本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中，具有長期保存價(jià)值的電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理辦法，本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等辦公自動(dòng)化過程中產(chǎn)生的電子文件及電子檔案的管理。其他種類的電子文件的管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。

　　電子檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為了加強(qiáng)企業(yè)的電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和科學(xué)利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定適用于企業(yè)各部門、分公司、各單位。

　　第三條基本術(shù)語解釋

　?。ㄒ唬╇娮游募菏侵竼T工在日常工作中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)出來，通過編碼和解碼來輸入和輸出，也稱數(shù)字式文件。

　　（二）電子檔案：是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值的歸檔電子文件。

　　（三）電子文件的物理歸檔：指經(jīng)過歸檔處理的電子文件保存到磁盤或光盤等載體上實(shí)行脫機(jī)保管的過程。

　?。ㄋ模╇娮游募倪壿嫐w檔：將電子文件的物理地址存放于檔案管理部門控制的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，使該電子文件能供檔案部門有效利用和處理的過程。

　　第二章管理體制和職責(zé)

　　第四條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，各單位要明確電子文件歸檔管理的分管領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決實(shí)際問題。檔案管理部門要建立相應(yīng)的工作制度和工作網(wǎng)絡(luò)，做好電子文件歸檔的管理工作。

　　第五條各單位從電子文件產(chǎn)生時(shí)就要有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，對(duì)其實(shí)施超前管理，以確保電子文件的真實(shí)性、安全性和完整性。

　　第六條在電子文件的管理過程中應(yīng)明確職責(zé)，責(zé)任到人。電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理等工作，一般由承辦（業(yè)務(wù)）部門負(fù)責(zé)；電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)和保管、開發(fā)利用等工作，通常由檔案管理部門負(fù)責(zé)。

　　第七條歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。公司檔案管理員要配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計(jì)算機(jī)及軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識(shí)讀。檔案管理員應(yīng)忠于職守，具備計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，熟悉掌握本單位使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作技能，組織編寫歸檔電子文件的各種檢索工具，并積極主動(dòng)提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

　　第三章歸檔范圍、保管期限

　　第八條本單位主要職能活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，歸檔前要對(duì)其進(jìn)行鑒定。具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件，應(yīng)按照歸檔范圍進(jìn)行歸檔。

　　第九條電子文件歸檔范圍

　　（一）電子文件性質(zhì)代碼

　　R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。

　　（二）電子文件信息類型

　　1、字處理文件：指用計(jì)算機(jī)字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等，歸檔時(shí)應(yīng)重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式電子文件。

　　（1）定稿電子文件：用計(jì)算機(jī)起草文件時(shí)形成的最后一稿草稿文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價(jià)值，收集時(shí)需落實(shí)必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。對(duì)特別重要文件的歷次草稿需要保存時(shí)，每一稿應(yīng)以不同標(biāo)識(shí)加以區(qū)別。

　?。?）正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標(biāo)識(shí)應(yīng)以正式文件文號(hào)注明。

　　2、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。

　　3、圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。

　　4、影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。

　　5、聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

　　6、多媒體文件：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。

　　7、數(shù)據(jù)庫文件：指采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)輔助文件。

　　8、超文本文件：指采用W E B技術(shù)制作的瀏覽器文件。

　?。ㄈ╇娮游募h(huán)境類型

　　1、計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及軟件的版本等。

　　2、數(shù)據(jù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。

　?。ㄋ模╇娮游募d體類型

　　目前主要有光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的載體類型。

　　第十條運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行公文處理、行政管理或者實(shí)行無紙化辦公的單位，電子文件形成部門應(yīng)定期將具有重要憑證性、依據(jù)性的電子文件制作脫機(jī)備份。需要永久、長期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本與電子文件同時(shí)歸檔，即實(shí)行電子文件的雙套制管理。

　　第十一條歸檔電子文件的保管期限電子文件的保管期限參照《中華人民共和國檔案法》文件材料保管期限的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第四章電子文件的歸檔方式、要求

　　第十二條電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。各單位在開展此項(xiàng)工作的初期，應(yīng)以物理歸檔為主，待條件成熟方可實(shí)行邏輯歸檔。

　　第十三條具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、有嚴(yán)密安全管理措施以及對(duì)內(nèi)容重要電子文件制作紙質(zhì)版本的單位可以實(shí)施邏輯歸檔，其基本要求是：

　?。ㄒ唬╇娮游募w檔操作由具體經(jīng)辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標(biāo)識(shí)。

　?。ǘn案管理員要會(huì)同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限。

　　（三）網(wǎng)絡(luò)管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機(jī)熱備份等可靠的備份措施。

　?。ㄋ模w檔的電子文件要有該電子文件產(chǎn)生及運(yùn)行過程的原數(shù)據(jù)，即關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，文件的上下關(guān)系和結(jié)構(gòu)要一起保存。

　?。ㄎ澹┚钟蚓W(wǎng)內(nèi)部要有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)，必須制定嚴(yán)密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。

　　（六）檔案管理員應(yīng)參與設(shè)備更新時(shí)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，并做更新記錄。

　?。ㄆ撸╇娮游募w檔后，檔案人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員要及時(shí)清理計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。

　　第十四條使用單機(jī)或局域網(wǎng)條件有限的單位，其電子文件要采用物理歸檔方式，基本要求是：

　　（一）檔案管理員要與業(yè)務(wù)部門一同制定電子文件的歸檔計(jì)劃。

　?。ǘI(yè)務(wù)部門根據(jù)歸檔計(jì)劃，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)標(biāo)注一定的標(biāo)記。

　?。ㄈ┮央娮游募?jīng)辦過程中的情況隨時(shí)記錄在一個(gè)相應(yīng)的文件中。

　?。ㄋ模┺k理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔。

　　第十五條物理歸檔整理工作過程

　?。ㄒ唬z查并清除計(jì)算機(jī)病毒，對(duì)光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的電子文件應(yīng)注明是否已經(jīng)做過檢毒和清毒處理。

　　（二）檔案部門應(yīng)拒收含有病毒文件或其它隱患的數(shù)據(jù)文件，要把問題最大限度地解決在歸檔之前。

　?。ㄈ┌褞в袣w檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類、組盤。分類不宜過細(xì)，要適中。分類方法有如下幾種：

　　按年度、機(jī)構(gòu)或問題分類。

　　按保管期限分類。

　　按文件格式分：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件、程序文件等。

　　按文件類型分：計(jì)算機(jī)程序文件、數(shù)據(jù)文件。

　　按存儲(chǔ)載體類型分：光盤、磁盤、磁帶等。

　?。ㄋ模┌淹ㄟ^分類的電子文件重新排列，填寫必要著錄項(xiàng)目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號(hào)。

　?。ㄎ澹w檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為：序號(hào)、題名、責(zé)任者、文號(hào)、每份文件機(jī)讀時(shí)間及位置、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容。歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。

　　第五章移交、保管、提供利用

　　第十六條電子文件的形成部門一般應(yīng)在每年年底1 2月3 1日前，將全年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向部門檔案管理員歸檔，電子文件歸檔移交前，各承辦（業(yè)務(wù)）部門應(yīng)檢查本部門電子文件的真實(shí)性與完整性，要做到移交及時(shí)、數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚等。移交清單一式兩份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　第十七條撤并單位的電子文件應(yīng)按規(guī)定向接管單位或有關(guān)檔案管理員移交。

　　第十八條檔案管理員負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。檔案管理員要檢驗(yàn)好承辦（業(yè)務(wù)）部門移交的電子文件，做到外觀完好、整潔無損，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測試無病毒和準(zhǔn)確率。凡檢驗(yàn)不合格的，由形成部門負(fù)責(zé)重新制作。移交電子檔案的基本要求：

　?。ㄒ唬┰獢?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，一般采用基于X M L的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；

　　（二）電子檔案的文件格式按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

　　（三）電子檔案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；

　?。ㄋ模┎捎眉夹g(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)

　　當(dāng)與其讀取平臺(tái)一起移交；

　?。ㄎ澹n案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存3年。

　　第十九條電子檔案移交最少要制作二套，一套封存保管，一套查閱利用。有必要的制作第三套，實(shí)行異地保存。

　　第二十條電子檔案接收的主要流程是：檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。接收入庫的電子檔案，每兩年要抽檢一次，抽檢率不低于4 0%，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)補(bǔ)救。

　　第二十一條隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的發(fā)展更新，庫存電子檔案要在完整、準(zhǔn)確有保障的前提下，同步更新復(fù)制。復(fù)制或補(bǔ)救新版后，舊版或有問題的載體仍需保存三年。

　　第二十二條對(duì)電子檔案的復(fù)制分為相同載體的原樣復(fù)制和不同載體的轉(zhuǎn)換復(fù)制。相同條件下，要優(yōu)先考慮載體的可靠性和先進(jìn)性。

　　第二十三條磁性載體上的歸檔電子文件，每四年要復(fù)制一次。需搶救的光盤應(yīng)及時(shí)復(fù)制，原載體保留時(shí)間不少于四年。

　　第二十四條檔案室對(duì)電子檔案載體應(yīng)當(dāng)按照D A/T 3 8《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存3年。