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干部人事檔案數字化加工

時間:2022-06-07 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

  干部人事檔案是反映干部成長歷程的重要資料,也是全面考察了解干部的重要依據,近年來,隨著《干部人事檔案工作條例》的出臺以及全國、自治區(qū)干部人事檔案工作會議的召開,為新時期如何進一步管好干部人事檔案數字化加工、用好檔案提出了要求,指明了方向。

干部人事檔案數字化加工

  今天就干部人事檔案數字化加工應該需要注意的問題向大家釋疑。

  1

  Q:干部檔案材料編碼原則是什么?

  A:干部人事檔案材料編碼,包括順序號、頁碼。順序號包括材料的類號和份號。類號是指對干部人事檔案材料所劃分的十個大類號;份號是每類中具體材料的排序號。編寫順序號用鉛筆,標在每份材料第一面的右上角。具體來說,第一類、第二類、第三類、第五類、第六類、第七類、第八類、第十類材料順序號的編寫如下:

  1-1、1-2……

  2-1、2-2……

  3-1、3-2……

  5-1、5-2……

  6-1、6-2……

  7-1、7-2……

  8-1、8-2……

  10-1、10-2……

  備注:前面的數字代表材料所歸屬的類別,后面的數字代表材料在每類中的排序號。如“1-1”表示第一類中的第一份材料,依次類推。

  第四類材料順序號的編寫如下:

  4-1-1、4-1-2……

  4-2-1、4-2-2……

  4-3-1、4-3-2……

  4-4-1、4-4-2……

  第九類材料順序號的編寫如下:

  9-1-1、9-1-2……

  9-2-1、9-2-2……

  9-3-1、9-3-2……

  9-4-1、9-4-2……

  備注:第一個數字代表材料所屬大類別,中間數字代表材料所屬小類別,最后數字代表材料在每小類中的排序號。如“9-1-1”表示第九類第一小類工資材料中的第一份材料,依次類推。

  在每份材料右上角編上順序號的同時,用鉛筆在材料每面的右下角編上頁碼(正面右下角,反面左下角)。

  有封面的材料要從封面開始編寫(如干部履歷表的封面要編頁);凡有圖文的頁面,每面作為一頁(如入黨志愿書中的說明頁和誓詞頁都要編頁);空白紙和托裱用的襯紙不計頁數;復印件和原件應視為一份材料,統(tǒng)一編寫頁數;注意:所有已有印刷編碼的材料,如干部履歷表一律也要手工編頁,編頁方法按照如上四點執(zhí)行。

  2

  Q:干部檔案目錄中“材料形成時間”如何把握?

  A:“材料形成時間”填寫材料落款時間,是以文件辦理完畢、正式生效時間為準。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范,有具體年月日的,必須填寫齊全。個別材料年月日均沒有的,不用填寫。復制的檔案材料,采用原材料形成的時間。

  3

  Q:干部檔案目錄“備注”應該如何填寫?

  A:“備注”是填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的,要在備注欄中進行簡要說明,如附有考察材料的《干部任免審批表》,要在備注中注明“含有考察材料”;復印件等情況也應注明。

  4

  Q:干部檔案材料歸檔排序原則是什么?

  A:排序是指將每一類別的材料,按其形成時間的先后順序或材料內容的內在聯系,排列順序,并通過編寫“順序號+頁碼”將材料固定下來。

  排序方法有2種:一是按材料形成的時間排序;二是按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序。

  按材料形成的時間排序,這種方法適用于干部檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

  注意:第四類、第九類材料排序時,是在采用二級分類之后,各小類中分別按時間先后進行排序。同期《干部任免審批表》與考察(考核)材料,合并為一份材料,排序為《干部任免審批表》在前、考察(考核)材料在后,不按時間排序。

  按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序,這種方法適用于第五、六、八類材料。第五類、第八類材料的排列順序一般為:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等。第六類材料排序:入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前;黨員登記表等可按時間先后依次排序。

  5

  Q:檔案技術加工時,應該注意哪些問題?

  A:對紙張破損、幅面不規(guī)則或字跡材料不符合歸檔要求的,應進行復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制應保持材料原貌,不能任意擴大或縮小,不能對原件內容進行修改。復制后的材料應清晰,所用材料要符合檔案保護要求。復制件應附在原件后,與原件作為一件。

  1.橫版材料要豎放,并保持同一方向。

  2.幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章圖形等內容。注意,從保護檔案原貌,簡化整理的目的出發(fā),不要對檔案材料過度裁剪。

  3.幅面過小或破損嚴重的材料應進行托裱,托裱應統(tǒng)一用普通印刷白紙。檔案材料一般應留夠2厘米的裝訂邊,裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應用白紙加邊。

  4.檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物必須拆除。

  5.檔案材料應各自獨立,嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。如果左側的空白邊不夠,要托裱出裝訂邊,注意不能壓字。對于個別不規(guī)則的材料,要進行折疊。

  6.裝訂好的檔案,檔案目錄置于卷首,卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊,在左側打孔裝訂,做到結實、齊整、美觀,不脫頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件。

  6

  Q:零散材料接收后,多長時間應該歸入本人檔案?

  A:根據《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,符合歸檔要求的材料,必須在接收之日起一個月內,放入本人檔案,一年內整理歸檔。

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