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電子檔案軟件(檔案軟件的作用)

時(shí)間:2022-09-16 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  中博奧綜合電子檔案軟件上線,根據(jù)場景需求,快速集成多種應(yīng)用功能。在這一策略指引下,中博奧越來越“卷”,在不斷深化各項(xiàng)檔案管理功能的同時(shí),也集成了靈活便捷的自動化辦公功能,可以說“卷”成了一個(gè)檔案管理功能十分強(qiáng)大的綜合知識管理系統(tǒng)。

電子檔案軟件

  01、功能強(qiáng)大的檔案管理應(yīng)用

  中博奧面對傳統(tǒng)檔案收集難、管理難、整理難、利用難等問題,以國家法律法規(guī)為依據(jù),圍繞檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理為用戶提供了一套敏捷、高效的檔案管理應(yīng)用體系。

  比如,在檔案收集方面,中博奧支持web端、手機(jī)端、微信小程序等不同平臺登錄,同時(shí)打通了與OA、企業(yè)微信、釘釘、云之家、ERP等第三方系統(tǒng)接口,用戶可以方便地從不同渠道獲取檔案、用不同的設(shè)備實(shí)時(shí)上傳、存儲檔案,從而實(shí)現(xiàn)檔案的100%歸集。

  在檔案檢索方面,中博奧提供多種檢索方式,精準(zhǔn)定位,用戶輸入關(guān)鍵詞,即可快速搜查所需檔案。為方便檔案利用,中博奧將檔案管理與流程結(jié)合起來,完成一系列的業(yè)務(wù)協(xié)作。

  02、靈活便捷的自動化辦公管理

  在線交流、短信平臺、論壇中心、咨詢臺、微博、考勤管理、工作日志,這些以往只能在自動化辦公工具上看到的功能應(yīng)用,在中博奧系統(tǒng)上也可以擁有,對于用戶來說,可謂是我只是買了一套檔案管理軟件,你卻送了我一套自動化辦公工具。

  在在線交流方面,中博奧應(yīng)用組織虛擬化技術(shù),將物理世界中的組織架構(gòu)與職能權(quán)限搬到了線上,用戶通過在線交流窗口,可實(shí)時(shí)與企業(yè)內(nèi)外人員進(jìn)行信息交流與檔案安全借閱與共享。

  利用短信平臺,用戶可以輕松給企業(yè)內(nèi)外部人員發(fā)送工作消息;在論壇中心、微博、咨詢臺等內(nèi)部社區(qū),用戶可以個(gè)性化展現(xiàn)自我、創(chuàng)造性交流互動;考勤管理、工作日志兩個(gè)功能應(yīng)用,讓企業(yè)管理更便捷。

  03、在all-in-one基礎(chǔ)上進(jìn)行軟件定制

  目前,在中博奧最新版本中,你可以看到負(fù)責(zé)不同應(yīng)用的各種磁貼模塊。

  比如用于檔案管理的人力資源管理、檔案庫房、流程模板管理、項(xiàng)目管理、物品管理、銷售管理、環(huán)境監(jiān)測、資產(chǎn)管理、搜索平臺、證照管理、借用申請等。

  用于自動化辦公的待辦事宜、在線交流、咨詢臺、我的組織、論壇中心、短信平臺、新聞、微博、時(shí)間管理、借閱與歸還、最新公告、我的信息保管箱。

  用于知識管理的文件資料管理、技術(shù)知識庫、綜合知識管理、視頻庫、圖片庫、第三方數(shù)據(jù)導(dǎo)入、知識地圖等。

  在這些模塊當(dāng)中,筆者特別想跟您提一下綜合知識管理模塊。綜合知識管理模塊,可以說,是中博奧系統(tǒng)最為全面的知識管理應(yīng)用模塊,其它如文件管理、檔案管理、圖書管理、證照管理等等,都可看作是它的一個(gè)應(yīng)用分支。

  點(diǎn)擊綜合知識管理磁貼,即進(jìn)入綜合知識管理模塊主界面。界面當(dāng)中的豐富應(yīng)用,可以滿足多種多樣的知識管理、自動化辦公需求。

  當(dāng)然,這些模塊中博奧都有,但并不是每一個(gè)企業(yè)都需要用到如此多的模塊應(yīng)用,所以在all-in-one產(chǎn)品體系的基礎(chǔ)上,我們也提供定制化配置,以便為用戶提供高性價(jià)比軟件系統(tǒng)。

  比如,中博奧針對某一建設(shè)投資集團(tuán)的需求,就專門搭建了集領(lǐng)導(dǎo)行程、溝通與協(xié)作、時(shí)間管理、搜索平臺、視頻庫、物品管理、資產(chǎn)管理、證照管理、辦公管理、檔案管理、項(xiàng)目管理、通知公告于一體的系統(tǒng)應(yīng)用。

  中博奧始終以為,雖然檔案管理、知識管理的基本邏輯是一樣的,但不同的企業(yè)在使用場景和使用體驗(yàn)需求上會有所不同,只有深度結(jié)合這些針對性的需求,才能創(chuàng)造性地為用戶提供價(jià)值。

  在All-in-one與定制化模式指引下,推出的全新版本檔案管理系統(tǒng)及其針對性的解決方案,得到了用戶的一致好評。未來,我們也將持續(xù)對行業(yè)性、場景化檔案管理應(yīng)用進(jìn)行深入研究與落地,期待與您的相遇。

  檔案軟件的作用

  1、提高工作效率。檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明,逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式,不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容,完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。

  一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息,可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改,省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié),節(jié)省了時(shí)間和資源;如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息,可直接插入補(bǔ)充,簡單易行,省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤,使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù),直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索,一搜即可,不再需要查找翻閱等,極大地提高了工作效率。

  檔案相關(guān)文件輸出時(shí)也采用了統(tǒng)一的電子格式,兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng),方便打印和傳閱。在上報(bào)歸檔信息工作方面,可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級管理部門,節(jié)省了人力和時(shí)間。

  2、能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息。應(yīng)用一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個(gè)文件的編輯,還需要另附檔案的掃描文件,這樣既浪費(fèi)時(shí)間,也浪費(fèi)資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件,可以在對檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后,添加此檔案的掃描電子圖片,這樣就做到了一點(diǎn)開目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片,方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。

  檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯,這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找,使用者可以更好地對事件的來龍去脈進(jìn)行了解,使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

  同時(shí),檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能,方便快捷,此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等。

  3、更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能。一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼,極容易造成泄密,而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作,可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等,這樣就起到保密的效果。

  在查檔人進(jìn)行查檔時(shí),系統(tǒng)可自行記錄,形成查詢?nèi)罩?,對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì),以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖,這樣便可以鎖、機(jī)分離,即使別人打開了檔案管理人員的電腦,也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。

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