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時代在發(fā)展,社會在進(jìn)步,小到個人家庭,大到企業(yè)國家。我們都在盡力地讓“我們”變得更好,“我們”每個人都在不斷地積極進(jìn)取,努力地去提升自己。
在國家推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)后,怎么管理檔案數(shù)字化公司?總結(jié)來說,企業(yè)應(yīng)該使用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案管理,更方便管理本公司的檔案資料,一是響應(yīng)國家號召,二是數(shù)字化對于企業(yè)所帶來的改變是非常巨大的。
能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化辦公,還可以在網(wǎng)絡(luò)上辦公,尤其是對于今年的疫情,這種作用足以挽救一個企業(yè)的命運(yùn)。下面,我再挑幾點(diǎn)功能為大家詳細(xì)介紹一下我們的檔案管理系統(tǒng):
一.檔案管理系統(tǒng)功能
(1)代碼維護(hù)
可以設(shè)置常規(guī)輸入字段對應(yīng)的代碼,自動生成下拉菜單,錄入時自動生成菜單,選擇錄入。信息自動生成可以在系統(tǒng)和主題詞庫中設(shè)置文件號,系統(tǒng)會自動生成文件號,主題詞可以通過主題詞庫的分析實(shí)現(xiàn)自動標(biāo)引。
(2)自動重檢
系統(tǒng)會提供自動重檢功能、對于有重復(fù)信息的文件、系統(tǒng)會自動提示并把其顯示出來。
(3)文件掃描
用戶可以根據(jù)檔案管理工作人員放入的紙質(zhì)版檔案資料進(jìn)行掃描,根據(jù)紙質(zhì)版資料名(支持工作人員修改)自動生成文件名稱。系統(tǒng)也可以對有些許問題的文件進(jìn)行精準(zhǔn)掃描(例如糾偏,去黑點(diǎn),去雜邊等)。
二.檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)
(1)目錄著錄
用戶可以輸入不同的管理目錄,如項(xiàng)目、文件、案卷和盒子級別。系統(tǒng)提供記錄的添加、插入、刪除、編輯、檢索和排序等操作。為了降低錄入工作強(qiáng)度,系統(tǒng)提供了以下功能來加快錄入:
與項(xiàng)目、案例文件和卷內(nèi)目錄相關(guān)聯(lián)的用戶根據(jù)項(xiàng)目、案例文件和卷內(nèi)目錄能夠逐步錄入數(shù)據(jù),系統(tǒng)自動計(jì)算整個項(xiàng)目和案例文件的開始和結(jié)束日期,自動統(tǒng)計(jì)文檔數(shù)量和總頁數(shù),并在添加、刪除和插入記錄時自動調(diào)整。
數(shù)字化時代,如何高效做好檔案管理工作?
大數(shù)據(jù)時代背景下,每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息,給檔案管理和檔案工作者帶來極大的挑戰(zhàn),檔案管理對各行各業(yè)的數(shù)據(jù)提出了新的有效管理要求,檔案管理工作不斷朝著數(shù)字化的方向改革,利用數(shù)字化技術(shù),對檔案信息資源進(jìn)行管理、使用,提高資源利用率,推動檔案管理工作高效開展。
檔案管理云平臺以創(chuàng)建檔案資源大數(shù)據(jù)中心為核心,打造集檔案收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺,解決傳統(tǒng)檔案事后管理耗時長、工作量大、易出錯等問題,提高檔案資源的開發(fā)與利用效率,實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期信息化管理。
“4”大環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)檔案高效管理
1、“存”不費(fèi)時
各類重要資質(zhì)證書、合同、產(chǎn)品技術(shù)文件、人員信息都是組織重要的檔案材料,如果全靠人工一一收集整理和維護(hù),不僅耗費(fèi)精力、人力成本高,會不會遺漏還不能確定。
通過檔案管理平臺,建立紙質(zhì)檔案與電子檔案兼容管理模式,支持自動采集、手工錄入、數(shù)據(jù)導(dǎo)入等采集方式,自動分類、排序和編碼,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時歸檔,讓管理人員在OA系統(tǒng)就能高效管理檔案。
2、“借”不求人
在檔案紙質(zhì)化管理時代,借閱難倒了不少企業(yè),一是檔案太多查找困難,借出去的檔案難以追溯;二是依靠人工對借閱進(jìn)行管理,耗時長、易出錯、風(fēng)險(xiǎn)高。
利用電子化借閱管理,線上查閱、借閱全過程信息化操作,借閱過程更加規(guī)范,系統(tǒng)留痕可追溯,實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)性、規(guī)范化使用。
3、“還”不超期
紙質(zhì)檔案如未歸還或追回不及時,常常會出現(xiàn)耽誤使用、重要檔案丟失等現(xiàn)象,為企業(yè)經(jīng)營帶來風(fēng)險(xiǎn)。
通過電子化檔案管理,檔案借出實(shí)時跟蹤,到期自動提醒,實(shí)現(xiàn)在線催還和監(jiān)督,代替低效人工操作,促進(jìn)檔案催還高效化。
4、“查”不用等
傳統(tǒng)檔案管理大量數(shù)據(jù)依賴手工操作,工作量大、效率低、出錯率高、利用率低,只有少量簡單的報(bào)表,不能進(jìn)行全方位查詢及統(tǒng)計(jì)分析,難以為管理人員提供全面的決策依據(jù)。