檔案數(shù)字化外包服務工作的開展有利于保護紙質(zhì)檔案，提高檔案的查閱、利用效率，讓人民群眾及時準確的獲取所需信息，為社會、政府提供有價值的建議、參考?，F(xiàn)階段開展的檔案數(shù)字化工作主要還是依賴于檔案外包服務公司，制定行之有效的管理制度，有利于數(shù)字化工作的正常開展，有利于檔案信息安全的保護。按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）、《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T 68.1—2020）等標準規(guī)范進行操作，本文簡單談談檔案數(shù)字化加工的管理制度。

　　檔案數(shù)字化外包服務

　　一、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）第五章管理制度

　　1、應制定科學化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實體管理等方面的制度。

　?。?）崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業(yè)務流程規(guī)范、考核標準、獎懲辦法等；

　?。?）人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規(guī)范；

　?。?）場地管理制度主要對人員出入和工作場地內(nèi)基礎設施、環(huán)境、網(wǎng)絡、監(jiān)控設施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進行規(guī)范；

　?。?）設備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設備的管理進行規(guī)范；

　?。?）數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進行規(guī)范；

　?。?）檔案實體管理制度主要對檔案實體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規(guī)范。

　　二、《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T 68.1—2020）第四章發(fā)包方工作規(guī)范、第五章承包方工作規(guī)范

　　1、發(fā)包方工作規(guī)范-檔案數(shù)字化過程管理

　　（1）發(fā)包方應對承包方的檔案數(shù)字化加工進行全過程、全方位的管控。

　?。?）發(fā)包方應要求承包方將直接參與本項目檔案數(shù)字化加工過程的員工名單向發(fā)包方備案。

　?。?）發(fā)包方應對擬數(shù)字化的檔案進行敏感性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理,檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要地記錄或標記。

　?。?）發(fā)包方應按照工作計劃分批調(diào)檔出庫,并根據(jù)工作完成情況分批接收歸庫。調(diào)檔出庫與接收歸庫時,發(fā)包方應與承包方辦理檔案交接手續(xù),填寫檔案交接單一式兩份。

　?。?）對正在進行數(shù)字化加工的檔案,發(fā)包方應該(或要求承包方)安排專人保管,每天入庫(柜),不得在工位上留存過夜。對于數(shù)字化加工完畢的檔案,發(fā)包方應及時與承包方辦理交接手續(xù),接收入庫保存。對于離庫超過1個月或有蟲霉隱患的檔案,應進行消毒殺蟲處理。

　　（6）發(fā)包方應禁止承包方工作人員擅自進入檔案庫房。

　　（7）發(fā)包方應要求承包方按照DA/T31的規(guī)定制作工作流程單,對檔案數(shù)字化加工各個環(huán)節(jié)的工作情況進行記錄。工作流程單應與檔案實體同步流轉。

　?。?）發(fā)包方應對檔案數(shù)字化加工過程中使用的計算機硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等各種存儲介質(zhì)進行安全檢查并登記造冊、統(tǒng)一保管,嚴禁承包方擅自處理。

　?。?）發(fā)生(可能導致)檔案被損毀、丟失或信息泄露的重大事件后,發(fā)包方應及時向有關部門報告,并采取補救措施。

　　2、承包方工作規(guī)范

　　（1）人員管理

　?、俪邪綉ＷC參與檔案數(shù)字化外包服務的工作人員,已根據(jù)國家勞動法律法規(guī)與公司簽訂書面勞動合同;并要求員工簽訂保密承諾書。

　?、诔邪綉鶕?jù)項目需要,配備具有相應知識水平和業(yè)務技能的項目經(jīng)理和員工,并保證項目團隊成員具有一定的穩(wěn)定性。

　?、鄢邪綉獙椖拷M成員進行不少于5天的操作培訓,相關成員經(jīng)考核合格后方可正式上崗。

　?、艹邪綉窗l(fā)包方要求規(guī)范駐場人員的行為和著裝。

　　（2）設備管理

　?、贆n案數(shù)字化加工所需的計算機各種硬件設備、軟件系統(tǒng)和檔案裝具等,應符合國家相關法律法規(guī)和標準的要求。其中,軟件系統(tǒng)應為正版軟件,數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡監(jiān)控軟硬件須通過國家安全認證。

　?、诔匾挠嬎銠C操作系統(tǒng)、殺毒軟件、檔案數(shù)字化加工軟件、數(shù)據(jù)庫軟件和第三方安全管理軟件外,禁止安裝其他無關軟件。

　　③檔案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設備,必須采用技術手段或物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口,如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等,封閉的裝置或端口要定期進行檢查。

　?、軝n案數(shù)字化加工網(wǎng)絡要與其他網(wǎng)絡物理隔離,禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備。

　?、輽n案數(shù)字化加工網(wǎng)絡及信息管理軟件應建立身份鑒別、訪問權限設置等安全保密措施,根據(jù)員工類型及崗位職責賦予相應的訪問權限。

　?、迿n案數(shù)字化加工網(wǎng)絡環(huán)境中應配備具有權限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的安全保護系統(tǒng),準確記錄授權用戶的訪問行為、設備接入和檔案數(shù)字化成果流向等信息。

　?、哂糜跈n案數(shù)字化加工的設備、存儲介質(zhì)嚴禁與其他設備、存儲介質(zhì)交叉使用,非數(shù)字化加工專用的設備、存儲介質(zhì)嚴禁帶入數(shù)字化加工場所。

　?、鄼n案數(shù)字化加工設備和存儲介質(zhì)不得擅自送外維修,必須送外維修的應經(jīng)發(fā)包方同意,并由發(fā)包方工作人員現(xiàn)場監(jiān)督。

　?。?）現(xiàn)場管理

　?、俜枪ぷ魅藛T未經(jīng)允許不得進入檔案數(shù)字化加工場所。工作人員完成作業(yè)之后,不得在檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)停留。

　?、跈n案數(shù)字化加工場所應設有儲物箱柜,供工作人員和訪客存放物品,并與工作區(qū)相隔離。嚴禁將水杯等私人物品以及照相機、攝像機、手機、電腦、移動存儲介質(zhì)等電子設備帶入工作區(qū)域。

　?、蹤n案數(shù)字化加工場所內(nèi)嚴禁存放除檔案和必備的工具器材設備之外的任何易燃易爆危險品。

　?、車澜麑⒒鸩瘛⒋蚧饳C、飲料、食品、動物等帶入檔案數(shù)字化加工場所。

　?、輽n案數(shù)字化加工場所內(nèi)作業(yè)完畢后,除必須開啟的監(jiān)控、報警、消防等電源外,包括照明在內(nèi)的其他電源必須關閉。

　?、蕹邪綉F(xiàn)場上下班物品清點值班制度,嚴禁任何人員擅自將檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。下班后,移動存儲設備應存放于專柜、上鎖,指定專人負責保管。

　　（4）訪客管理

　?、侔l(fā)包方、承包方因業(yè)務需要,邀請或接受非工作人員進入檔案數(shù)字化加工場所時,應征得發(fā)包方的同意,并對訪客的身份、來訪事由進行審核和登記。

　?、诒匾獣r,訪客在進入檔案數(shù)字化加工場所前應簽訂保密承諾書,承諾不泄露在參觀過程中可能接觸的任何檔案信息。

　?、墼L客不得將手機、電腦、照相機、錄像機等具有拍照、錄音、錄像功能的設備帶入檔案數(shù)字化加工場所。

　?、茉L客進入檔案數(shù)字化加工場所,應佩戴發(fā)放的標明訪客身份的胸牌,并由發(fā)包方或承包方工作人員全程陪同。

　?、菰L客應遵守檔案數(shù)字化加工場所管理規(guī)定,在指定區(qū)域內(nèi)進行參觀,不得隨意走動,不得觸碰物品。

　?。?）流程與作業(yè)管理

　　①承包方應按照DA/T31的規(guī)定設計檔案數(shù)字化流程,主要包括:檔案出庫、數(shù)字化前處理、檔案掃描、圖像/音視頻處理、數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交、檔案入庫等。每一環(huán)節(jié)均應填表記錄。

　?、诔邪綉乐构ぷ魅藛T在檔案數(shù)字化過程中,尤其是對檔案進行拆卷、預整理、復卷等過程中損壞檔案載體,篡改檔案內(nèi)容。

　　③承包方應根據(jù)檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進行數(shù)字化,防止因不當掃描儀器和方法損害檔案。

　　④檔案數(shù)字化加工的具體操作方法和質(zhì)量要求應符合DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62的相關規(guī)定。

　　（6）成果管理

　?、賹τ谏形匆平话l(fā)包方的檔案數(shù)字化成果,承包方應做好備份管理,以免數(shù)據(jù)丟失。

　?、诔邪綉獙⒔?jīng)數(shù)據(jù)檢驗的檔案數(shù)字化成果,包括檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等,以及使用的各種存儲介質(zhì),及時移交發(fā)包方,并履行書面交接手續(xù)。

　?、鄢邪綉獙⒏鞣N工作人員名單、訪客名單、保密承諾書、檔案交接單、工作流程單、項目驗收報告,以及工作過程中形成的其他記錄歸檔保存兩份,其中一份提交發(fā)包方。

　　三、數(shù)字化管理制度相關示例

　　第一章工作人員管理制度

　　第一條為了營造和諧、健康、文明、積極的工作環(huán)境，加強檔案保密安全管理，特制定本制度。

　　第二條從事檔案數(shù)字化的工作人員必須按規(guī)定完成安全保密教育，簽訂保密承諾書，經(jīng)備案登記后方可進入工作現(xiàn)場。

　　第三條工作人員須遵守相應的考勤、考核、安全保密管理等規(guī)章制度。

　　第四條工作人員須遵守現(xiàn)場管理制度，禁止攜帶手機、相機、包等私人物品進入工作場所。

　　第五條工作時間內(nèi)禁止飲水、就餐、睡覺、串崗、上網(wǎng)、聽音樂等影響工作或與工作無關的行為。

　　第六條工作人員須嚴格按照工作流程及標準從事各項工作，不得擅自修改作業(yè)標準。

　　第七條工作時間應統(tǒng)一著工作服或懸掛工牌上班，不濃妝艷抺，樸素大方，端莊得體。

　　第八條工作現(xiàn)場檔案及辦公用品擺放整齊，水杯放在公共飲水區(qū)（數(shù)字化加工現(xiàn)場室外）。

　　第九條工作人員應遵守有關工作設備的安全操作規(guī)則，非工作職責范圍，不得擅自使用其他設備。

　　第十條未經(jīng)許可，不得隨意到其他部門，不準非上班時間到辦公區(qū)，不準把非工作人員帶入辦公區(qū)。

　　第十一條經(jīng)批準調(diào)換工作崗位的員工，須將工作交接完畢后方可離開原工作崗位。

　　第二章數(shù)字化工作檔案調(diào)還卷管理制度

　　第十二條安排專人負責檔案調(diào)還卷工作，妥善保管檔案實體。

　　第十三條嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度。

　　第十四條每次長假前對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條。

　　第十五條注意愛護和保管好檔案，加強在檔案調(diào)出、歸還和工作流程中的清點核對。

　　第十六條下班后不允許桌面存有散放檔案，未經(jīng)允許不得私自將檔案帶出工作間。

　　第十七條工作過程中不得損壞檔案，不得抄閱、更改檔案內(nèi)容，不得泄露檔案信息，不得丟失檔案及檔案信息。

　　第十八條檔案借、還要按規(guī)定辦理登記手續(xù)，并當面認真進行清點。

　　第十九條借出的檔案資料，要認真辦理交接手續(xù)。交接雙方要根據(jù)移交目錄仔細清點核實，填寫檔案交接文據(jù)兩份，交接雙方各執(zhí)一份。

　　第二十條調(diào)閱和歸還檔案資料，交接雙方要根據(jù)調(diào)卷單當面進行清點，辦理調(diào)還卷手續(xù)。

　　第三章數(shù)字化工作數(shù)據(jù)管理制度

　　第二十一條檔案保密工作領導小組統(tǒng)一領導安全保密管理工作，處理緊急突發(fā)事件。

　　第二十二條數(shù)據(jù)庫管理員每日對系統(tǒng)數(shù)據(jù)作更新備份，每月對系統(tǒng)數(shù)據(jù)作完全備份。

　　第二十三條磁盤、光盤等存儲介質(zhì)由專人負責保管，放置在專用存儲柜內(nèi)。

　　第二十四條對需長期保存的備份數(shù)據(jù)定期進行檢查并轉儲。

　　第二十五條定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化原文進行備份，推薦使用硬盤或光盤（檔案級光盤）備份。

　　第二十六條數(shù)字化工作人員應嚴格按照計算機系統(tǒng)操作規(guī)程對數(shù)據(jù)進行存儲、備份。

　　第二十七條不得越權隨意刪除、修改檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)。

　　第二十八條服務器的數(shù)據(jù)備份由計算機系統(tǒng)管理部門負責定期檢查。

　　第二十九條為防止病毒造成嚴重后果，對外來存儲設備、軟件要嚴格管理，原則上不允許外來存儲設備、軟件在內(nèi)部局域網(wǎng)計算機上使用。確因工作需要使用的，須進行殺毒處理，確認無病毒感染后，方可使用。

　　第三十條不得擅自將參與數(shù)字化工作使用的計算機及移動存儲介質(zhì)、復印機等設備交由外部人員維修；不得將未經(jīng)專業(yè)銷密的文件、資料、辦公自動化設備等涉密載體出售、贈送、丟棄。

　　第四章數(shù)字化設備使用規(guī)定

　　第三十一條設備使用堅持“安全第一，預防為主”的原則。操作人員必須愛護設備，熟練掌握設備使用性能、操作要求、不違規(guī)操作。

　　第三十二條設備損壞必須立即報告，查明原因及時報修，不允許設備帶病使用。非維修需要，不得拆卸設備，杜絕人為損壞。

　　第三十三條數(shù)字化外包公司應加強對工作現(xiàn)場的計算機、掃描儀、打印機、數(shù)據(jù)存儲設備的管理。

　　第三十四條計算機上光驅(qū)、藍牙、紅外線和USB接口（除了必要的設備外）須鎖死或屏蔽。

　　第三十五條服務器專人使用，未經(jīng)允許不得使用。

　　第三十六條計算機采用安全性高的屏敝網(wǎng)線及水晶頭，所有設備外殼均接地線確保安全。

　　第三十七條操作人員應做好設備使用前的安全檢查，發(fā)現(xiàn)設備有故障或異?，F(xiàn)象時應停止使用，及時報修。數(shù)字化公司要加強電力線路、電器電源的檢查，防止線路老化或受潮引起安全事故。

　　第三十八條每天下班前操作人員應確認數(shù)據(jù)保存完畢后依順序關閉設備電源及數(shù)字化現(xiàn)場總電源。

　　第三十九條數(shù)字化現(xiàn)場嚴禁使用電爐、熱得快等電器，嚴禁帶入蠟燭、打火機等易燃易爆品。

　　第四十條經(jīng)常進行設備維護保養(yǎng)工作，保持設備清潔、運行狀況良好,設備報廢應報請相關部門批準后及時登記造冊、注銷或更換補充。

　　第五章檔案數(shù)字化監(jiān)理制度

　　第四十一條項目金額較大的檔案數(shù)字化項目，需要由專業(yè)檔案數(shù)字化監(jiān)理公司對項目進行監(jiān)理。

　　第四十二條監(jiān)理項目組由總監(jiān)理工程師和監(jiān)理工程師組成。

　　第四十三條檔案數(shù)字化項目開展的全過程，總監(jiān)理工程師必須全程在場，無特殊原因不得離開項目現(xiàn)場。

　　第四十四條所有監(jiān)理人員須具有豐富的檔案數(shù)字化經(jīng)驗、有良好職業(yè)道德，同時遵守《檔案數(shù)字化工作人員管理制度》。

　　第四十五條檔案數(shù)字化監(jiān)理工作主要內(nèi)容：

　　1.紙質(zhì)檔案監(jiān)理，包括收集、整理、規(guī)范、復原情況。

　　2.目錄數(shù)據(jù)監(jiān)理，包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。

　　3.元數(shù)據(jù)監(jiān)理，包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　4.數(shù)字圖像監(jiān)理，包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質(zhì)量、圖像壓縮情況等。

　　5.數(shù)據(jù)掛接監(jiān)理，包括目錄數(shù)據(jù)與其對應的數(shù)字圖像的掛接的準確性等。

　　6.存儲載體監(jiān)理，包括載體的可用性、有無病毒等。

　　7.工作現(xiàn)場監(jiān)理，包括數(shù)字化實施人員、項目現(xiàn)場檔案實體安全、加工設備安全、加工數(shù)據(jù)安全、項目現(xiàn)場施工日志、項目現(xiàn)場監(jiān)理日志等。

　　第四十六條檔案數(shù)字化監(jiān)理標準：

　　要求檔案整理符合相關規(guī)范要求，紙質(zhì)檔案復原率達到100%，能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗，抽檢比率不得低于90%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應的準確性，抽檢合格率應為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應不低于95%。

　　第六章數(shù)字化工作現(xiàn)場管理制度

　　第四十七條全體工作人員必須嚴格按照《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)進行檔案數(shù)字化相關工作，嚴守工作秘密，嚴防泄密、失密。

　　第四十八條項目參與成員須簽訂安全保密協(xié)議，身份信息登記備案后方能上崗工作。

　　第四十九條進入辦公場所的工作人員嚴禁攜帶手機、相機、攝像機等個人信息設備和其他與工作無關的私人物品，未經(jīng)許可嚴禁將場所內(nèi)的任何物品帶離場所。

　　第五十條工作人員進入場所須著統(tǒng)一工作服上班，上班時不得隨意串崗，不得將非項目工作人員帶入辦公區(qū)域。

　　第五十一條設置檔案前處理區(qū)、數(shù)據(jù)著錄區(qū)、圖像掃描區(qū)、圖像處理區(qū)、檔案裝訂區(qū)等功能區(qū)域，做到標志明顯，規(guī)范有序。

　　第五十二條工作人員應妥善保管檔案，未經(jīng)允許不得將檔案帶出工作間，不得隨意廢棄、損毀、涂改檔案；廢棄的打印目錄、備考表、卷皮等需要集中銷毀處理。

　　第五十三條不同工作崗位的人員不得相互談論、打聽工作情況，不得閱讀、討論檔案內(nèi)容及相關情況。

　　第五十四條注意安全操作，做好上班前、下班后的安全防范檢查，下班后個人使用的設備要關機斷電。

　　第五十五條值班人員下班后要逐項檢查是否關機、關燈、關窗、鎖門等關鍵部位的安全，確保實體檔案、數(shù)字化信息、檔案庫房、加工現(xiàn)場及各種設備的安全。

　　第五十六條禁止在工作場所吸煙，保持工作場所的整潔。

　　第五十七條做好辦公場所的防盜、防火、防塵、防潮、防鼠等工作，安排專人值班檢查。

　　第七章數(shù)字化加工保密管理制度

　　第五十八條嚴守國家秘密，不得以任何方式向外界散布、泄露項目涉及到的檔案秘密。

　　第五十九條不得過問非本人工作職責內(nèi)的項目涉及到的秘密。

　　第六十條嚴格遵守文件資料的登記和保密制度，涉密檔案不參與外包公司的檔案數(shù)字化項目。

　　第六十一條在公共場所、私人信件、家庭子女及親友相互交流時，不得談論、交接工作的文檔資料內(nèi)容或信息。

　　第六十二條嚴格遵守涉密文件、資料、檔案的借用管理制度。

　　第六十三條涉密文件、資料和檔案不準私自翻閱、復印、摘錄和外傳，不準用普通電話、明碼電報、平件傳達涉密事項。

　　第六十四條所有數(shù)字化加工的工作人員均必須確保歸檔文檔材料的完整性，不得出現(xiàn)遺失、損壞；不得以任何方式復制、摘抄、攝錄文檔資料中的任何內(nèi)容，不得以任何形式向外界傳播、公開任何內(nèi)容。