隨著數(shù)字化時代的到來，“檔案數(shù)字化”技術(shù)也越來越成熟，更多的企事業(yè)單位也已經(jīng)通過與隴南檔案數(shù)字化公司的合作實現(xiàn)了檔案數(shù)字化，取代了傳統(tǒng)的檔案管理工作。

　　說到“檔案數(shù)字化”就不得不提到檔案，檔案相信大家都有所了解，我們每個人都有自己的檔案，從小學(xué)到初中再到大學(xué)、畢業(yè)、工作，檔案記錄了這些年我們生活中的發(fā)生的重要的時刻。

　　檔案具有對材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱的功能流程，而檔案數(shù)字化就是把這些流程集中于一個軟件上，從而通過這個軟件來對檔案的全方位的管理。

　　那么說了這么多，它和我們的生活又有什么關(guān)系呢？別著急，接下來，就給大家講講它的出現(xiàn)對我們的生活的影響。

　　如果大家有去查詢過檔案可能深有體會傳統(tǒng)檔案查詢的不便，從前在檔案查詢有時還需單位開具的介紹信，而且還要由檔案管理人員負(fù)責(zé)登記記錄。

　　手工查詢速度也很慢，而“檔案數(shù)字化”的出現(xiàn)令我們足不出戶也可以對檔案進(jìn)行查詢，這樣既省時又省力。

　　對企業(yè)而言，“檔案數(shù)字化”的出現(xiàn)提高了企業(yè)的辦公效率，也方便企業(yè)的人事管理，節(jié)約辦公資源，方便更快捷地對更多人才招聘，對從事人事管理的人來說簡直更是滿滿的福利。

　　其實，“檔案數(shù)字化”也已經(jīng)廣泛的應(yīng)用在我們生活中，你們不相信？那我?guī)Т蠹铱匆幌滤谖覀兩钪械膽?yīng)用吧。

　　對于還在上大學(xué)的朋友來說掛科一定是噩夢啦，那么你怎么去查詢自己的成績呢？對了，就是上教務(wù)系統(tǒng)查詢，這個系統(tǒng)就是“檔案數(shù)字化”其中的一個模塊，學(xué)生的成績管理也只是檔案管理中的一小部分。

　　人事檔案是組織、人事等相關(guān)部門，根據(jù)黨的干部政策，記錄干部經(jīng)驗、政治思想、品德作風(fēng)、工作能力、工作成果、工作業(yè)績等的文件資料，是歷史、全民考察和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案館的重要組成部分。

　　一、人事檔案的數(shù)字化管理作用

　　人事文件的數(shù)字化管理，有助于進(jìn)一步提高工作效率，節(jié)省空間和時間，同時還能節(jié)約文件的原件。文件給予合理有效的保護(hù)。

　　(一)人事檔案的數(shù)字化管理有助于減少管理費用。過去采用的紙質(zhì)文件管理需要大量的人力和物力成本，

　　因為占據(jù)一定的空間，所以費用相對較高。在進(jìn)行數(shù)字管理時，我們可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)的空間、搜索等現(xiàn)代手段

　　通過該內(nèi)容，您可以找到所需人員的文件相關(guān)信息，執(zhí)行此類查詢的員工不多，從而降低了管理成本。

　　(二)人事檔案的數(shù)字化管理有助于提高工作效率。在對檔案材料進(jìn)行數(shù)字化管理的同時，資料可以及時返回

　　你可以盡快利用它。這種新的管理方式使數(shù)據(jù)查詢不再像以前那樣麻煩，容易做到，節(jié)省人力物力，允許進(jìn)入。階段性的提高了文件操作的效率。

　　(三)人事檔案的數(shù)字化管理有助于保護(hù)原檔案。原始文件保留方式是紙質(zhì)文件保留，占用相當(dāng)大的空間，審查的過程相當(dāng)麻煩，多次查詢可能會損壞文件。紙質(zhì)文件是數(shù)字化的，保存得更完整，查閱也比較方便。

　　綜上所述，推進(jìn)人事檔案數(shù)字化，不僅能有效提高檔案利用效率，還能從技術(shù)層面防止檔案偽造。所以在推進(jìn)數(shù)字化工作的同時，信息安全是我們需要注意的最重要的問題

　　二、人事檔案數(shù)字化管理中的問題

　?。ㄒ唬┤耸聶n案的使用度不足

　　在傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢中，管理者會有麻煩而枯燥的感覺，形成比較被動的局面，而不是主動提供服務(wù)數(shù)字管理可以快速準(zhǔn)確地找到所需的人事文件信息，但目前部分資源尚未完全開發(fā)，利用空間值得發(fā)掘，對人事檔案的開發(fā)和利用造成了一定的阻礙。因此，為了保障信息安全，必須加強(qiáng)人事檔案的開發(fā)和深度，充分利用數(shù)字管理，最大限度地發(fā)揮人事檔案管理數(shù)字化功能。

　?。ǘn案管理需要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化

　　傳統(tǒng)的人事檔案管理方式大多局限于手工作業(yè)，隨著形勢的發(fā)展和人事工作干部檔案管理工作要求的變化，暴露出其局限性。因此，要根據(jù)人事工作的要求，實現(xiàn)文件管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。

　　在實際管理過程中，由于檔案信息輸入的不準(zhǔn)確、更新不當(dāng)?shù)仍?，檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量下降，導(dǎo)致人事文件管理數(shù)字化的使用效率下降，難以滿足檔案數(shù)字化管理的需要，從而降低了檔案管理數(shù)字化。

　?。ㄈ?fù)合文件管理器不足

　　要實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，必須有掌握數(shù)字化知識的高素質(zhì)檔案人才隊伍?？紤]到對人事文件保密性的要求比較高，當(dāng)今不僅精通文件工作知識和計算機(jī)管理，政治素養(yǎng)較高的復(fù)合文件管理人員比較稀缺，成為人事文件數(shù)字化過程中的一大瓶頸因素。

　　由于各種原因，目前人事檔案管理部門大部分都是兼職工作，缺乏檔案專業(yè)知識的系統(tǒng)教育嚴(yán)重影響著檔案管理員的工作水平和檔案利用。

　　三、推進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理的主要措施

　　（一）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案工作持續(xù)發(fā)展。

　　加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為組織人事部門的重要任務(wù)，增加必要的信息技術(shù)設(shè)備，將人事檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字管理，同時集中使用云計算、大數(shù)據(jù)等尖端技術(shù)，為人事文件管理工作提供技術(shù)支持。

　　（二）改善文件管理的長期機(jī)制，提高文件管理質(zhì)量，各部門組織人事部門要建立一套符合實際需要的文件。

　　（三）采購第三方服務(wù)

　　通過將檔案管理服務(wù)外包，交由第三方提供相關(guān)服務(wù)。市面上有大量人才中心以及專業(yè)做檔案數(shù)字化的公司，可以提供標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、有質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。