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隨著社會信息化進(jìn)程的加快,檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)管理已成為人類經(jīng)濟(jì)、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案是一種原生的信息資源,檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展,加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求,也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路。下面我們從探討新時期檔案數(shù)字化管理的必然性出發(fā),分為幾點(diǎn)來探討檔案數(shù)字化管理的新思路:
檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)管理新思路,檔案管理必然性
?、蓬I(lǐng)導(dǎo)決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理
相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性,對于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助,創(chuàng)造出一套與當(dāng)前時代發(fā)展相適應(yīng)的管理方法。首先應(yīng)該根據(jù)自身情況建立各項規(guī)章制度,比如可以將檔案管理工作納入到績效考核中去,調(diào)動工作人員積極性。
同時加大在軟硬件方面的投入,為保證相關(guān)部門檔案管理工作能夠正常進(jìn)行提供良好的基礎(chǔ),軟硬件設(shè)施的完備加上制度的輔助作用,會加快我國對檔案進(jìn)行信息化管理朝著規(guī)范、科學(xué)化方向發(fā)展。
?、萍訌?qiáng)相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)
要想真正實現(xiàn)信息化的管理,就需要擁有一支愛崗敬業(yè)的相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。決策層應(yīng)當(dāng)建立一支專門的具備計算機(jī)技能、對軟件開發(fā)和利用有經(jīng)驗的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室,時時信任他們,建立相應(yīng)的績效管理制度,任務(wù)分解到個人,使他們做到各司其職。
并且及時的對他們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn),有條件的話可以邀請有關(guān)方面的專家來進(jìn)行講座,及時發(fā)散他們的思維,生活上關(guān)心他們,讓他們真正做到踏踏實實搞研究,為相關(guān)部門實現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的一份力。
?、羌皶r更新完善相關(guān)信息
中國文化源遠(yuǎn)流長,經(jīng)過這么多年的演變,信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展,利用信息化技術(shù)實現(xiàn)信息的管理工作大勢所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對檔案系統(tǒng)的管理理念,對信息的更新不能做到既準(zhǔn)確又及時,這就使得網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作趨于紊亂。
因而應(yīng)該加大對信息的管理力度,讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習(xí)慣,真正融入到收集資料的大潮中去,做到事前進(jìn)行介入、參與事中去、事后及時跟蹤,只有這樣才能及時更新完善相關(guān)信息,從而確保各部門檔案管理工作正常進(jìn)行。
?、荣Y源為本、高效利用、依法治檔
檔案主要用于對相關(guān)信息進(jìn)行完整、真實的記錄,旨在為相關(guān)部門工作提供相關(guān)信息,只有信息足夠準(zhǔn)確,才能真正實現(xiàn)檔案本身的作用。而且,在網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時代下,需要定期對相關(guān)人員進(jìn)行法律知識方面的培訓(xùn),各部門營造出一種依法治檔的氛圍,使得相關(guān)工作人員擁有較高的法律意識,比如可以組織時間進(jìn)行法律方面的辯論會,或者將法律知識納入考核績效等方式,推動各部門向著法制化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展。建設(shè)檔案管理信息化平臺,大力倡導(dǎo)人們使用該平臺,向他們講解該平臺的優(yōu)勢所在,這種平臺的建立真正為社會各部門實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理建立了良好基礎(chǔ)。
?、山?shù)字電子檔案
加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理可以建立相關(guān)數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體,將信息錄入到光盤中,也可以將信息直接儲存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式,可以讓人們隨時進(jìn)行讀取和下載,為人們獲取信息帶來了極大便利。
但是這種數(shù)字信號為主的信息也較容易被人隨意改動,對此可以規(guī)范相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn),設(shè)立特定計算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行信息的管理工作,必要時可以對文件設(shè)置密碼,以防資料信息被盜或丟失。
檔案數(shù)字化加工管理新思路,檔案管理必然性
檔案數(shù)字化管理的為實現(xiàn)我國檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化,為我國文明的傳承,信息的廣泛傳播帶來了新思路。互聯(lián)網(wǎng)盛行的當(dāng)今社會,將以往的文書檔案管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式更能與現(xiàn)如今社會發(fā)展相適應(yīng),人們的工作質(zhì)量和生活水平在一定程度上也會得到很大提高。
因而對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的工作方式勢在必得,我們可以通過建立健全完善的信息資料庫,配置足夠完備的軟硬件設(shè)施,合理利用相關(guān)技術(shù)人員,再加上領(lǐng)導(dǎo)的全力支持,實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理將不再是夢,我國社會在當(dāng)前潮流下也會朝著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。