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陽江檔案數(shù)字化公司業(yè)務(wù)的一般流程包括:檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、檔案審核、對照原文補(bǔ)錄、檔案裝訂、檔案歸還。在沒有特殊要求的情況下,基本按照此流程進(jìn)行操作,本文結(jié)合我公司自制視頻為大家簡單介紹各個流程的相關(guān)操作。
陽江檔案數(shù)字化公司
1.前處理階段
首先對未編頁號或頁號不規(guī)范的案卷,加工人員需要重新進(jìn)行編號,根據(jù)客戶的不同要求可采用2B鉛筆或者自動頁碼機(jī)兩種編號方法。
其次對檔案中的原金屬裝訂物,如書釘、回形針、大頭針和金屬夾等,加工人員必須在不損毀檔案的前提下小心拆除。
最后對確定掃描的檔案進(jìn)行逐卷檢查,檢查是否存在破損、霉變、重復(fù)的情況,并在《備考表》上做出相應(yīng)的登記說明,《備考表》需要加工人員及檢查人員的簽名(蓋章)。在備考表中除標(biāo)明文件頁數(shù)、重份、頁面缺損等情況外,還可注明特殊檔案和需要說明的情況。如郵票、商標(biāo)、名人手跡、實物檔案及特殊文種等。
2.掃描階段
掃描階段是數(shù)字化加工的第一步,加工人員需要做的事情就是把實體文件掃描成電子文件。
加工人員根據(jù)檔案頁面的尺寸大小選擇對應(yīng)規(guī)格的掃描儀,在設(shè)備類型方面,加工人員一般使用平板掃描儀對檔案文件進(jìn)行掃描。在整個掃描過程中,加工人員必須按照客戶指定的掃描模式、掃描分辨率、掃描格式等要求,對檔案進(jìn)行掃描,并做到不漏頁、不重頁,確保圖像的完整性。
3.質(zhì)檢階段——圖像處理
質(zhì)檢階段的主要工作是對掃描后的檔案進(jìn)行圖像處理,加工人員嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范(DA/T31-2005)》的要求,對圖像進(jìn)行優(yōu)化處理,包括旋轉(zhuǎn)、自動糾偏、去污、裁邊、拼接等修復(fù)工作,使圖像保持清晰、整潔、美觀。
4.審核階段——對照實體檔案
審核階段是對質(zhì)檢后的文件進(jìn)行審核,再次確保掃描件與原圖的一致性與準(zhǔn)確性,使得最終加工成果符合客戶的要求,因此加工人員必須對照實體檔案原件進(jìn)行逐件核對。在審核過程中若出現(xiàn)缺頁、漏頁、重頁或順序錯誤等情況,必須要求加工人員對這批不符合質(zhì)量要求的掃描件及時進(jìn)行重掃、補(bǔ)掃、調(diào)整等操作;若是圖像偏斜度、清晰度、方向等未達(dá)到技術(shù)規(guī)范,加工人員必須重新處理或重新掃描。
5.對照原文補(bǔ)錄——自動識別
要對掃描好的檔案文件進(jìn)行檢索利用,自然少不了要對檔案目錄的核對補(bǔ)錄工作,檔案目錄的錄入有兩種方法,第一鐘方法就是對照檔案原文進(jìn)行錄入。第二種方法是針對于紙質(zhì)較好,且非手寫的檔案文件來說,可以采用OCR技術(shù),對原文進(jìn)行自動識別入庫,這樣做不僅可以大幅度提高錄入的工作效率,而且還能有效降低手動錄入帶來的錯誤率。
6.裝訂階段——裝訂整理
加工人員采用三孔一線裝訂法對案卷進(jìn)行裝訂,裝訂之前必須認(rèn)真整理檔案文件,保證檔案頁面整齊統(tǒng)一,避免紙張的顛倒、錯頁。務(wù)必確保裝訂后的檔案結(jié)實牢固,與案卷原件保持一致。
《數(shù)字化加工處理單》
在檔案數(shù)字化加工的各個環(huán)節(jié)中,加工人員必須按照規(guī)定認(rèn)真填寫《數(shù)字化加工處理單》,包括案卷檔號、具體加工人員、時間、抽查情況等項目,尤其要核實實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的檔案頁數(shù)是否一致,不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法,確保形成詳細(xì)、規(guī)范的加工流程跟蹤日志。