文書檔案數(shù)字化公司：大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等信息技術的不斷發(fā)展，為文書檔案數(shù)字化管理提供了堅實的技術支撐。然而當前文書檔案管理對于信息技術的應用尚處于初級階段，無法充分發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢和作用。文書檔案數(shù)字化公司結合檔案管理的實際情況，探討文書檔案數(shù)字化歸檔管理的有效策略，旨在更好地服務文書檔案管理工作。

　　海洋檔案是各種海洋信息資源的集合。海洋檔案數(shù)字資源主要來源于館藏紙質檔案數(shù)字化、電子檔案移交和歸檔、電子聲像檔案素材和網(wǎng)絡資源采集等，它在信息時代背景下呈現(xiàn)出規(guī)?？焖僭鲩L、類型日益豐富的發(fā)展趨勢。

　　《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出，要積極面對檔案信息資源多樣化的趨勢，加快數(shù)字信息資源轉型，并對海洋檔案數(shù)字化建設提出了新的要求。海洋檔案數(shù)字資源雖然突破了空間、時間的限制，便于共享和檢索，但是存在易被篡改的問題，這就需要提高管理技術水平。因此，數(shù)字化管理面臨著一系列的挑戰(zhàn)。

　　海洋文書檔案數(shù)字化歸檔管理的必要性

　　海洋檔案數(shù)字資源建設是文書檔案數(shù)字化歸檔的核心和基礎，同時也為檔案數(shù)字化建設提供資源保障。數(shù)字資源指的是利用現(xiàn)代信息技術，對海洋檔案信息資源進行采集、加工、存儲和管理的信息資源總和，其通過網(wǎng)絡平臺提供檔案信息服務。數(shù)字化歸檔管理離不開專業(yè)的檔案數(shù)字資源，數(shù)字資源建設是檔案數(shù)字化建設的基礎工程。

　　第一，有利于推進海洋信息化工作。數(shù)字資源是數(shù)字中國的前提和基礎，是我國未來政務信息化建設的核心。只有加強海洋檔案數(shù)字資源建設，實現(xiàn)數(shù)字化歸檔管理，才能提升海洋檔案信息開發(fā)和利用水平，推動海洋檔案乃至海洋領域、自然資源領域的全面信息化。

　　第二，有利于提升海洋檔案開發(fā)利用效能。數(shù)字化歸檔管理顛覆了傳統(tǒng)紙質檔案的工作模式，將原本堆積在檔案室的資源推送給用戶，為用戶帶來高效、便捷的利用體驗。同時，借助信息挖掘、多媒體編輯等技術手段，可以更加充分地開發(fā)檔案資源的價值，彰顯檔案在海洋文化建設和宣傳工作中的作用，并借助統(tǒng)一的技術標準和平臺，實現(xiàn)海洋檔案數(shù)字資源的集中統(tǒng)一管理，推動海洋檔案信息資源的增值和共享。

　　第三，有利于推動海洋檔案管理理論與實踐的創(chuàng)新發(fā)展。海洋檔案數(shù)字化歸檔，為檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。加快信息技術在檔案管理工作中的應用，不僅使海洋檔案工作更加充分、全面地融入信息化進程，同時也在管理理念、模式和方法上帶來了深刻變化。

　　數(shù)字化歸檔管理面臨的困難

　　海洋文書檔案數(shù)字化歸檔管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，涉及一系列理論和技術問題，處理不好不僅會影響到數(shù)字化管理的進程和效果，還會影響檔案數(shù)字資源的共享和利用，甚至導致檔案資源的閑置或損壞。

　　第一，文書檔案形式多樣化，尚無統(tǒng)一的數(shù)字化歸檔規(guī)范和標準。由于海洋檔案數(shù)量、類型眾多，整理流程復雜，目前尚未形成統(tǒng)一的標準規(guī)范體系，很難對文書檔案科學分類。所以，文書檔案形式的多樣化制約了數(shù)字化歸檔管理的實施。

　　第二，文書檔案數(shù)字化歸檔能力有待加強。海洋檔案數(shù)字資源中既有館藏紙質檔案經(jīng)過數(shù)字化轉化而來的數(shù)字化信息，也有信息系統(tǒng)自動生成的各種電子文件，以及海洋監(jiān)測儀器生成的電子數(shù)據(jù)信息等。然而當前海洋檔案電子資源中非紙質檔案轉化的資源占比不高，數(shù)字資源自動歸檔能力較弱。同時，現(xiàn)有檔案管理人員和管理系統(tǒng)對于數(shù)字資源的歸檔管理和開發(fā)利用能力有限，未能為數(shù)字資源的采集、整理、存儲和開發(fā)利用提供足夠的支持，數(shù)字化程度并不高。

　　第三，文書檔案信息安全工作復雜。海洋檔案中存在很多涉及國家權益的寶貴信息，對于信息安全的要求很高。而在數(shù)字化建設過程中，海洋檔案數(shù)字資源的生成、傳遞、整理、歸檔、保管、利用都會涉及信息安全問題，尤其是數(shù)字資源易復制、易修改，信息載體不穩(wěn)定，導致信息安全面臨嚴峻挑戰(zhàn)。

　　數(shù)字化歸檔管理的有效策略

　　文書檔案數(shù)字化歸檔是利用數(shù)字化管理軟件，按照統(tǒng)一格式對文書檔案進行著錄、建立目錄數(shù)據(jù)庫，而后運用掃描法將文件掃描為數(shù)字圖像，形成全文數(shù)據(jù)庫，以自動生成目錄和統(tǒng)計信息。文書檔案數(shù)字化歸檔管理工作的開展，需要在檔案數(shù)字化建設的背景下不斷摸索和嘗試，以豐富和完善數(shù)字化歸檔管理模式和方法，推進海洋檔案數(shù)字化建設進程的健康、有序發(fā)展。

　　統(tǒng)一數(shù)字化建設的標準規(guī)范

　　標準化體系包括文書檔案數(shù)字化歸檔范圍、數(shù)字資源加工規(guī)范、存儲標準、管理標準、安全標準等內(nèi)容。標準化體系建設是檔案歸檔管理的前提條件，將標準化建設納入海洋檔案數(shù)字化建設中長期規(guī)劃，這需要參照國際和國家標準，并結合海洋檔案的特點與數(shù)字化建設目標，以統(tǒng)一海洋文書檔案加工、存儲、交換、管理、安全等方面的標準。

　　同時，要建立涵蓋海洋文書檔案歸檔制度在內(nèi)的全生命周期管理制度體系，就必須明確歸檔范圍和保管期限，以及數(shù)字資源收集、整理、保管、利用等方面的流程方法和管理要求。在建立健全文書檔案標準化體系和管理制度的基礎上，還要構建標準化體系和管理制度的實施機制，有序推進配套規(guī)章制度和標準規(guī)范的完善與落實，以實現(xiàn)海洋檔案數(shù)字資源的集成共建，為文書檔案數(shù)字化歸檔管理工作奠定堅實的基礎。

　　加強文書檔案歸檔管理能力

　　海洋文書檔案數(shù)字化歸檔工作對歸檔管理能力提出了很高的要求，不僅需要擁有強大的技術實力，還需要擁有專業(yè)的人員隊伍。這有助于改變檔案歸檔工作的被動性，真正將海洋檔案數(shù)字資源轉化為高質量的知識服務。

　　第一，要著力培養(yǎng)一批具有海洋專業(yè)背景、熟悉檔案數(shù)字化的專業(yè)館員，以增強館員隊伍的技術水平和服務能力。為了適應文書檔案數(shù)字化歸檔管理的要求，需要大力培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)字化素質，館員不僅要熟悉專業(yè)知識，還要掌握檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫等方面的知識，以及熟悉文書檔案數(shù)字化歸檔和數(shù)據(jù)庫維護工作。

　　單位加強館員隊伍的培訓教育，定期組織館員參與培訓活動，有利于館員了解文書檔案的歸檔方式、統(tǒng)計方法等知識，熟練掌握現(xiàn)代信息技術的運用技能，熟悉歸檔范圍、操作流程等工作內(nèi)容，以及更好地運用數(shù)字化技術優(yōu)化歸檔流程。

　　第二，要大力建設高水平的海洋檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。數(shù)字化歸檔管理需要在管理系統(tǒng)的支持下進行，管理系統(tǒng)技術框架包括基礎環(huán)境層、資源層、應用服務層和保障層?；A環(huán)境層是支撐數(shù)字化歸檔的系統(tǒng)軟硬件和網(wǎng)絡環(huán)境，其根據(jù)服務對象和資源密級不同而配置不同的基礎環(huán)境，實現(xiàn)按需配置，以提高服務效能和安全水平；

　　資源層涵蓋普通文件、數(shù)據(jù)和音像類的數(shù)字資源，從資源生成、目錄建庫到報表輸出實現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一；應用服務層涵蓋資源采集、歸檔管理到開發(fā)利用等全過程的業(yè)務功能，面向用戶提供便捷的知識信息服務；保障層是支撐管理系統(tǒng)運行的標準規(guī)范，包括數(shù)字資源分類、著錄規(guī)范和存儲規(guī)則、備份機制、安全機制等。

　　提升文書檔案信息安全水平

　　在海洋文書檔案歸檔管理工作中，要加大對安全管理方面的投入，做好數(shù)字資源的存儲和備份工作。根據(jù)海洋文書檔案的不同分類，應采用合理的在線存儲和離線存儲策略，并借助先進的網(wǎng)絡安全技術對數(shù)字資源進行監(jiān)測保護。

　　海洋文書檔案涉及到國家機密信息，必須嚴格劃定密級和時間范圍，分類分批做好密級鑒定，對涉及機密的數(shù)字資源進行利用限制。在軟件設置方面，需要考慮不同的密級要求，為不同級別用戶設置相應權限，并采取安裝殺毒軟件、設置密碼輸入次數(shù)限制等安全防護措施。在硬件建設方面，應在內(nèi)外網(wǎng)間設置防火墻，數(shù)字資源歸檔應在內(nèi)網(wǎng)進行。

　　綜上所述，隨著信息技術的發(fā)展與運用，海洋檔案管理的要求也在不斷提高。深入推進文書檔案數(shù)字化建設工作，使文書檔案數(shù)字化歸檔工作朝著全面數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展。這不僅要求檔案管理部門充分認識到檔案管理數(shù)字化建設的重要性和必要性，積極投入資金和人力物力，建構完善的數(shù)字化管理平臺，提高軟硬件建設水平；

　　還要統(tǒng)一文書檔案數(shù)字化歸檔管理的標準規(guī)范，建立健全檔案管理制度體系，優(yōu)化檔案管理環(huán)境；同時也要打造高水平的專業(yè)人員隊伍，提高檔案管理人員的數(shù)字化素質和綜合素養(yǎng)。此外，還要加強文書檔案信息安全管理，做好安全防護和保密工作，避免檔案資源被損壞或盜用。通過以上措施，全面保障文書檔案數(shù)字化歸檔工作的質量，為檔案數(shù)字化建設的有序推進奠定良好的條件。

　　文書檔案數(shù)字化公司

　　文書檔案數(shù)字化形成的電子文件數(shù)量巨大，一般縣級檔案館文書檔案達幾百萬頁，將其數(shù)字化，所需存儲空間很大。選擇好檔案數(shù)字化副本存儲格式，既可減少存儲空間，也可提高上傳、下載速度，具有重要意義。

　　常見的文書檔案數(shù)字化圖像格式

　　1.1 JPG（JPEG）格式

　　這是我們接觸最多的圖像格式。手機拍攝下來的照片格式一般為JPG格式。JPEG是Joint PhotographicExperts Group的縮寫，直譯是“聯(lián)合圖像專家小組”。也就是說，該格式是由這個軟件開發(fā)小組制定的。這種圖像格式，就是把圖像壓縮，使圖像變得很小，所占存儲空間也就很小。在網(wǎng)絡上易于傳輸，一般網(wǎng)頁上的圖片都是這種格式。這種壓縮是損壞性壓縮，把圖像中重復或不重要的信息去除，容易造成圖像數(shù)據(jù)的損傷。JPEG格式優(yōu)點也多，可用最少的磁盤空間得到較好的圖像品質。

　　1.2 JPEG2000格式

　　JPEG2000是JPEG的升級版，其特點：一是更高的壓縮率，一般比JPEG高出30%左右；二是支持無損壓縮；三是能實現(xiàn)漸進傳輸。在網(wǎng)上看一些圖片，如網(wǎng)速較慢，往往先看到圖像的輪廓，然后出現(xiàn)模糊圖像，接著圖像會越來越清晰，這就是圖像漸進式下載過程。JPEG2000重要特性是支持漸進傳輸。

　　1.3 BMP格式

　　BMP圖像是微軟推出的圖像格式，在Windows操作系統(tǒng)中是作為標準圖像格式的，Windows應用程序一般都會支持BMP格式。BMP是英文Bitmap的簡寫，應用較廣泛。與JPEG比，它幾乎不進行壓縮。由于幾乎不進行壓縮，所以圖像信息非常豐富。它優(yōu)點突出，缺點也突出。缺點即是太占地方。

　　1.4 RAW格式

　　數(shù)碼相機進行圖像格式切換，常見的是JPEG格式同RAW格式的相互切換。JPEG格式是一種壓縮格式，而RAW格式則是幾乎未經(jīng)處理而直接從數(shù)碼相機或數(shù)碼攝像機生成的圖像。如果同一數(shù)碼相機，采用兩種格式拍攝，再經(jīng)過圖像處理軟件進行調(diào)整，比如調(diào)曝光度、飽和度、對比度等，則RAW格式會更生動、更接近實際；JPEG格式由于進行了有損壓縮，后續(xù)很難進行校正，幾乎無調(diào)整余地。

　　1.5 GIF格式

　　GIF格式是英文Graphics Interchange Format的縮寫，即為可交換圖形格式，是作為一種公用標準而設計的。主要用來解決跨平臺圖像格式問題。GIF可制作成透明圖像、動畫等，在網(wǎng)絡上大量使用。

　　1.6 PNG格式

　　PNG格式可以說是完全為網(wǎng)絡而生的圖像格式，是替代無損壓縮的位圖格式，如GIF格式。PNG具有可編輯性，能制作成透明圖片，是最近幾年才被大多數(shù)瀏覽器支持的圖像格式。盡管它的壓縮率較高，但與JPEG比還是太大。

　　1.7 TIFF格式

　　TIFF是英文Tag Image File Format的縮寫，意思是標簽圖像文件格式。TIFF、JPEG和PNG都是較為流行的高位彩色圖像格式，主要用來存儲包括照片和藝術圖片在內(nèi)的圖像。可以是多頁文件，即多個圖像組成一個TIFF文件。TIFF圖像文件格式有漏洞，可受到遠程攻擊或是被誘使打開惡意文檔。

　　1.8 PDF格式

　　PDF是近幾年流行起來的圖像文件格式，是英文Portable Document Format的縮寫，意為便攜式文檔格式。如職稱申報系統(tǒng)，幾乎所有圖像都需生成相應的PDF文件。這種格式可以最少的文件數(shù)量上傳，也便于閱讀。

　　常用格式圖像大小比較

　　我們對文書檔案數(shù)字化，可采用掃描方法獲取圖像，也可采用拍攝方法獲取圖像。下面我們分別采用這兩種方法獲取圖像，然后將其按不同的圖像格式保存，比較一下圖像大小。

　　實驗一：用攝像頭拍攝一張色彩單一封面，分別采用JPEG、PNG、BMP、TIFF格式存儲，大小如下表。

　　通過上述知道，BMP是沒有任何壓縮的圖像格式，可理解為拍攝的圖像大小為901KB，其余幾種格式都有不同程度的壓縮，壓縮率最高的是JPEG格式。也就是說，一個901KB的圖像，生成JPEG才20KB大小。次之為PNG格式為418KB。由小至大排序為JPEG、PNG、TIFF、BMP。實驗二：換一張色彩豐富的封面進行拍攝，分別采用JPEG、PNG、BMP、TIFF格式存儲，大小如下表。比較這兩張表，會發(fā)現(xiàn)隨著色彩的豐富，除了BMP格式外，其它格式圖像都變大了，由小至大排序為JPEG、PNG、TIFF、BMP。

　　通過兩次試驗，可得結論：（1）在上述幾種圖像格式中，JPEG是最小的圖像格式，BMP是最大的圖像格式。TIFF是較BMP格式第二大的圖像格式。（2）當相同的像素大?。▋纱尉鶎?40像素，高480像素）時，色彩變化對BMP格式影響不大。其余格式都隨著色彩變化而有相應變化，越豐富越大。

　　實驗三：把拍攝換成掃描，生成灰度文檔，分別采用JPEG、PNG、BMP、TIFF格式存儲，大小如下表。

　　結論：BMP是沒有任何壓縮的圖像格式，可理解為掃描生成的灰度圖像大小為917KB，壓縮率最高的是JPEG格式，它只占掃描生成圖像的23%。由小至大排序為JPEG、PNG、TIFF、BMP。

　　實驗四：以彩色模式掃描同一文檔，分辨率相同，分別采用JPEG、PNG、BMP、TIFF格式存儲，其大小如下表。

　　結論：BMP是沒有任何壓縮的圖像格式，可理解為掃描生成的彩色圖像大小為2742KB，彩色模式下，壓縮率最高的還是JPEG格式，它只占掃描生成彩色圖像的8.8%。而TIFF增長較大，PNG次之，這說明TIFF、PNG格式文件保存了較豐富的圖像信息。由小至大排序與灰度試驗一樣，依次是JPEG、PNG、TIFF、BMP。

　　實驗五：掃描多頁文件，生成TIFF和PDF文檔，比較文檔大小。掃描4頁文件，彩色模式，如下表。

　　生成4頁JPEG文件所占空間大小

　　結論：（1）生成的a.PDF文件大小為575KB，基本等于4頁JPG格式的文件大小之和（156+158+128+131≈575）。

　?。?）生成的b.TIFF文件所占空間為a.PDF所占空間的7倍。這個倍數(shù)并不是固定的，但TIFF文件要比PDF文件大得多，至少2倍以上。

　　文書檔案數(shù)字化圖像格式選擇

　　《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（以下簡稱規(guī)范）規(guī)定：紙質檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應用需求而定。紙質檔案數(shù)字圖像利用時，也可從網(wǎng)絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉換為PDF等其他格式。不難看出，紙質檔案數(shù)字圖像保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000格式。

　　我們具體應依據(jù)什么確定文書檔案數(shù)字化圖像格式?！兑?guī)范》要求“數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進行掃描”。

　　即掃描出的圖像盡可能接近實體。掃描出的圖像我們可以無限接近實體，但這些圖像必須保存下來，才能生成數(shù)字圖像。JPEG格式，是損壞性壓縮文件，壓縮率越高，損壞越大，只是我們?nèi)庋垭y以分辨，當你想再次修正這種圖像時，可修正的余地很少，在更多細節(jié)上無法修正。但它的好處是存儲空間小，傳輸速度快。文書檔案數(shù)字化后，能滿足文字識別需要就可以了，所以，在300dpi下彩色掃描的數(shù)字檔案，采用JPEG格式保存較好。

　　TIFF格式與JPEG格式相比，優(yōu)點是可將多頁圖像生成一份文檔，能保存豐富的圖像信息。但它所占存儲空間是JPEG文件數(shù)倍，所以我認為重要的文書檔案，可采用這種格式，一般文件不宜采用。應注意，PDF格式不是數(shù)字化圖像長期保存格式。但從數(shù)字文件管理、調(diào)用等方面看，卻非常便捷，應將PDF納入長期保存檔案基本格式，而非僅僅作為應用層次的轉化格式。