文件檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。單套（單軌）并不意味著電子文件取代紙質(zhì)文件，而是說要尊重文件的原始生成狀態(tài)，即以數(shù)字方式生成的文件檔案就按照數(shù)字方式進(jìn)行管理，以紙質(zhì)形式生成的文件檔案就按照紙質(zhì)方式進(jìn)行管理。

　　為什么要進(jìn)行“文件檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型”？

　　關(guān)于“為什么”的問題，給大家推薦的論文是《電子文件歸檔管理模式探究》（作者是管先海、何思源、武夢(mèng)雅，發(fā)表于《檔案管理》2017年第6期）。這篇文章詳細(xì)梳理了電子文件歸檔從雙套到單套的歷程及其背后的深層次原因，可供參考。歸納起來，進(jìn)行文件檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的原因主要有以下幾點(diǎn)：

　　首先是雙套制的固有局限性使其在數(shù)字化浪潮中舉步維艱。雙套制意味著同一份文件在歸檔時(shí)需要有紙質(zhì)（或縮微）和電子兩個(gè)版本，這會(huì)消耗更多的紙張、裝具以及庫(kù)房空間，造成物質(zhì)資源的浪費(fèi)；

　　同時(shí)由于兩套檔案都需要進(jìn)行整理、歸檔、保存等，而且還要注意“紙電一致”的問題，這會(huì)造成檔案工作者將大量時(shí)間用于重復(fù)性的工作。例如，京東每年產(chǎn)生電子發(fā)票近20億張，若全部打印，需要2萬員工支撐。

　　可以看出，電子文件雙套歸檔給組織機(jī)構(gòu)帶來了巨大的資源浪費(fèi)以及管理成本增加等問題。而且電子文件的類型多樣，文本和圖像可以打印輸出，或制成縮微膠片，但音頻、視頻、網(wǎng)頁、社交媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)等類型的文件根本無法進(jìn)行雙套歸檔，豐富的背景信息也會(huì)在制作硬拷貝的過程中丟失。

　　此外，雙套制也會(huì)強(qiáng)化人們對(duì)紙質(zhì)文件的依賴性，更加不信任電子文件，甚至認(rèn)為即便電子文件保管狀況不佳或出了問題也不要緊，還有紙質(zhì)文件作為保障，這會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案領(lǐng)域的信息化進(jìn)程。

　　其次是文件檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型已成為國(guó)際共識(shí)和時(shí)代趨勢(shì)。2012年8月24日，美國(guó)管理和預(yù)算辦公室（OMB）、國(guó)家文件與檔案管理署（NARA）聯(lián)合發(fā)布《政府文件管理指令》，規(guī)定2019年12月31日前，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)所有永久電子文件將以電子方式進(jìn)行管理，以便最終以電子格式向NARA進(jìn)行移交；2016年12月31日前，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)必須以電子格式管理所有電子郵件文件。2019年6月28日，OMB和NARA對(duì)該政策進(jìn)行了更新，規(guī)定2022年12月31日前，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)所有永久電子文件要最大限度地以電子格式進(jìn)行管理，以便最終以電子格式（將其與元數(shù)據(jù)一起）向NARA進(jìn)行移交；2022年12月31日前，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)所有定期文件（即非永久文件）要最大限度地以電子格式進(jìn)行管理。

　　通過對(duì)比，可以發(fā)現(xiàn)美國(guó)的政策有兩點(diǎn)變化，一是實(shí)現(xiàn)從永久文件到所有文件的擴(kuò)展，二是強(qiáng)調(diào)了元數(shù)據(jù)的移交。同時(shí)，英國(guó)、澳大利亞、新西蘭等國(guó)明確提出“數(shù)字連續(xù)性”的概念。澳大利亞“數(shù)字連續(xù)性2020”政策中的第二條原則就是“以數(shù)字方式管理信息”，要求聯(lián)邦機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的全數(shù)字化，以及業(yè)務(wù)活動(dòng)信息應(yīng)以數(shù)字形式生成并以數(shù)字形式管理。此外，加拿大、芬蘭、日本、韓國(guó)也都頒布政策積極推進(jìn)文件檔案管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型。相關(guān)政策可參考《走向單軌制電子文件管理》（作者是馮惠玲，發(fā)表于《檔案學(xué)研究》2019年第1期），更多詳細(xì)信息可關(guān)注各國(guó)國(guó)家檔案館的官網(wǎng)。

　　最后是前端業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然要求。如前所述，文件檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型是整個(gè)社會(huì)數(shù)字轉(zhuǎn)型的有機(jī)組成部分。我們可以將文件從形成到銷毀或永久保存的全生命周期理解為一條公路，前端業(yè)務(wù)信息都以數(shù)字方式流轉(zhuǎn)，暢通無阻，快到終點(diǎn)時(shí)，突然發(fā)現(xiàn)此路不通，無奈又繞回去，再以紙質(zhì)方式來一遍。

　　在2018年召開的第九屆中國(guó)電子文件管理論壇上，中國(guó)人民大學(xué)法學(xué)院劉品新教授曾表達(dá)過，“不是我們法律界不認(rèn)電子文件，而是檔案部門不認(rèn)”。整個(gè)社會(huì)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，前端業(yè)務(wù)活動(dòng)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型必然會(huì)推動(dòng)單軌、單套的落實(shí)，行政審批文件、發(fā)票、稅單、證照等文件的全流程電子化都是在前端業(yè)務(wù)活動(dòng)的推動(dòng)下實(shí)現(xiàn)的。

　　綜上所述，文件檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型是在檔案工作者意識(shí)到雙軌制固有局限性的基礎(chǔ)上，由前端業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推力和國(guó)際文件檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型趨勢(shì)的拉力共同作用的結(jié)果。