為貫徹落實國家干部人事檔案工作會議精神要求和集團公司安排部署，2022年公司將聯(lián)合鄭州人事檔案數(shù)字化公司全面開展人事檔案數(shù)字化管理工作，實現(xiàn)計算機查詢、無紙化管理和圖像數(shù)據(jù)存儲。

　　近期公司購置干部人事檔案數(shù)字化硬件設(shè)備和管理信息系統(tǒng)，完成了設(shè)備調(diào)試和系統(tǒng)安裝。同時，公司人力資源部組織各單位人事檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)和實操演練，為下一步人事檔案數(shù)字化工作打下堅實基礎(chǔ)。

　　鄭州人事檔案數(shù)字化公司積極參與集團公司人事檔案數(shù)字化平臺建設(shè)，強化干部人事檔案數(shù)字化成果運用，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌運行，推動干部人事檔案工作轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效。

　　鄭州人事檔案數(shù)字化公司

　　一、工作程序

　　干部檔案數(shù)字化管理包括：

　　人員基本信息采集、檔案整理編碼、檔案目錄建立、檔案圖像數(shù)據(jù)采集、圖像數(shù)據(jù)存儲、審核、檔案裝訂、圖像數(shù)據(jù)掛接、圖像數(shù)據(jù)備份。

　　(一)人員基本信息采集

　　即干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息采集工作。

　　根據(jù)干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)所需的信息類型、項目，對所有在庫干部檔案對應(yīng)人員的基本信息進行收集、整理，準確錄入干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)。

　　同時，應(yīng)根據(jù)在庫檔案變化情況，及時完成人員添加或更改存放狀態(tài)等工作。

　　(二)檔案整理編碼

　　按照《國家電網(wǎng)有限公司干部人事檔案管理辦法》文件要求，對在存干部檔案進行再次收集、鑒別、分類、排序、編目、加工。

　　1.拆除裝訂。對以縫紉線裝訂、遞進式裱糊的多頁材料，如影響掃描結(jié)果，需在不影響材料的情況下進行拆分。

　　2.折疊材料如延展后折痕影響掃描質(zhì)量，需壓平折皺再進行掃描。

　　3.編目時注意完全清除原鉛筆字跡，以統(tǒng)一的字體、字號進行標注。

　　此外，對整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案材料的特殊情況應(yīng)詳細記錄。

　　(三)檔案目錄建立

　　根據(jù)干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)要求的目錄格式，進行檔案目錄整理、錄入，與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，并準確記錄檔案材料的類號、序號、名稱、形成時間、頁數(shù)等重要信息。

　　(四)檔案圖像數(shù)據(jù)采集

　　1.圖像采集標準

　　應(yīng)采用真彩色24位RGB模式、300dpi分辨率掃描。

　　2.掃描方式

　　根據(jù)紙質(zhì)檔案材料的具體情況，對檔案圖像數(shù)據(jù)采集可使用合理的掃描方式進行，掃描過程中應(yīng)保證呈現(xiàn)檔案材料的原貌。

　　(1)檔案材料須逐頁單獨掃描，并根據(jù)實際情況加墊白色襯紙，避免出現(xiàn)字跡疊印、背頁字跡透印造成圖像內(nèi)容不明晰等情況。

　　(2)大幅面檔案材料應(yīng)盡量采用大幅面掃描設(shè)備進行掃描，如不具備大幅面掃描條件，可采用分區(qū)域掃描后拼接的方式進行圖像處理。

　　(3)紙張狀態(tài)不佳的檔案材料應(yīng)采用平板掃描方式，避免造成材料毀損。

　　3.圖像處理

　　圖像處理應(yīng)確保圖像完整、端正、無扭曲、無陰影，獲得最佳圖像質(zhì)量。

　　圖像可采用JPEG或PDF格式保存，禁用word格式保存。掃描或拍照所得原始圖像盡量不進行壓縮，確保圖像優(yōu)化后的清晰度。

　　(1)偏斜度

　　應(yīng)保證所有圖像方向正確，且圖像偏斜度應(yīng)確保在1°以內(nèi)。

　　(2)裁邊

　　完成偏斜度校準后，對圖像進行裁邊處理，去除掃描過程中形成的黑邊等。

　　(3)圖像拼接

　　對于分區(qū)域掃描的大幅面材料，應(yīng)將各區(qū)域圖像進行拼接合并為一張圖像，拼接時不能重疊或留有空隙，應(yīng)確保展現(xiàn)材料原貌。

　　(4)圖像優(yōu)化

　　使用計算機軟件或人工方式對原始圖像數(shù)據(jù)進行處理，得到優(yōu)化圖像。

　　對于檔案材料上原有的污跡等，如不影響字跡辨認，不得人為去除，如因掃描等原因造成影響字跡辨認，應(yīng)進行優(yōu)化。

　　原始圖像中帶有照片、印章等特殊內(nèi)容的，應(yīng)與紙質(zhì)材料對比，盡量做到視覺效果相符。

　　(五)圖像數(shù)據(jù)存儲

　　1.原始圖像與優(yōu)化圖像分別存儲于不同目錄下，便于再次利用。

　　2.干部檔案圖像數(shù)據(jù)應(yīng)按個人為單位單獨建立文件夾保存，文件以干部姓名+身份證號碼命名，圖像數(shù)據(jù)文件以干部姓名+身份證號碼+“-”+類號+“-”+序號命名。

　　(六)審核

　　1.所有優(yōu)化圖像需與原始紙質(zhì)檔案材料進行視覺對比，對于展現(xiàn)效果不理想或失真的，應(yīng)重新進行圖像采集及優(yōu)化等步驟，確保內(nèi)容的真實準確。

　　2.核對優(yōu)化圖像數(shù)量，與檔案材料、檔案目錄一一對應(yīng)，無錯漏。

　　(七)檔案裝訂

　　掃描工作完成后，應(yīng)對檔案材料重新裝訂，裝訂時應(yīng)注意對拆分的材料恢復(fù)原貌，并認真做好內(nèi)容、頁數(shù)的檢查校核，確保排列順序正確無錯漏。

　　(八)圖像數(shù)據(jù)掛接

　　1.通過每個圖像文件的文件夾、文件名與干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)中檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該文件檔號的唯一性，實現(xiàn)圖像文件與目錄數(shù)據(jù)庫的一一對應(yīng)。

　　2.實現(xiàn)目錄與關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像自動搜索、鏈接相應(yīng)地址，快速完成批量掛接。

　　(九)圖像數(shù)據(jù)備份

　　1.備份方式

　　備份方式可以采用在線、離線結(jié)合的方式進行，離線備份時，個人數(shù)字檔案形成單獨數(shù)據(jù)包，采用光盤、硬盤等不同存儲介質(zhì)備份，且應(yīng)異地保存，保證在特殊情況下數(shù)據(jù)安全、不缺失。

　　2.備份周期

　　應(yīng)結(jié)合檔案材料補充情況或干部檔案專項工作情況及時進行備份，一般一年應(yīng)備份一次。

　　九、安全管理

　　1.數(shù)字檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持同等密級，并在利用、傳遞過程中按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理。

　　2.實施數(shù)字化加工的場所應(yīng)滿足安全管理需要，達到防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防紫外線照射、防蟲等條件，且確保與數(shù)字化加工無關(guān)用品分離放置。

　　3.所有數(shù)字化加工設(shè)備的使用、維護，均應(yīng)符合保密管理要求，避免信息泄露等情況發(fā)生。

　　4.干部人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)應(yīng)進行權(quán)限管理并設(shè)置訪問控制，以保護涉密信息或重要信息。