡等高級網(wǎng)絡(luò)特性。
二、高速掃描儀
饋紙式A4雙面高速掃描儀。參數(shù)要求:光學(xué)分辨率300dpi/600dpi;掃描速度:單面:65ppm(縱向),80ppm(橫向)
/雙面:130ipm(縱向),160ipm(橫向)。
三、平板掃描儀
零邊距,A3幅面,支持jpg、多頁tiff、多頁pdf格式。
四、備份設(shè)備
大容量移動硬盤(4T)。
五、打印機
用于檔案或文件等檔案及目錄的輸出。
六、刻錄機
用DVD盤備份數(shù)據(jù)。
七、臺式機或一體機一臺。
2.軟件系統(tǒng)的組成
一、數(shù)字化干部檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版
包括電子檔案采集子系統(tǒng)(標準檔案目錄轉(zhuǎn)換導(dǎo)入、管理、編輯、打印,檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)字化審核、檔案加密、掛接等);干部檔案日常業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)(檔案日常管理、分箱、檔案轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入,散材料收集管理、鑒別、轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入、銷毀、待處理、歸檔,檔案審核、日志管理、檔案查詢、統(tǒng)計,花名冊,用戶權(quán)限分配,檔案字典等);數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱子系統(tǒng)(基于B/S架構(gòu)的查借閱系統(tǒng),根據(jù)不同的分配權(quán)限進行電子檔案查閱,并記錄檔案被查閱的信息,便于日后查詢);遠程查閱及遠程查閱安全認證系統(tǒng)(電子圖像數(shù)字安全認證、圖像文件加密、安全傳輸加密認證等)。
曾經(jīng)奮斗過的地方
二、數(shù)字化干部檔案單機采集系統(tǒng)
包括標準檔案目錄轉(zhuǎn)換導(dǎo)入、管理、編輯、打??;檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)字化審核(瀏覽)、檔案加密、掛接、向上級組織部門數(shù)據(jù)報送等功能。
三、網(wǎng)絡(luò)拓撲結(jié)構(gòu)
檔案管理系統(tǒng)支持集中式、分布式部署和存儲,集中或分級管理模式。對于網(wǎng)絡(luò)條件比較好的部門,推薦使用集中式部署模式,即采用總部集中建設(shè)模式,基于部門內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),將檔案信息資源集中存放。通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)下屬分支機構(gòu)之間、總部與各下屬分機構(gòu)之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的Web查詢平臺和統(tǒng)一的權(quán)限管理,在任何分支機構(gòu)都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用,形成總部和下屬分支機構(gòu)之間的虛擬檔案信息中心。
死海
二、電子檔案管理系統(tǒng)功能模塊介紹
電子檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)干部檔案管理工作的一次創(chuàng)新,能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理,并可通過局域網(wǎng)絡(luò)、組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程,經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)批準、檔案管理人員的授權(quán),單位內(nèi)部閱檔人員可以在各自辦公室的計算機上查閱干部檔案,外來查檔單位可以在閱檔室進行登記后,通過計算機查閱電子檔案,也可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程閱檔。系統(tǒng)全面運行后,可以大大提高日常工作效率,提升干部檔案工作服務(wù)的水平和質(zhì)量,實現(xiàn)干部檔案由傳統(tǒng)管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。
1.系統(tǒng)總體規(guī)劃
“電子檔案管理系統(tǒng)”由信息采集部分、檔案管理部分、信息利用部分和安全控制部分?;A(chǔ)數(shù)據(jù)的來源可從“組織干部管理系統(tǒng)”中得到或通過紙制檔案的錄入、檔案材料的掃描、檔案目錄數(shù)據(jù)的導(dǎo)入等多種途徑進行數(shù)據(jù)收集。并可通過單位內(nèi)部辦公平臺完成檔案信息的批量采集、協(xié)同處理,構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息采集協(xié)同處理平臺。檔案管理部分包括:檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護功能。信息利用部分可完成檔案的統(tǒng)計、查詢、網(wǎng)上閱檔等功能。
2.數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)
檔案從檔案實體庫提卷后,首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃材料、平掃材料,然后進行數(shù)據(jù)采集。掃描采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理,校對檔案目錄、核對電子材料,完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核,確認無誤后,完成檔案裝訂還原,對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。
(1)檔案目錄整理
根據(jù)檔案材料選擇人員,并導(dǎo)入人員的檔案目錄;同時拆分檔案,區(qū)別出高速掃描材料和平板掃描材料。檢查每份材料的頁數(shù)與目錄中的頁碼是否一致,如不一致則修改目錄的頁碼,同時標記出高掃材料。其主要功能包括:人員選擇、人員查詢、導(dǎo)入目錄、目錄編輯、打印目錄等。
?。?)檔案數(shù)字化采集
對材料分別進行高速掃描和平板掃描,將掃描圖像添加到采集系統(tǒng)中,對圖像進行簡單的處理,如糾偏、裁剪、去污、掛接等。為了方便用戶及時處理散材料,系統(tǒng)提供了零散材料管理模塊,零散材料處理由收集和材料整理兩部分組成,材料收集是根據(jù)紙質(zhì)材料在系統(tǒng)中登記材料名稱,然后通過掃描儀等圖像處理設(shè)備材料電子化,對電子材料進行必要的處理后,完成掛接操作,然后再通過材料整理將材料進行歸檔。
?。?)檔案材料審核
檔案審核主要是審核材料的準確性,對材料進行調(diào)整和編輯。確保掃描的檔案材料的正確性、清晰度,在數(shù)據(jù)采集過程中,各環(huán)節(jié)相互配合,協(xié)同操作,流水線方式完成信息的采集、審核過程。
?。?)系統(tǒng)維護
主要是增加、刪除用戶、修改用戶口令、修改用戶角色,系統(tǒng)的日志管理,數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能。
3.電子檔案管理系統(tǒng)
電子檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理。系統(tǒng)由四大模塊組成:檔案業(yè)務(wù)管理、信息管理、系統(tǒng)維護、管理工具,其中檔案業(yè)務(wù)管理是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的核心,其功能模塊包括:案卷管理、材料管理、檔案審核和任前審核。
?。?)檔案案卷管理
案卷管理是檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理模塊,主要用于完成對整本檔案的管理工作,包括檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、分箱、查閱、借閱等功能。檔案轉(zhuǎn)入是接收外來單位轉(zhuǎn)來的干部人事檔案。首先由送檔人將“檔案”及“轉(zhuǎn)遞登記表”送交接收單位。接收單位管檔人員收到檔案,對照“轉(zhuǎn)遞登記表”,核對干部人事檔案,審核通過后,在“轉(zhuǎn)遞登記表”回執(zhí)上簽字蓋章,返回“回執(zhí)單”,將檔案按程序入庫存放。
檔案轉(zhuǎn)出業(yè)務(wù)主要完成干部人事檔案轉(zhuǎn)出移交業(yè)務(wù),系統(tǒng)對檔案轉(zhuǎn)出情況進行詳細登記。
檔案的利用,對于檔案的查閱、借閱,利用人填寫“查借閱檔案審批表”內(nèi)容,經(jīng)審批后,方可進行檔案的查借閱。借閱人員,需在借閱的20日之內(nèi)歸還檔案,到期未歸還系統(tǒng)自動提醒。
檔案的查詢、統(tǒng)計是對檔案利用的兩種方式。檔案查詢主要包括對干部人事檔案狀態(tài)的查詢,包含對在庫狀態(tài)查詢、接收未入庫狀態(tài)查詢、檔案分箱位置查詢;按單位進行分類查詢;對每個人檔案材料情況查詢;其它情況查詢。檔案統(tǒng)計主要包括干部人事檔案量的統(tǒng)計;干部人事檔案工作情況的統(tǒng)計;包括干部人事檔案材料收集、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)出等情況的統(tǒng)計;整理工作情況的統(tǒng)計;干部人事檔案提供利用情況的統(tǒng)計;干部人事檔案管理隊伍狀況的統(tǒng)計;其它情況統(tǒng)計。根據(jù)日常業(yè)務(wù)的需要,靈活建立統(tǒng)計方案,完成統(tǒng)計工作。
?。?)檔案材料管理
檔案材料管理主要完成對檔案目錄的編輯,材料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出以及紙質(zhì)材料數(shù)字化等操作。檔案材料的收集、鑒別、歸檔和材料整理是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。材料接收后鑒別檔案材料,檔案核對后區(qū)分可以入檔和不可入檔材料。可以入檔材料進行歸檔操作后,將材料歸入檔案,系統(tǒng)自動調(diào)整檔案目錄。不可以入檔材料,轉(zhuǎn)入“待處理”材料。
?。?)檔案審核
檔案審核業(yè)務(wù)模塊主要完成三項功能:任前審核、檔案審核、統(tǒng)計功能。任前審核是對擬任用人員情況的審核,可生成相關(guān)的擬任用表格,如果審核人員已被任用,系統(tǒng)將會在信息數(shù)據(jù)庫中增添此人員;檔案審核是對當(dāng)前所管檔案材料完整性,手續(xù)完備性情況的審核,系統(tǒng)可生成相應(yīng)的登記表格;統(tǒng)計功能完成審核中各項情況的統(tǒng)計包括檔案審核數(shù)量情況統(tǒng)計、檔案變化數(shù)量情況統(tǒng)計、檔案材料變化情況統(tǒng)計、缺少材料統(tǒng)計、提拔情況統(tǒng)計、未提拔情況統(tǒng)計等。
4.檔案網(wǎng)上閱檔系統(tǒng)
通過網(wǎng)上審批授權(quán)檔案查閱申請,實現(xiàn)在網(wǎng)上對檔案的查閱功能以系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ),采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu),在系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在進行安全方面考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式,完成閱檔授權(quán);閱檔過程進行詳細的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式,使系統(tǒng)運行更加安全可靠。
5.備份系統(tǒng)
為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全,提供計劃備份和手動備份功能。備份的內(nèi)容包括檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)備份由管檔人員執(zhí)行,可以定義一個星期備份一次或隨時手動備份。備份數(shù)據(jù)可采用移動硬盤、刻錄機等存儲保存。
6.系統(tǒng)還原
系統(tǒng)還原與系統(tǒng)備份相對應(yīng),當(dāng)出現(xiàn)硬件損壞、感染病毒、誤操作等損壞數(shù)據(jù)情況時,可還原最近的備份文件來恢復(fù)檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)。
電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用是對檔案管理的新的有益嘗試。它結(jié)合先進的開發(fā)技術(shù)及設(shè)計思想,根據(jù)工作的實際需求,構(gòu)建安全靈活的數(shù)字化檔案管理平臺,并可完成對檔案的網(wǎng)上查詢,是檔案管理的新思路、是創(chuàng)新之處。近年來,干部選拔任用工作推行一系列重大改革舉措,干部考察的方式方法有了很大改進,但要全面地、歷史地考察和了解干部,查閱干部檔案始終是一條重要途徑。通過電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用,在選拔任用干部工作中也將發(fā)揮重要的積極作用。將會使各級檔案管理部門的信息化水平得到進一步提高。
電子檔案管理系統(tǒng),是檔案工作中的一個新課題,是檔案工作開發(fā)和利用的新契機。電子檔案管理的運用在現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動強度,而且極大地提高了工作效率,隨著“以信息化培育新動能,用新動能推動新發(fā)展,以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌”的現(xiàn)代化進程的不斷推進,電子檔案管理系統(tǒng)的不斷完善,電子檔案管理系統(tǒng)必將備受重視,電子檔案管理的步伐必將越來越快、覆蓋面越來越廣,為自身發(fā)展和社會進步做出更大的貢獻。