目前，檔案保存以紙質(zhì)為主。紙質(zhì)檔案在整理歸檔、調(diào)閱、查詢時有諸多不便。居民們在辦理檔案業(yè)務(wù)時，通常會遇到耗時太久的問題。于是，率先啟動紙質(zhì)戶籍檔案數(shù)字化加工項目。查閱歷史戶籍檔案數(shù)字化應(yīng)用優(yōu)勢明顯。

　　戶籍檔案數(shù)字化加工

　　由于轄區(qū)內(nèi)解放前興建的舊式里弄、花園洋房眾多，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房產(chǎn)、征信、政審等各種用途前來辦理業(yè)務(wù)，使得徐匯公安分局湖南路派出所的歷史戶籍查檔量一直居高不下。

　　“傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢時，需要居民提供詳細(xì)地址和準(zhǔn)確姓名，還需要人工費時翻閱查找，像我們轄區(qū)很多老房子，同一個地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家，翻閱查找難度就更大了。”公安綜合窗口民警嚴(yán)曉韞說。

　　一旦家庭成員在幾個地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對于年代久遠，被查詢?nèi)艘呀?jīng)過世，后代又不甚了解詳細(xì)地址的情況，光通過一個姓名，要查詢到信息更是難上加難。

　　而電子檔案是通過前期掃描紙質(zhì)檔案，產(chǎn)生高清像素，存入存儲設(shè)備。用戶查詢時輸入需求，后臺算法通過對存儲電子檔案進行識別，得出針對性的查詢結(jié)果。電子檔案的應(yīng)用減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負(fù)擔(dān)，大大縮短了居民等待的時間，加快了窗口的辦事效率

　　不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠后，不可避免會出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損、甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。紙質(zhì)檔案的保存還需要一定的溫度、濕度，保存條件較為嚴(yán)苛。電子檔案并不會隨著時間流逝而發(fā)生物理變化，保存更加完整持久，反復(fù)查閱不會受損。

　　紙質(zhì)檔案量只會越存越多，對保存的空間要求也會越來越大，不僅如此，還要安排專門的人員保管。而電子檔案對空間的要求極小，在電腦設(shè)置密碼等有效的方法下，可以妥善地保證電子檔案的安全性和保密性。