數字技術是推動經濟發(fā)展的新動能。伴隨著大數據、云計算、人工智能、5G等前沿技術的創(chuàng)新應用，檔案管理模式正朝著智慧管理的方向發(fā)展。

　　基于長期在電子政務領域檔案管理數字化的實戰(zhàn)經驗，美絡科技結合各類型組織的檔案管理需求研發(fā)出數字檔案管理系統(tǒng)，以“數字+平臺+智能”一體化助力組織實現高效的數字化檔案管理。

　　檔案整理數字化機構檔案管理系統(tǒng)擁有系統(tǒng)首頁、辦公桌面、文件收集中心、預歸檔中心、檔案管理中心、檔案利用中心、安全控制中心、檔案管理等8大功能模塊、50+子功能，實現檔案收集、整理、歸檔、移交、統(tǒng)計和利用等全方位功能覆蓋、全流程在線審批，提供涵蓋檔案管理的全生命周期管理解決方案，破局傳統(tǒng)的檔案管理模式下檔案“收、管、存、用”標準不規(guī)范、整體效率低、審批流程亂、信息查詢難。

　　檔案收、管、存、用難？檔案整理數字化機構檔案管理系統(tǒng)：全流程自動貫通

　　系統(tǒng)特色

　　一、全流程在線審批，加強規(guī)范管理

　　系統(tǒng)通過自定義表單及工作流引擎構建流程，實現檔案管理與流程的集成與貫通，消除業(yè)務流程的斷點現象，打通跨部門銜接，確保每次審批都能規(guī)范、高效地完成。

　　根據預設的流程，跨層級、跨部門、跨門類的檔案業(yè)務會自動銜接、自動推進，自動記錄所有的執(zhí)行動作，為全流程提供應用服務，實現全過程的閉環(huán)管理，使業(yè)務流程得到持續(xù)優(yōu)化。

　　比如，檔案利用中心以“網購式服務”創(chuàng)新體驗。用戶將電子檔案或實體檔案的借閱申請加入“借閱車”后，工作流會自動完成審批，賦能用戶高效在線查檔用檔。

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　　二、管理要素融合，打破“管理體系孤島”

　　系統(tǒng)采用B/S結構和分級授權管理，滿足不同地域檔案的集中式或分布式規(guī)范化管理。通過總部集中的數據目錄，可對全公司范圍內的檔案數據進行維護，確保檔案數據的安全。

　　系統(tǒng)基于不同組織按照不同標準執(zhí)行的準則，將審批流程與崗位、風險等管理要素進行融合。比如，通過流程關聯崗位，可清楚了解相關崗位參與流程的情況；通過對數字檔案信息的采集、加工、存儲、管理等各流程節(jié)點關聯風險控制，可為數字檔案資源的安全處理、傳輸和存儲提供保障。

　　三、開放集成，滿足個性化需求

　　系統(tǒng)預留擴展集成接口，可與OA辦公系統(tǒng)以及ERP、CRM等業(yè)務系統(tǒng)無縫對接，實現采集數據的統(tǒng)一管理，形成更加完善的現代化檔案管理體系。此外，系統(tǒng)還能根據用戶的業(yè)務需求，靈活配置功能模塊，建立個性化的數字檔案管理系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)功能

　　系統(tǒng)首頁：用戶合法性認證

　　采用“用戶名+口令”的方式進行用戶合法性校驗，可與用戶統(tǒng)一認證系統(tǒng)做集成，支持門戶系統(tǒng)集成，還能按需自定義首頁LOGO及背景圖片信息。

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　　辦公桌面：界面簡潔易操作

　　個人工作桌面囊括待辦事項、經辦事項、我的借閱、檔案籃等功能，分門別類羅列菜單欄、文件展示及辦理區(qū)域。

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　　文件收集中心：多渠道信息采集

　　對接OA、ERP、CRM等系統(tǒng)，自動收集文件數據；支持離線操作，快速收集文書材料、錄入不歸檔文件，自動檢查檔案的數量、質量、完整性及規(guī)范性，方便用戶對文件進行統(tǒng)一管理；可單獨瀏覽所有不歸檔文件，對數據進行文件歸卷、文件歸檔操作。

　　預歸檔中心：操作高效智能化

　　自動智能化設計，操作簡易便捷，提供自動排序、組卷、編號、裝盒等功能，實現高效率歸檔，減少手工歸檔可能出現的數據錯漏或遺失，減輕檔案管理人員的工作量。

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　　檔案管理中心：管理能力全覆蓋

　　輕松點擊就可完成檔案的歸類與排序、鑒定、銷毀、報表打印、數據統(tǒng)計、年報、編研、劃控、資料管理與庫房管理，無需費時費力去查詢、學習檔案整理的相關規(guī)定與標準，把用戶從繁重的體力勞動中釋放出來。

　　檔案利用中心：數字資源高度共享

　　提供檔案檢索、查借閱管理、電子檔案借閱、實體檔案借閱服務，實現隨時隨地隨需查詢、利用檔案，提高檔案利用率。

　　安全控制中心：采用銀行級數據安全策略

　　基于“三員分立”的安全控制模式，對功能及數據進行授權，防止信息丟失、泄露或被盜；自動記錄用戶瀏覽、存儲、傳輸電子檔案的行為，并進行審計追蹤，實現可查可控可管。

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　　檔案管理：檔案業(yè)務一體化

　　提供立檔單位管理、全宗管理、檔案庫管理、數據回收站、項目管理、數據備份等功能，全面細致地記錄所有數據，建立健全的安全保障機制。

　　技術亮點

　　四性校驗：對準確性、完整性、安全性、可用性進行自動監(jiān)控與檢查，確保電子檔案長期可用。

　　打印控制：實現對電子文件的下載保存、打印輸出、輸出內容控制等方面的利用控制。

　　數字水印：采用動態(tài)數字水印，保證利用文件的唯一身份證，防止非授權文件擴散。

　　文件加密：支持上傳加密、服務器批量加密；加密文件只能通過平臺瀏覽器打開，脫離系統(tǒng)則無法正常瀏覽、利用。

　　文件備份：提供在線數據備份服務。支持異地、異質備份，電子文件數據封裝導出，以及結構化非結構化數據同步、異步備份。

　　部署方式：全面支持各類云環(huán)境部署與集中式或分布式部署，滿足不同客戶的業(yè)務需求。

　　國產化：信創(chuàng)體系國產自主開發(fā)的一體化檔案管理平臺，自主可控、安全可靠。

　　實施價值

　?。?）確保數字檔案永久存儲與安全保管。

　?。?）提高檔案管理工作效率和現代化水平。

　?。?）促進公共檔案服務能力拓展，實現檔案信息資源共享。

　?。?）促進國家信息資源總量增加、質量提高和結構優(yōu)化。

　　檔案收、管、存、用難？檔案整理數字化機構檔案管理系統(tǒng)：全流程自動貫通

　　檔案管理數字化是發(fā)展的必然趨勢。檔案整理數字化機構檔案管理系統(tǒng)通過對檔案進行安全、規(guī)范的收集、管理、存儲和利用，助力組織大幅提升檔案管理效率與綜合服務能力，讓檔案管理更高效、更智慧。