檔案，是指過去和現(xiàn)在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　文書檔案是機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在黨務、行政管理等活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

　　檔案整理文件工作是文書檔案工作的起始環(huán)節(jié)，凡是立檔單位在黨務、行政管理等活動中形成的文件材料均屬收集的范圍。

　　1、檔案整理文件的要求：

　?。?）文件材料應當齊全完整，并符合長久保管的質(zhì)量要求。

　?。?）文件材料應當精練準確，并反映立檔單位的主要職能。

　?。?）檔案機構要加強對收集工作的監(jiān)督指導。

　?。?）及時移交應歸檔的文件材料。

　　2．收集的方法：

　?。?）嚴格按照歸檔范圍進行收集。

　　（2）建立相關制度，加強對零散文件的收集。

　　（3）明確具體人員職責，保證歸檔文件材料齊全完整。

　?。?）做好平時收集工作。

　　3．收集的范圍和重點：

　　文件材料收集的范圍和歸檔范圍是一致的，重點是本機關自己形成的重要文件材料，上下級機關和其它機關針對本機關主管業(yè)務有密切聯(lián)系的文件材料。

　　（1）立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本，依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

　?。?）檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。

　　如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結、計劃）、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。

　　②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術人員等花名冊及主要業(yè)務工作登記簿）；年報表（業(yè)務、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表）；各種介紹信及存根（黨團組織關系、干部調(diào)動、行政事務等）、協(xié)議、合同等。

　　（3）不論“紅頭文件”還是“白頭文件”都是本單位工作過程中形成的文件材料，均屬于立檔單位應收集的范圍（參見國家檔案局8號令制訂本單位的《文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍》）。