紙質(zhì)檔案整理服務(wù)公司外包已經(jīng)發(fā)展成為當(dāng)代檔案事業(yè)的重要組成部分,規(guī)范檔案服務(wù)外包的操作程序、方法及標(biāo)準(zhǔn),對于促進(jìn)檔案服務(wù)業(yè)健康發(fā)展十分必要。

　　檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)類型多,適用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不一,操作程序和方法各不相同。檔案服務(wù)外包工作規(guī)范按照檔案服務(wù)業(yè)務(wù)類型分為總則、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案整理服務(wù)等部分,其中紙質(zhì)檔案整理服務(wù)公司服務(wù)為第4部分,幾個(gè)部分分別根據(jù)具體操作流程和特點(diǎn)提出相應(yīng)的檔案服務(wù)外包工作要求:

　　第1部分:總則。規(guī)定了檔案服務(wù)外包工作中相關(guān)主體之間的關(guān)系、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)要求和第三方機(jī)構(gòu)工作規(guī)范。

　　第2部分:檔案數(shù)字化服務(wù)。規(guī)定了檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中的發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督工作規(guī)范。

　　第3部分:檔案管理咨詢服務(wù)。規(guī)定了檔案管理咨詢服務(wù)外包相關(guān)方的工作,包括檔案管理咨詢服務(wù)內(nèi)容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、工作流程、信用評價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督等要求。

　　第4部分:檔案整理服務(wù)。規(guī)定了檔案整理服務(wù)外包工作中發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督的要求。

　　1、范圍

　　本文件規(guī)定了檔案整理服務(wù)外包工作中發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督的要求。本文件適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開展不涉及國家秘密的傳統(tǒng)載體檔案整理服務(wù)外包工作。

　　2、規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T17242投訴處理指南

　　DA/T68.1—2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分:總則

　　3、術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本文件。

　　3.1檔案整理archivesarrangement

　　按照一定的原則,對檔案實(shí)體進(jìn)行鑒定、審核、分類、組合、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒,使之有序化的過程。

　　[來源:DA/T1—2000,5.1,有修改]

　　3.2檔案整理外包

　　archivesarrangementoutsource

　　發(fā)包方根據(jù)需要,對指定范圍內(nèi)的檔案,將檔案整理(3.1)工作部分或全部委托給承包方的行為。

　　3.3檔案整理服務(wù)

　　archivesarrangementservice

　　承包方根據(jù)合同約定,按照一定的原則和方法,對發(fā)包方指定的待整理檔案提供特定服務(wù),以滿足發(fā)包方需求的行為。

　　3.4整理服務(wù)項(xiàng)目組

　　archivesarrangementserviceprojectteam

　　承包方根據(jù)發(fā)包方的業(yè)務(wù)需求、檔案特點(diǎn)及其管理要求,為完成發(fā)包方的檔案整理任務(wù)而建立的工作組。

　　4發(fā)包方工作規(guī)范

　　4.1總體要求

　　發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1的規(guī)定,堅(jiān)持合法、安全、可控原則確定檔案整理服務(wù)外包范圍,開展外包工作。根據(jù)國家法律法規(guī),結(jié)合各地區(qū)政策實(shí)際,選定符合條件的承包方,簽訂服務(wù)合同和保密協(xié)議,并履行組織、管理、檢查、驗(yàn)收責(zé)任,做好對外包項(xiàng)目全過程、全方位的管控。

　　4.2前期準(zhǔn)備

　　4.2.1發(fā)包方應(yīng)提供待整理檔案的清單。

　　4.2.2發(fā)包方應(yīng)提供與檔案安全保管和整理工作量匹配的場所、設(shè)施、設(shè)備。

　　4.2.3發(fā)包方應(yīng)組建檔案整理外包工作小組,指定專人負(fù)責(zé)與承包方對接,有序推進(jìn)檔案整理服務(wù)外包工作。

　　4.2.4發(fā)包方應(yīng)明確檔案整理的工作內(nèi)容、工作要求和應(yīng)遵守的規(guī)章制度,審定承包方的整理服務(wù)方案,與承包方做到權(quán)責(zé)明晰。

　　4.2.5發(fā)包方應(yīng)與承包方履行待整理檔案的交接手續(xù),做好清點(diǎn)交接工作并形成交接文據(jù)。交接文據(jù)上應(yīng)區(qū)分類別,標(biāo)明數(shù)量、移交人、接收人和移交時(shí)間等內(nèi)容。

　　4.3人員管理

　　4.3.1發(fā)包方應(yīng)對承包方整理服務(wù)項(xiàng)目組人員名單的確定與調(diào)整進(jìn)行審核備案(備案表參見DA/T68.1—2020附錄B),并對承包方整理服務(wù)人員的情況進(jìn)行監(jiān)管。

　　4.3.2除發(fā)包方檔案整理外包工作小組人員及承包方檔案整理服務(wù)項(xiàng)目組的人員,凡進(jìn)入整理場所的其他人員應(yīng)履行登記手續(xù)。整理場所人員進(jìn)出登記表參見附錄A。

　　4.3.3外單位人員及承包方非整理服務(wù)項(xiàng)目組備案人員,均作為訪客管理。訪客進(jìn)入整理場所應(yīng)經(jīng)發(fā)包方審批。訪客進(jìn)入整理場所審批表參見附錄B。

　　4.4場所管理

　　4.4.1檔案整理場所一般宜安排在發(fā)包方的辦公地點(diǎn),確需安排在承包方提供的場所,應(yīng)在合同中明確責(zé)任。

　　4.4.2檔案整理場所應(yīng)符合安保、消防等檔案安全管理要求。

　　4.4.3檔案整理場所應(yīng)設(shè)置檔案存放區(qū)、工作區(qū)。整理場所外應(yīng)配備專柜,供存放私人物品。

　　4.4.4發(fā)包方和承包方應(yīng)落實(shí)專人,加強(qiáng)整理場所管理。

　　4.4.5發(fā)包方應(yīng)對整理場所進(jìn)行定期或不定期的巡查并建立臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)反映檢查時(shí)間、檢查人、檢查事項(xiàng)、存在問題、整改措施及落實(shí)情況等。

　　4.4.6整理場所應(yīng)安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng),實(shí)施全方位監(jiān)控,重點(diǎn)覆蓋檔案整理場所的門窗、檔案存放區(qū)、工作區(qū),監(jiān)控應(yīng)避免直接攝錄檔案內(nèi)容。視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月。

　　4.4.7發(fā)包方應(yīng)定期對視頻進(jìn)行回放檢查,并建立回放記錄臺(tái)賬。檔案整理場所設(shè)于承包方的,應(yīng)要求承包方移交視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)及回放記錄臺(tái)賬。

　　4.4.8進(jìn)出整理場所人員不應(yīng)攜帶照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、電腦、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等電子設(shè)備和智能穿戴設(shè)備。確需攜帶的,應(yīng)經(jīng)發(fā)包方安全檢查,形成進(jìn)出場記錄,并指定專人管理。

　　4.4.9檔案整理場所內(nèi)除檔案和必備的工具器材設(shè)備之外,嚴(yán)禁存放任何易燃易爆危險(xiǎn)品,嚴(yán)禁將火柴、打火機(jī)、水杯、飲料、食品、動(dòng)物等私人物品帶入檔案整理場所。

　　4.5設(shè)備管理

　　4.5.1發(fā)包方應(yīng)做好整理服務(wù)所使用的信息設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備的管理。

　　4.5.2整理服務(wù)入場時(shí),發(fā)包方應(yīng)做好設(shè)備的信息安全技術(shù)檢測和登記工作,并采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口。

　　4.5.3整理服務(wù)過程中,應(yīng)對設(shè)備使用情況進(jìn)行檢查,嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)絡(luò),嚴(yán)禁檔案服務(wù)項(xiàng)目組工作人員擅自刪除或下載檔案數(shù)據(jù)。

　　4.5.4整理服務(wù)撤場前,發(fā)包方應(yīng)對承包方攜帶的設(shè)備進(jìn)行信息安全技術(shù)檢測,徹底清除整理服務(wù)過程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù);或者由承包方按合同約定將設(shè)備移交發(fā)包方。

　　4.6過程管理

　　4.6.1發(fā)包方應(yīng)加強(qiáng)對承包方檔案服務(wù)過程中安全保密工作的監(jiān)督檢查,及時(shí)消除安全隱患。

　　4.6.2發(fā)包方應(yīng)對承包方的實(shí)施質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查,必要時(shí)引進(jìn)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行服務(wù)監(jiān)管。

　　4.6.3發(fā)包方應(yīng)及時(shí)協(xié)助解決承包方在檔案整理服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)的檔案應(yīng)歸未歸、缺章少頁、無處理結(jié)果等相關(guān)問題并做好收集、增補(bǔ)等工作。對確實(shí)無法收集、增補(bǔ)的,應(yīng)出具情況說明。

　　4.6.4發(fā)包方應(yīng)定期聽取承包方檔案整理工作的進(jìn)度匯報(bào)。發(fā)現(xiàn)實(shí)施進(jìn)度與計(jì)劃出現(xiàn)偏差、發(fā)包工作量與合同約定有出入等情況,雙方應(yīng)及時(shí)溝通,必要時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

　　4.6.5發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損毀、信息泄露等情形的,發(fā)包方應(yīng)采取應(yīng)急措施并及時(shí)向同級檔案主管部門報(bào)告。

　　4.7項(xiàng)目驗(yàn)收

　　4.7.1發(fā)包方在確定項(xiàng)目完成后,應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。

　　4.7.2檔案數(shù)量較大、服務(wù)周期較長的項(xiàng)目,發(fā)包方可組織階段性驗(yàn)收。

　　4.7.3發(fā)包方應(yīng)以國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和檔案整理外包項(xiàng)目形成的招投標(biāo)文件、合同、整理服務(wù)方案等為驗(yàn)收依據(jù),從工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況、整理場所設(shè)施設(shè)備配置使用情況、人員管理情況、整理服務(wù)質(zhì)量情況、合同履行情況等方面進(jìn)行驗(yàn)收。

　　4.7.4整理服務(wù)質(zhì)量主要從分類的準(zhǔn)確性、文件和案卷排列的合理性、著錄的規(guī)范性、條目數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體對應(yīng)關(guān)系的一致性、檔號(hào)編制的準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行抽查,抽查比例不應(yīng)少于各類檔案總量的20%。整理服務(wù)質(zhì)量準(zhǔn)確率要求達(dá)95%及以上,其中條目數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體對應(yīng)關(guān)系的一致性、檔號(hào)準(zhǔn)確率要

　　求達(dá)100%。

　　4.7.5驗(yàn)收未通過的,發(fā)包方應(yīng)出具整改意見并要求承包方限期整改。整改完成后再次組織驗(yàn)收,直至驗(yàn)收通過。

　　4.7.6驗(yàn)收通過后,發(fā)包方應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告,與承包方做好檔案實(shí)體清點(diǎn),辦理交接手續(xù)。

　　4.7.7項(xiàng)目自驗(yàn)收報(bào)告形成之日起進(jìn)入質(zhì)保期,質(zhì)保期一般不少于1年。質(zhì)保內(nèi)容和范圍可在合同中明確。

　　4.7.8發(fā)包方應(yīng)對檔案整理外包項(xiàng)目形成的招投標(biāo)文件、合同、整理服務(wù)方案、交接文據(jù)、工作聯(lián)系單、檢查臺(tái)賬、驗(yàn)收報(bào)告等材料及時(shí)收集并歸檔。

　　5、承包方工作規(guī)范

　　5.1總體要求

　　承包方應(yīng)按照DA/T68.1的要求,加強(qiáng)自身目標(biāo)與原則管理、戰(zhàn)略管理、資源管理、業(yè)務(wù)管理、安全管理,遵循有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,優(yōu)質(zhì)高效地完成檔案整理服務(wù)工作。

　　5.2開工準(zhǔn)備

　　5.2.1承包方應(yīng)與發(fā)包方充分溝通,深入了解發(fā)包方的歷史沿革、機(jī)構(gòu)職能、擬發(fā)包項(xiàng)目的概況、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)數(shù)量、分類方案、管理現(xiàn)狀等信息,必要時(shí)形成會(huì)議紀(jì)要。

　　5.2.2承包方應(yīng)編制整理服務(wù)方案,主要包括服務(wù)目標(biāo)、服務(wù)依據(jù)、人員配置、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)地點(diǎn)、整理方法、整理內(nèi)容,以及進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全保密措施等,并提交發(fā)包方審核確認(rèn)。

　　5.2.3承包方應(yīng)對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、整理人員等項(xiàng)目組成員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和技術(shù)交底。

　　5.2.4承包方制定的項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理、現(xiàn)場管理、保密管理、安全管理等制度,應(yīng)提交發(fā)包方審核備案。

　　5.3人員保障

　　5.3.1承包方應(yīng)根據(jù)招投標(biāo)文件、合同等約定,成立整理服務(wù)項(xiàng)目組,按發(fā)包方要求配備具有相應(yīng)知識(shí)水平、業(yè)務(wù)技能的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和整理人員,并保證項(xiàng)目組成員在服務(wù)過程中的穩(wěn)定性。人員中途更換應(yīng)征得發(fā)包方同意并及時(shí)報(bào)發(fā)包方備案。

　　5.3.2承包方有責(zé)任對整理服務(wù)項(xiàng)目組人員進(jìn)行背景調(diào)查,確保社會(huì)關(guān)系清楚,歷史清白。

　　5.3.3承包方應(yīng)對檔案整理服務(wù)項(xiàng)目組人員進(jìn)行安全保密教育,簽訂勞動(dòng)合同和保密責(zé)任書(保密協(xié)議)。保密協(xié)議條款參見DA/T68.1附錄C。

　　5.4場所管理

　　5.4.1承包方可對發(fā)包方提供的整理場所提出合理化建議。

　　5.4.2承包方應(yīng)與整理服務(wù)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人簽訂承諾書,明確其對整理場所負(fù)直接管理責(zé)任。

　　5.4.3工作期間,整理場所應(yīng)封閉管理,非整理服務(wù)項(xiàng)目組備案人員,未經(jīng)發(fā)包方審批,訪客不應(yīng)隨意進(jìn)入。

　　5.4.4整理場所應(yīng)整潔有序。私人物品應(yīng)放置在專柜,不應(yīng)帶入檔案存放區(qū)和工作區(qū)。

　　5.5作業(yè)管理

　　5.5.1承包方應(yīng)掌握所承接檔案類型的整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范做好檔案實(shí)體鑒定、審核、分類、組合、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒等整理服務(wù)工作。

　　5.5.2承包方在整理服務(wù)過程中應(yīng)形成相應(yīng)的工作流程單,對檔案整理服務(wù)各操作環(huán)節(jié)或步驟做好相應(yīng)記錄,保證檔案整理服務(wù)過程的可追溯性。

　　5.5.3承包方在整理服務(wù)過程中,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)向發(fā)包方出具工作聯(lián)系單(見附錄C)。

　　5.5.4承包方在整理服務(wù)過程中應(yīng)建立質(zhì)檢管理機(jī)制,落實(shí)質(zhì)檢人員,對各操作環(huán)節(jié)或步驟進(jìn)行質(zhì)檢,質(zhì)檢情況可形成項(xiàng)目問題跟蹤表(見附錄D)。

　　5.5.5承包方應(yīng)定期向發(fā)包方匯報(bào)整理服務(wù)進(jìn)展情況。

　　5.5.6未經(jīng)發(fā)包方允許,承包方不應(yīng)將檔案、檔案復(fù)制件及其他各種文件材料帶離整理場所,不應(yīng)帶入有信息錄入、傳播功能的設(shè)備,不應(yīng)以任何形式泄漏、傳播、公布檔案信息。

　　5.5.7承包方在整理過程中發(fā)現(xiàn)需要調(diào)整分類方案,或發(fā)包工作量與合同約定有出入等問題時(shí),雙方應(yīng)及時(shí)溝通,必要時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

　　5.5.8承包方應(yīng)將整理服務(wù)過程中形成的備查資料或認(rèn)為不需要?dú)w檔的文件登記造冊,供發(fā)包方審定、處置。嚴(yán)禁擅自銷毀文件。

　　5.5.9承包方在整理服務(wù)過程中,應(yīng)落實(shí)好檔案安全和保密制度,確保檔案實(shí)體和信息安全,保守國家秘密,保護(hù)發(fā)包方的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私安全。

　　5.5.10在檔案整理過程中需要提供利用檔案的,承包方應(yīng)協(xié)助做好相關(guān)工作。

　　5.6交付撤場

　　5.6.1項(xiàng)目完成后,承包方應(yīng)提出驗(yàn)收申請,配合發(fā)包方開展驗(yàn)收工作。

　　5.6.2通過驗(yàn)收后,承包方應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。

　　5.6.3承包方撤場前應(yīng)將檔案實(shí)體、電子目錄、紙質(zhì)目錄、整理說明、工作臺(tái)帳、數(shù)據(jù)及存儲(chǔ)設(shè)備、辦公設(shè)備、耗材、辦公用品等移交給發(fā)包方。

　　5.6.4承包方攜帶進(jìn)場的信息設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等須經(jīng)發(fā)包方安全確認(rèn),方可帶離。

　　5.6.5由承包方安裝的視頻監(jiān)控系統(tǒng),應(yīng)將監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)和回放記錄移交發(fā)包方保存。發(fā)包方應(yīng)對監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)做好安全保密工作。

　　5.6.6承包方撤場前應(yīng)向發(fā)包方有關(guān)人員做好整理成果的使用說明,并按要求做好相關(guān)培訓(xùn)。

　　5.7后續(xù)管理

　　5.7.1承包方因服務(wù)項(xiàng)目形成的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同文件、整理服務(wù)方案、工作聯(lián)系單、驗(yàn)收報(bào)告、客戶滿意度調(diào)查表、核算材料、支付憑證等文件材料,應(yīng)及時(shí)歸檔。

　　5.7.2承包方對驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)落實(shí)整改,直至驗(yàn)收通過并積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn),提升服務(wù)能力。

　　5.7.3承包方應(yīng)以發(fā)包方需求為中心,在整理服務(wù)流程中按照“計(jì)劃-實(shí)施-評估-改進(jìn)”循環(huán)執(zhí)行,持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度。

　　5.7.4在質(zhì)保期內(nèi),承包方應(yīng)依據(jù)合同約定對發(fā)包方進(jìn)行回訪,向發(fā)包方提供技術(shù)指導(dǎo),總結(jié)項(xiàng)目情況并持續(xù)改進(jìn)。

　　6、信用評價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督

　　6.1信用評價(jià)

　　6.1.1發(fā)包方可對承包方的工作質(zhì)量進(jìn)行評價(jià),必要時(shí)出具評價(jià)意見。

　　6.1.2承包方應(yīng)根據(jù)企業(yè)信用評價(jià)情況建立服務(wù)信用評價(jià)檔案。

　　6.1.3承包方應(yīng)配合檔案主管部門、保密行政管理部門及其他部門,做好業(yè)務(wù)管理、安全保密等各項(xiàng)檢查。

　　6.2服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督

　　6.2.1發(fā)包方檔案整理服務(wù)外包工作應(yīng)接受國家有關(guān)部門的監(jiān)督。

　　6.2.2承包方應(yīng)依法合規(guī)開展檔案整理服務(wù),并接受國家有關(guān)部門的監(jiān)督。

　　6.2.3檔案主管部門依法履行行業(yè)監(jiān)管責(zé)任,督促檔案服務(wù)外包單位落實(shí)管理責(zé)任,檢查檔案服務(wù)外包中的檔案安全、服務(wù)質(zhì)量、管理措施和條件保障等情況。

　　6.3服務(wù)質(zhì)量投訴

　　6.3.1承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機(jī)制,對外公布投訴聯(lián)系方式。

　　6.3.2承包方應(yīng)按照GB/T17242的要求建立投訴受理機(jī)構(gòu),定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。

　　6.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務(wù)質(zhì)量爭議時(shí),雙方應(yīng)協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請調(diào)解、仲裁或提請?jiān)V訟。

　　紙質(zhì)檔案整理服務(wù)公司

　　1紙質(zhì)檔案數(shù)字化的概念及步驟

　　1.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化的定義

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化（digitization of paper-based records）是采用掃描儀等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，使其轉(zhuǎn)化為可以存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并且按照紙質(zhì)檔案所存在的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

　　1.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要步驟

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要包括：紙質(zhì)檔案的出庫、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的預(yù)處理、建立目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、驗(yàn)收與移交入庫。

　　2紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作的意義和主要內(nèi)容

　　檔案數(shù)字化前處理工作是對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換前開展的一種專業(yè)化技術(shù)準(zhǔn)備工作，是在充分尊重檔案真實(shí)的基礎(chǔ)上，從便于保管利用的角度出發(fā)，為適應(yīng)檔案數(shù)字化的技術(shù)要求開展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案數(shù)字化前處理工作是檔案信息化的基礎(chǔ)，開展前處理工作具有十分重要的意義。第一步要確定掃描頁。原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。第二步要編制頁號(hào)。應(yīng)對沒有頁號(hào)或頁號(hào)不正確的檔案重新編制頁號(hào)。重新編制頁號(hào)時(shí)，一般用鉛筆。應(yīng)將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。第三步是拆除裝訂。應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。第四步是技術(shù)修復(fù)。褶皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。

　　2.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作的意義

　　開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作，對于提高檔案數(shù)字化質(zhì)量和提升數(shù)字化檔案信息運(yùn)行效益具有重要意義。

　　1）開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作決定了檔案全文數(shù)字化資源的質(zhì)量。由于各種因素影響，館藏紙質(zhì)檔案存在著不少問題，在開展數(shù)字化之前需要系統(tǒng)解決。首先，館藏紙質(zhì)檔案中，可能存在大量的效用低、重復(fù)甚至是無用的文件；其次，檔案整理可能存在不規(guī)范的現(xiàn)象；第三，由于時(shí)間久遠(yuǎn)或保存不當(dāng)，可能存在檔案破損、霉變等問題；第四，由于檔案著錄不規(guī)范，目錄數(shù)據(jù)庫質(zhì)量不高，導(dǎo)致與檔案數(shù)字化后形成的全文數(shù)據(jù)庫不能有效掛接。數(shù)字化前處理工作，能夠系統(tǒng)解決前述問題，進(jìn)而提高檔案全文數(shù)字化資源質(zhì)量。

　　2）開展檔案數(shù)字化前處理工作有利于提高數(shù)字化檔案信息運(yùn)行的效益。通過數(shù)字化前處理工作，剔除了無價(jià)值的檔案，去除了大量冗余信息，一方面可以節(jié)省數(shù)字化加工費(fèi)用，另一方面有助于提高數(shù)字檔案信息的查準(zhǔn)率，提升數(shù)字檔案館建設(shè)效果，發(fā)揮檔案數(shù)字化資源的運(yùn)行效益。

　　2.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期整理內(nèi)容

　　檔案數(shù)字化工作的實(shí)質(zhì)就是如實(shí)轉(zhuǎn)換，無論是掃描、翻拍還是模擬轉(zhuǎn)數(shù)字，其核心就是將原始檔案“克隆”至另一種載體形態(tài)之上，并保證內(nèi)容、信息結(jié)構(gòu)不變，完整和安全，同時(shí)便于查找和利用。檔案數(shù)字化前期整理工作的規(guī)劃及實(shí)施應(yīng)以此為出發(fā)點(diǎn)。檔案數(shù)字化前期整理工作主要包括三個(gè)部分：一是建庫，二是實(shí)體整理，三是過程記錄及整理。建庫是數(shù)字化成果利用和發(fā)揮效用的基礎(chǔ)，實(shí)體整理是保證質(zhì)量的前提，過程管理是維護(hù)檔案安全與完整，明確責(zé)任的重要環(huán)節(jié)，三者缺一不可。

　　2.2.1目錄信息整理

　　此處的整理工作包括整體建庫及補(bǔ)充著錄兩方面。在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)仍沒有完整著錄信息的單位需要對目錄集中著錄和建庫，在完成編目工作后，才有可能銜接數(shù)字化對象審批、檔案出庫、整理、檢查核對等工作；對于已建庫但條目信息仍不完整的，應(yīng)該對缺失、錯(cuò)誤等信息進(jìn)行糾正，以確保信息完整，從而支援檔案數(shù)字化成果的服務(wù)利用工作。如進(jìn)一步設(shè)置及補(bǔ)充人名、地名、附件等著錄項(xiàng)目。

　　2.2.2核對性整理

　　檔案具有政治性、權(quán)威性及保密性特點(diǎn)。為了突出檔案工作嚴(yán)肅性，在前期整理工作中，整理人員要保持正確的態(tài)度，認(rèn)真核對各項(xiàng)內(nèi)容，如拆除裝訂、實(shí)體檢查及數(shù)量清查等。其中針對拆除裝訂，是為了提高數(shù)字化效率的關(guān)鍵，但值得注意的是，如果紙張較為脆弱、過薄，可以不拆除。實(shí)體檢查主要是核對檔案內(nèi)容是否完整，是否存在缺漏頁現(xiàn)象。數(shù)量清查可以按照目錄進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)庫中的各個(gè)條目對應(yīng)要素與實(shí)體相符合。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)立即糾正。

　　2.2.3實(shí)體修整性整理

　　當(dāng)案卷或文件有規(guī)格不一、紙張破損、卷邊折邊等情況，就需要啟動(dòng)實(shí)體修整工作，以確保檔案實(shí)體平整清潔，適于數(shù)字化。修整性工作包括美觀性整理與加固性整理。美觀性整理主要是指檔案材料的清潔，包括清掃灰塵，去除殘留裝訂物，舒展折邊卷邊等。其目的是使紙質(zhì)檔案實(shí)體高質(zhì)量進(jìn)入掃描設(shè)備。加固性整理，一般指對非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格檔案、破損檔案、過脆檔案進(jìn)行襯頁、托裱等，進(jìn)一步保護(hù)和延長實(shí)體壽命。

　　2.2.4管理過程記錄整理

　　受到程序復(fù)雜、工程量較大等因素的影響，紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作，常常會(huì)出現(xiàn)過程不明、銜接不暢等問題。因此應(yīng)重視對檔案的檢查及驗(yàn)收，兼顧檔案版權(quán)、安全等方面。條件允許的情況下，應(yīng)對整個(gè)整理過程進(jìn)行記錄，為檔案數(shù)字化審批、出入庫等工作提供一定支持，促使表單能夠隨著數(shù)字化工作深入而充實(shí)。

　　3紙質(zhì)檔案數(shù)字化前期整理標(biāo)準(zhǔn)分析

　　3.1實(shí)體標(biāo)準(zhǔn)

　　檔案實(shí)體是數(shù)字性復(fù)制和保護(hù)的客體，是數(shù)字化設(shè)備的直接作用對象，是直接影響檔案數(shù)字化品質(zhì)的關(guān)鍵因素之一。在實(shí)施數(shù)字化之前，其檔案實(shí)體的客觀整理標(biāo)準(zhǔn)就是客觀判斷檔案實(shí)體狀態(tài)，最小干預(yù)、真實(shí)還原，最大限度保留原始檔案的原汁原味。它的整理標(biāo)準(zhǔn)包括：頁碼標(biāo)記完整準(zhǔn)確，不缺頁跳頁；檔案案卷或文件整潔整齊，無卷邊，無折頁；如遇紙張發(fā)脆或載體破杯（如蟲蛀、磨損等）要以宣紙托裱、修補(bǔ)或加固；頁碼規(guī)范，無跳頁缺頁漏頁；脊背裝訂且紙張狀況良好的可視情況進(jìn)行裁剪，非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案應(yīng)通過接邊、襯紙等方式進(jìn)行加工，利于快速掃描。

　　3.2著錄標(biāo)準(zhǔn)

　　人類社會(huì)進(jìn)入到新時(shí)期，檔案載體不斷發(fā)展，傳統(tǒng)著錄標(biāo)注已經(jīng)無法滿足檔案發(fā)展需求。因此針對檔案內(nèi)容的選擇、分析，不僅要尊重檔案真實(shí)性，且需要關(guān)注數(shù)字化手段、背景記錄等，以此來滿足檔案使用要求。針對著錄標(biāo)準(zhǔn)來說，應(yīng)確保各要素完整性、項(xiàng)目全面，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)則，以此來豐富檔案著錄項(xiàng)目，增強(qiáng)檔案著錄檢索價(jià)值。針對與技術(shù)相關(guān)的檔案，應(yīng)對其背景、時(shí)間及色彩空間等進(jìn)行完善，促使檔案轉(zhuǎn)型有序進(jìn)行。

　　3.3檢查標(biāo)準(zhǔn)

　　檔案數(shù)字化的手段是轉(zhuǎn)化，目標(biāo)是長期保存及利用。為避免數(shù)字化過程中諸多不確定因素，確保工作品質(zhì)，應(yīng)加強(qiáng)對數(shù)字化前檔案實(shí)體、邏輯、著錄狀態(tài)等方面的全面核查。概括來說，數(shù)字化前期檢查標(biāo)準(zhǔn)主要落實(shí)在以下方面：數(shù)字化審批單是否手續(xù)完整，數(shù)字化清單是否準(zhǔn)確符實(shí)；實(shí)體方面頁面整潔，頁碼標(biāo)識(shí)清晰，頁碼頁數(shù)一致，數(shù)量正確，附件完整；邏輯方面頁號(hào)連續(xù)，不缺不漏，語義完整，檔號(hào)與實(shí)體內(nèi)容相符；著錄方面條目著錄要素完整、標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確，無漏無缺。

　　3.4管理標(biāo)準(zhǔn)

　　檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要對版權(quán)涉及的文字、圖像進(jìn)行數(shù)字化處理。而這一環(huán)節(jié)涉及一定的法定事項(xiàng)、所有權(quán)等。因此加強(qiáng)對檔案數(shù)字化管理顯得尤為必要，不僅能夠確保檔案信息安全性，且能夠提高數(shù)字化轉(zhuǎn)化水平。針對管理標(biāo)準(zhǔn)來看，應(yīng)注意以下幾項(xiàng)內(nèi)容：如是否擁有法人簽字認(rèn)可的審批表、數(shù)字化行為是否授權(quán)、是否具備加工流程單等。在實(shí)踐中，積極落實(shí)責(zé)任制，不斷提高檔案數(shù)字化管理水平，從而促進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作順利開展。隨著紙質(zhì)檔案工作不斷發(fā)展，還需要加強(qiáng)對內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)的研究，逐步完善檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，提升檔案數(shù)字化工作品質(zhì)，為我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展提供依據(jù)。

　　4有效開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化前整理工作的對策

　　4.1建立完善安全保密制度，確保檔案信息安全

　　在開展檔案數(shù)字化工作之前，首先，要建立完善的安全保密制度并嚴(yán)格執(zhí)行，同時(shí)加強(qiáng)保密宣傳，增強(qiáng)本單位全員的保密意識(shí)。其次，要對數(shù)字化加工人員的保密素養(yǎng)進(jìn)行審查，保證其嚴(yán)格執(zhí)行工作流程，防止在工作環(huán)節(jié)中失泄密。第三，要加強(qiáng)檔案數(shù)字化硬件設(shè)施管理，確保數(shù)字化過程中的檔案信息安全。第四，要加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的安全管理，保證涉密網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，防止數(shù)字化成果泄密。涉密檔案的安全保密問題貫穿數(shù)字化加工的全過程，在檔案數(shù)字化工作中我們要始終把檔案安全保密工作放到工作的首位，杜絕失泄密，保證檔案信息的安全。

　　4.2統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，把好檔案質(zhì)量

　　檔案數(shù)字化建設(shè)與信息技術(shù)息息相關(guān)，而信息技術(shù)涉及面很廣，要想實(shí)現(xiàn)檔案的便捷管理和信息共享，需要制定統(tǒng)一的檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以使檔案資源在各軟硬件平臺(tái)皆能具有較強(qiáng)的兼容性，也便于檔案資料的保存與傳遞。這一方面需規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的格式，另一方面也應(yīng)處理好音視頻檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化、一體化利用、各數(shù)據(jù)庫之間無縫銜接的問題，通過統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)字化管理，以實(shí)現(xiàn)檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的高效傳輸，加快檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。檔案館數(shù)字化建設(shè)中確定標(biāo)準(zhǔn)的原則是：面向計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺(tái)的處理，直接采用國際和國家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進(jìn)行補(bǔ)充，由此形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。

　　4.3建立電子檔案著錄規(guī)則，明確數(shù)字化成果著錄項(xiàng)

　　于《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18—1999)在電子檔案著錄工作上存在很多局限性，隨著檔案信息化的不斷推進(jìn)，電子檔案著錄工作也將不斷深入，為了滿足電子檔案著錄工作的實(shí)際需要，加強(qiáng)電子檔案的管理，國家應(yīng)盡快制定電子檔案著錄規(guī)則，明確電子檔案著錄項(xiàng)。明確電子檔案著錄項(xiàng)可以對數(shù)字化前整理的著錄環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，準(zhǔn)確地對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行著錄，不僅可以有效提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的檢索成功率，增加檔案的利用率，同時(shí)還能夠保證電子檔案的真實(shí)性、有效性、完整性，從而發(fā)揮檔案的憑證作用。

　　4.4嚴(yán)格紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理

　　在檔案數(shù)字化過程中，前整理工作直接決定了檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。此次實(shí)施的新規(guī)范增強(qiáng)了數(shù)字化前處理部分的內(nèi)容，包括對實(shí)體檔案保護(hù)和檔案規(guī)范化管理方面的要求。在實(shí)際工作中，我們還可能遇到各種各樣的情況，比如檔案內(nèi)容殘缺，檔案內(nèi)容信息敏感不宜公開，檔案內(nèi)夾有訂書釘、曲別針等金屬物。這些都需要我們在數(shù)字化進(jìn)行前做出相應(yīng)處理。對內(nèi)容殘缺的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，對不宜公開的敏感信息暫不進(jìn)行掃描，對訂書釘、曲別針等金屬物應(yīng)予以拆除等等?？傊?，紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作作為館藏檔案數(shù)字化的第一步，是最基礎(chǔ)也是最重要的環(huán)節(jié)，嚴(yán)格做好這一環(huán)節(jié)的工作，對提高檔案數(shù)字化質(zhì)量和提升數(shù)字化檔案信息利用效果都具有非常重要的意義。

　　4.5科學(xué)界定紙質(zhì)檔案數(shù)字化范圍

　　科學(xué)界定紙質(zhì)檔案數(shù)字化范圍，是做好館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的重要環(huán)節(jié)。數(shù)字化對象范圍界定的科學(xué)、合理，將對我們的數(shù)字化工作起到事半功倍的效果。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的起步階段，我們通常是以館藏檔案的年度為計(jì)劃向前推進(jìn)。但隨著紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的深入開展，大家越來越認(rèn)識(shí)到，方便、快捷地提供利用是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要用途。也就是說，在現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的根本價(jià)值取向是方便和利用。以年度為計(jì)劃的數(shù)字化工作，雖然工作量完整且便于統(tǒng)計(jì)，但對于其中一些利用率低的檔案，是既花費(fèi)了時(shí)間、人力、物力，又占用了存儲(chǔ)空間，可以說毫無意義。因此，在數(shù)字化前，我們必須進(jìn)行充分的調(diào)研，對利用頻率高的檔案首先列入數(shù)字化范圍。

　　4.6加快專業(yè)數(shù)字化人才培養(yǎng)

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程管理的實(shí)施主體是具有主觀能動(dòng)性的人，無論是組織實(shí)施、技術(shù)保障，還是監(jiān)督檢查、成果驗(yàn)收，都離不開人這個(gè)主體因素。那么，什么樣的人才能勝任這些工作，更好地履行各環(huán)節(jié)的職責(zé)呢？這就需要專業(yè)的數(shù)字化人才。專業(yè)數(shù)字化人才在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中發(fā)揮重要作用，是保證數(shù)字化工作快速高效進(jìn)行的關(guān)鍵。因此必須加快對這類人才的培養(yǎng)力度，引導(dǎo)和鼓勵(lì)檔案工作者更新知識(shí)、提升能力，盡快造就一批檔案信息化建設(shè)需要的專業(yè)數(shù)字化人才。同時(shí)，我們還應(yīng)完善人才引進(jìn)體系，引進(jìn)計(jì)算機(jī)人才加入到檔案事業(yè)中來，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化的順利、高質(zhì)、高效的開展做好人員保障。