人民法院檔案卷宗不僅是法院審判工作、各項訴訟活動的真實記錄，也是廣大群眾維護自身合法權益的重要憑證。為貫徹落實法院信息化建設要求，實現訴訟檔案電子化查詢、數字化管理，以信息化促進司法公開公正、節(jié)約訴訟資源、方便群眾訴訟，伍家崗區(qū)人民法院于2016年開始，全面啟動訴訟檔案數字化工作。截至目前宜昌檔案數字化公司已對2013年至2022年3萬多冊220萬幅面數的檔案進行數字化加工掃描，并經過多輪整改驗收，亟待全面投入運用。

　　宜昌檔案數字化公司

　　多措并舉、力促檔案數字化工作順利開展

　　一是優(yōu)化專業(yè)人員配備。不斷加大檔案管理工作的人財物投入力度，除安排2名院內工作人員擔任專職檔案管理員、審核員外，采取公開招標、服務外包模式，由具備《涉密檔案數字化加工》乙級資質的專業(yè)公司派遣2名專業(yè)人員對檔案開展掃描、校正、整理、歸檔等信息化工作。

　　二是完善案件信息核對。由于少部分案件訴訟代理人信息缺失或不全，將影響自助閱卷。區(qū)法院在檔案數字加工成果的基礎上，對2014年至2019的案件共計6萬多條涉及當事人及其代理人的信息進行了核實并補充完整。同時，對其他單位在查（借）閱電子檔案及檔案員在利用檔案時發(fā)現的問題及時予以整改，解決遺留問題。

　　三是嚴把數字化加工安全。明確數字化場所，數字化加工設備、網絡環(huán)境與數據載體的安全管理、依托市中院的檔案系統(tǒng)、數據服務器和磁盤陣列，保障電子檔案信息存儲安全和數據快速運行。規(guī)劃掃描區(qū)域，安裝視頻監(jiān)控，掃描電腦通過技術手段封閉所有不必要的信息輸出裝置和端口，禁止使用聊天工具及共享文件功能，保障涉密信息安全。

　　四是完善檔案管理制度。依據《人民法院訴訟檔案管理辦法》《人民法院訴訟卷宗材料排列順序（試行）》《湖北省紙質檔案數字化操作規(guī)程》等規(guī)范性文件，結合區(qū)法院檔案卷宗歸檔，制作《案件卷宗檢查、掃描、歸檔流程》《案件卷宗材料增刪流程》等操作說明，保障各環(huán)節(jié)相互配合、協(xié)同操作，以流水線方式完成電子檔案的質量關，有效杜絕檔案篡改的行為。

　　初見成效、提高司法效率

　　區(qū)法院檔案室每月接待檔案查詢人數達100人次。2016年區(qū)法院全面建立電子檔案以來，在訴訟服務大廳啟用自助閱卷機，當事人及訴訟代理人可以直接在區(qū)法院訴訟服務中心電子檔案查詢電腦上輸入案號、當事人姓名即可查詢和打印檔案材料，既方便又快捷。同時將檔案管理人員從過去繁重、重復、緩慢的查找、搬運紙質檔案中解脫出來，變成快捷、迅速的為當事人尋找到所要的檔案。除此之外還能實現檔案的網上瀏覽、遠程查（借）閱、網上評查等功能。

　　目前，電子檔案的應用已覆蓋到區(qū)法院日常工作的方方面面，當電子訴訟檔案能夠滿足工作需要時，一般不再提供紙質原件。該舉措極大地方便了人民群眾、服務了審判執(zhí)行、促進了司法公開,成為提高司法效率的重要推手。

　　任重道遠、不斷推進檔案數字化更加完善

　　隨著信息化建設的不斷推進，檔案管理尤其是檔案數字化工作仍有一些問題亟待逐步解決。一方面，法院審判（執(zhí)行）辦案系統(tǒng)不支持系統(tǒng)之外的音視頻文件上傳，但在實際辦案中，案件承辦人外出執(zhí)法全程錄音錄像，訴訟當事人提交的音視頻文件都通過刻錄光盤，存于紙質卷宗證物袋內，長此以往，許多重要的資料無法正常讀取，因此急需建立聲像檔案數字化系統(tǒng)。另一方面，對于2011年以前的檔案數字化工作到目前仍未開始，區(qū)法院也正在積極爭取盡早啟動，確保早日全面建成本院電子檔案庫。

　　宜昌檔案數字化公司檔案數字化的工作流程包括管理流程和業(yè)務流程兩個方面，，管理流程以檔案數字化工作為管理對象，通過指揮、計劃、組織、控制等手段對該項工作進行部署，并保證順利實施。

　　業(yè)務流程以檔案信息資源為操作對象，通過模數信號轉換、目錄錄入、數據庫建設、軟件應用等手段獲得有序、可用的數字化信息。業(yè)務流程是檔案數字化工作流程的主體，管理流程是業(yè)務流程的保障。

　　按照工作內容，業(yè)務流程又可以分為應用系統(tǒng)開發(fā)流程和數字化資源建設流程兩個方面。應用系統(tǒng)開發(fā)流程負責設計、實施、維護檔案管理系統(tǒng)，為數字化檔案的加工、處理、存儲、提供利用和保存提供工具。數字化資源建設流程則借助于檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建、管理數字化檔案，并向用戶提供多樣化的利用服務，應用系統(tǒng)開發(fā)流程和數字化資源建設流程相輔相成，并行開展。