信息時(shí)代，檔案數(shù)字化已成為檔案工作的重中之重，紙質(zhì)檔案掃描工作在各地如火如荼地進(jìn)行。然而，掃描所產(chǎn)生的電子檔案實(shí)際上只是以圖像形式存在的文件，而非真正意義上的文本文件。也就是說，計(jì)算機(jī)只認(rèn)識(shí)檔案的外表，卻不認(rèn)識(shí)其內(nèi)在文字。南寧市檔案數(shù)字化公司研發(fā)出了智能檔案管理系統(tǒng)，不僅可以識(shí)別檔案的外在，還能進(jìn)行數(shù)據(jù)分析等其他作用。

　　在十四五規(guī)劃的檔案數(shù)字化改革內(nèi)容中，明確提出了檔案工作要“走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化”，那在實(shí)際的工作當(dāng)中，檔案管理數(shù)字化究竟如何實(shí)現(xiàn)？

　　提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時(shí)，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

　　設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

　　除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。自主研發(fā)的影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，便是在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。

　　不僅如此，在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，不僅擁有成熟的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)了為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī)，其自動(dòng)化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點(diǎn)，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

　　此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

　　檔案數(shù)字化

　　用戶通過計(jì)算機(jī)只能看到檔案的原貌，卻不能對其中的內(nèi)容進(jìn)行引用、檢索等操作，這無疑對將來的電子檔案利用工作造成了很大的不便?？紤]到檔案用戶的利用需求，若要得到真正文本形態(tài)的電子檔案，使檔案數(shù)字化工作更加有效、更加徹底，便要應(yīng)用到OCR技術(shù)。

　　OCR技術(shù)的優(yōu)勢及其在檔案數(shù)字化過程中的應(yīng)用

　　OCR技術(shù)相對于傳統(tǒng)的手工錄入方式來說，具有強(qiáng)大的優(yōu)勢。首先，OCR文字識(shí)別的速度遠(yuǎn)快于手工錄入。根據(jù)國際通行的打字速度評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，即使是專業(yè)人員，每分鐘也僅能輸入150~240個(gè)字。

　　而采用OCR技術(shù)，即使算上前后期的處理環(huán)節(jié)所花時(shí)間，其速度也絕對比前者快好多倍。其次，OCR文字識(shí)別的質(zhì)量遠(yuǎn)高于手工錄入。雖然由于各種因素影響，OCR技術(shù)的識(shí)別率很難達(dá)到100%，但比起大批量手工錄入，其出錯(cuò)率要小得多。

　　最后，OCR還節(jié)省了大量人力資源，優(yōu)化了資源配置，使人員分配于更加有意義的工作。對于檔案數(shù)字化工作來說，OCR技術(shù)除了具有以上幾個(gè)普遍的優(yōu)勢之外，還有以下獨(dú)特核心功能：

　　1、AI文字識(shí)別技術(shù)及欄目識(shí)別技術(shù)：識(shí)別率領(lǐng)先、速度快。

　　2、AI智慧檢索：任意關(guān)鍵字全文模糊檢索、匹配結(jié)果圖像高亮標(biāo)識(shí)。搜索精度高、秒出。

　　3、AI圖像處理技術(shù)：自動(dòng)切邊、傾斜校正、圖像增強(qiáng)美化、壓縮、導(dǎo)出。

　　4、AI智慧糾錯(cuò)：自動(dòng)標(biāo)注可能錯(cuò)字，相似字及前后聯(lián)想字用以快速糾錯(cuò)。

　　文檔管理將紙質(zhì)檔案數(shù)字化并采用OCR識(shí)別，能夠使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)全文檢索、網(wǎng)絡(luò)傳輸、方便用戶異地檢索、復(fù)制引用。從而深化用戶對檔案內(nèi)容的查詢與利用，拓寬其利用面。使檔案也能像圖書、情報(bào)一樣成為人們?nèi)粘Ｉ钪蝎@取信息、利用信息、增加學(xué)識(shí)的手段使檔案多方面地服務(wù)于公眾。