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無錫檔案整理服務(wù)公司檔案分類整理的方法:
一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。
1、以“案卷”為單位整理。
1)以“案卷”為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。
2)所謂案卷,就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案,對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料,按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料,進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。
3)以“案卷”為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種,硬卷皮型號有1.2,1.5,50px三個(gè)規(guī)格,以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。
4)以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》
5)以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍
?。?)大部分單位短期保管(現(xiàn)10年)的文書檔案,鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理
?。?)各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。
?。?)科技檔案按“卷”整理,整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?;üこ虣n案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
(4)會計(jì)檔案按“盒(卷)”整理,整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會字〔1998〕32號)。
6)按“卷”整理的文件整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
2、以“件”為單位整理。
1)以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進(jìn)行整理。
2)一般來講,一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件,正文與文件處理單為一件(處理單包括:收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等),轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,正文與附件作為一件,原件與復(fù)制件為一件,報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件,來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。
3)以“件”為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。
4)以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
5)以“件”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍:
?。?)全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。
?。?)企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理,
?。?)聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理,電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》
無錫檔案整理服務(wù)公司說完了檔案的分類,再來說說排列,檔案整理的目的就是使檔案資料有序化,怎么算是有序化呢?經(jīng)過分類之后,分出來的一堆堆的材料怎么排序呢?這個(gè)就是今天要解決的排列問題。
排列
在《歸檔文件整理規(guī)則》中,關(guān)于“排列”的說法是:
歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列。
同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列。
會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
先解釋重點(diǎn)詞,什么是“最低一級類目”?
最低一級類目是指檔案分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在最低一級的類目。
如果,采用“年度——保管期限——機(jī)構(gòu)”分類,“機(jī)構(gòu)”是最低一級類目;
假如是按照“年度——保管期限——問題”分類,“問題”是最低一級類目。
再來解釋一下,什么是“事由”?
事由是指一件具體的事,或一個(gè)具體的問題,或一段較為緊密的工作過程,如一項(xiàng)工作、一次活動、一次會議。它不是指一類相同性質(zhì)的事情,也不是指一方面的工作內(nèi)容。
這“最低一級類目”和“事由”感覺是上面那簡單幾句話里最難理解的兩個(gè)概念了。
排列,在現(xiàn)代漢語中是指按次序排隊(duì)、安放或編排。
在檔案整理中,也講究把分好類的檔案資料按照一定的次序排列好。
那今天所說的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。
排列的原則與方法
最低一級類目是采用組織機(jī)構(gòu)分類法分類的歸檔文件,可依據(jù)編制部門下發(fā)的編制文件中的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)次序或機(jī)關(guān)習(xí)慣次序進(jìn)行排列。一般是綜合性部門在前,業(yè)務(wù)性部門在后。
最低一級類目中采用問題分類法分類的歸檔文件,可按照分類方案所編排的問題順序排列。一般黨群工作類在前,行政管理類、業(yè)務(wù)工作類在后;綜合類在前,專題類在后。
這個(gè)說的就是,分類方案里已經(jīng)定下的最低一級類目的排列順序了。
在最低一級類目內(nèi)的排列原則就是“時(shí)間結(jié)合事由”。
具體可以這樣理解:
在分類方案的最低一級類目內(nèi)進(jìn)行歸檔文件排列;
同一事由的歸檔文件應(yīng)集中排列在一起;
同一事由內(nèi)歸檔文件按照文件形成時(shí)間或重要程度或時(shí)間結(jié)合重要程度排列;
不同事由的歸檔文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列;
會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
排列的具體操作步驟
假設(shè)一個(gè)單位采用的是“年度——保管期限——問題”分類方法,
按照問題分類法可以把一個(gè)單位檔案資料分成綜合、農(nóng)林水、宣教文衛(wèi)、組織人事、工交計(jì)財(cái)、宣教衛(wèi)生、精準(zhǔn)扶貧等幾類,而且分類方案是按照這個(gè)順序編排的。
那么,經(jīng)過分類之后的單位檔案最容易出現(xiàn)的場面就是永久綜合一摞、永久農(nóng)林水一摞、永久宣教文衛(wèi)一摞、永久組織人事一沓、永久工交計(jì)財(cái)一沓、永久宣教衛(wèi)生一摞、永久精準(zhǔn)扶貧一沓。
先確定這一摞摞資料總的排列順序是:
永久綜合—永久農(nóng)林水—永久宣教文衛(wèi)—永久組織人事—永久工交計(jì)財(cái)—永久宣教衛(wèi)生—永久精準(zhǔn)扶貧。
然后在永久綜合里按照“時(shí)間結(jié)合事由”進(jìn)行排列,
其他類別內(nèi)的以此類推。
比如說,開一次會議,形成了會議記錄,會后又形成了會議紀(jì)要,這兩份文件就屬于同一事由,應(yīng)排列在一起,會議記錄在前,會議紀(jì)要在后。
如果說是開展一次活動,活動形成若干份文件,可以按照活動開展的過程或者文件的重要程度進(jìn)行排列。
自此,經(jīng)過細(xì)致分類和系統(tǒng)排列的檔案資料,可以反映歸檔文件之間的歷史聯(lián)系,體現(xiàn)事情的前因后果,從而滿足利用者的利用需求。
雖然在《歸檔文件整理規(guī)則》里對排列的說法,就寥寥數(shù)字,但是要解釋起來,還是有點(diǎn)費(fèi)勁,說白了,排列就是解決哪份文件放前,哪份文件放后的問題。一般情況下,對檔案資料進(jìn)行分類后,就想著大類按照分類方案上定的順序排列,最低一級類目里按照“時(shí)間結(jié)合事由”的順序排列。原則是雖然是這樣定的,但是檔案整理還是帶有很強(qiáng)的主觀性的,沒有對錯之分,只要排列過后的文件材料可以顯示文件之間的歷史聯(lián)系、因果關(guān)系就好。