整理文件檔案質量直接關系到文件的利用率，文件檔案整理工作在公司總體管理中具有重要意義。它是公司信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。以下我就實際用的上的文件檔案整理的操作流程簡單跟大家講述一下。

　　第一步，理清文件檔案的內(nèi)容

　　首先要明確自己需要整理的文件檔案都包括哪些，比如：合同、人事檔案、方案、報價資料、客戶資料、產(chǎn)品清單等資料。根據(jù)不同內(nèi)容可以進行歸類整理，一樣一樣進行整理編號存放。

　　第二步，計劃出整理步驟

　　首先確定是按文件內(nèi)容進行整理，最近有朋友留言咨詢怎么整理合同文件，我就拿整理合同資料來比如：先把合同進行分類（銷售合同、施工合同、租賃合同、買賣合同等），進行文件編號，不同類型合同編號可以采用首字母，或者01、02、03等進行編號，然后每個類型合同再進行編號，如：AB(公司名稱代碼)-2016（年份）-HT（文件類型，合同簡稱HT）-01（合同類型）001（序號），比如：ZTGS-HT-01001（中天公司的合同文件里面的銷售合同的第001份）

　　第三步，統(tǒng)一原則

　　每個公司實際做事情的都是下面的員工，但是你不能忽略領導的意見。有可能你剛弄好，領導一句話又得讓你重新來過，所以原則統(tǒng)一很重要。就像我上面舉例的編號樣式，要先跟領導溝通確認統(tǒng)一后再進行工作。

　　第四步，充分利用原有基礎資料

　　資料整理目的是方面查閱存檔，并不是讓你把所有資料重新來過。所有就應該充分利用原有基礎資料進行整理歸納。

　　第五步，便于儲存翻閱

　　也許公司規(guī)模還不是很大，但是內(nèi)容很雜，如果每個分類進行儲存，就會對后期查閱造成很大的困難。正常是一個類型文件最好儲放在同一個文檔盒里面，如果文件不是很多，目錄清單一定要做好。

　　第六步，做好文件盒的標簽工作

　　文件整理好后都是統(tǒng)一存放在文件盒里面，但是我們不可能找個文件每個文件盒去打開翻，所以標簽就很重要。一般標簽都是大歸類，貼在文件盒的側面，方便查找。

　　以上我講述的可能比較簡單，但個人覺得比較有實際操作意義?？赡懿粫窬W(wǎng)上查的檔案管理那樣文縐縐，如果有朋友有更好的方法也可以直接給我留言，分享也是一種快樂！