滎陽實物檔案整理服務(wù)公司為強化檔案館館藏實物檔案管理工作，進一步提高服務(wù)和利用功能，提供了一套流程化的整理方案，幫助檔案館對館藏實物檔案進行了全面、系統(tǒng)的整理。

　　在整理過程中，首先重新修定切合工作實際的實物檔案分類方案及說明，系統(tǒng)劃分了實物檔案種類；二是對實物檔案的內(nèi)容、材質(zhì)、尺寸、產(chǎn)生時間等進行了全面、細致的甄別，清理統(tǒng)計獎牌、獎旗、獎杯、證書、字畫、紀(jì)念品（工藝品）共295件；三是對清理統(tǒng)計完的館藏實物檔案按照分類方案重新進行了分類、編目、入柜，確保所有入庫的實物檔案整齊規(guī)范，排列有序，查找方便；四是對館藏所有實物檔案拍攝了照片，為計劃制作實物檔案照片冊做好前期準(zhǔn)備工作。

　　此次對館藏實物檔案整理工作，不僅對我市建館以來的實物檔案進行了徹底的清查和系統(tǒng)的整理，也為今后進一步規(guī)范實物檔案管理，更好地開展提供利用工作夯實了基礎(chǔ)。

　　實物（榮譽）檔案管理辦法

　　為加強實物檔案的管理工作，使實物檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合XX公司（以下簡稱公司）實際，制定本辦法。

　　第一條本辦法所稱實物檔案，是指公司以及員工個人在其工作活動中形成的有保存價值的以物質(zhì)實體為載體的物品檔案，其中包含公司以及員工個人職務(wù)活動而獲得各級機關(guān)、組織、社會團體頒發(fā)的有保存和利用價值的榮譽檔案。

　　第二條實物檔案的歸檔范圍

　?。ㄒ唬┕精@得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等。

　?。ǘ┥霞夘I(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給公司的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等。

　?。ㄈ┕緦ν饨煌蝎@贈的重要紀(jì)念品。

　?。ㄋ模┕窘M織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品。

　?。ㄎ澹┕境闪⒁詠硎褂眠^的牌、匾。

　　（六）員工職務(wù)活動中獲得的獎狀、證書、獎杯、獎牌等，歸檔員工個人所有；公司檔案室留存復(fù)印件和照片。

　　（七）其它有保存價值的實物。

　　第三條實物檔案的歸檔要求

　?。ㄒ唬儆跉w檔范圍的實物，各部門應(yīng)及時向檔案室歸檔，集中管理。任何部門或個人不得據(jù)為已有。移交接收的辦理參見公司《檔案管理實施細則》

　?。ǘ?yīng)歸檔的實物形成后及時歸檔，隨辦隨歸；由建檔人向公司檔案室移交；由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實物確需在有關(guān)部門暫時保留的，應(yīng)先將歸檔實物移交檔案室拍照登記，再辦理借用手續(xù)。

　?。ㄈw檔的實物要保持完整、清潔，不得有缺損、污染。任何部門和個人不得擅自將實物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。

　　（四）歸檔的實物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔并建立目錄。

　　（五）本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應(yīng)當(dāng)拍照歸檔。

　　第四條實物檔案的保管期限

　　實物檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。

　　第五條實物檔案的整理

　?。ㄒ唬w檔實物的分類

　　歸檔實物以件為單位進行整理（成套實物為一件）。歸檔實物分為榮譽檔案類和其他紀(jì)念類兩大類，榮譽檔案再分為證書、獎狀類，獎杯、獎牌、錦旗類，其他類型獎品類。

　?。ǘw檔實物的排列

　　歸檔實物按種類結(jié)合時間進行排列。

　?。ㄈw檔實物的編號

　　歸檔實物應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編檔號。由全宗號、類別號、年度和保管期限、件號組成。其格式如下：

　　1、全宗：公司漢語拼音首字母。

　　2、類別：（1）證書、獎狀類，表示為SW1；（2）獎杯、獎牌、獎旗類，表示為SW2；（3）其他類型獎品類，表示為SW3；（4）其他紀(jì)念品類，表示為SW4。其中SW是“實物”的漢語拼音首字母。

　　3、年度：為實物檔案產(chǎn)生或獲得的所屬年度，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示；例如2016年，即表示為2016。

　　4、保管期限：用Y、D30、D10分別代表實物檔案的保管期限永久、定期30年、定期10年，其中Y是漢語拼音“永久”的首字母，D是漢語拼音“定期”的首字母。

　　5、件號：按年度內(nèi)各類實物檔案所產(chǎn)生或獲得的時間順序1—N編制件號，即第一件為1，第二件為2，第三件為3，以此類推，直至N件。

　?。ㄋ模?biāo)識

　　為滿足實物檔案保管、檢索利用和移出后便于歸檔的需要，每件實物檔案都應(yīng)標(biāo)注檔號。檔號的位置一般標(biāo)識在實物檔案的背面、底座、下方或其它適當(dāng)位置。

　?。ㄎ澹嵨餀n案目錄的編制：歸檔實物應(yīng)按分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。實物檔案目錄設(shè)置檔號、題名、實物來源、形成日期、實物類別、實物數(shù)量、保管期限、存放地點、互見號、備注等項目（附件1《實物檔案目錄》）。

　　實物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

　　第六條保管

　　（一）實物檔案存放于公司檔案室專柜。

　　（二）實物檔案原則上應(yīng)在可視性強的柜、架上上擺放保存。重要的榮譽應(yīng)放在明顯位置，并應(yīng)保持整體的外觀優(yōu)美、整齊。

　?。ㄈ[放位置不足的，獎旗可疊放于盒中，也可卷放于圓紙筒中，但都應(yīng)標(biāo)識其檔號；重要的證書應(yīng)擺放，不太重要的，可摞放在架上或柜內(nèi)。

　?。ㄋ模┐尜A用柜、架，宜采用不可燃、耐腐蝕材料。確保對榮譽檔案無有害影響。

　?。ㄎ澹貪穸纫蟠尜A的適宜溫度和濕度，參照紙質(zhì)檔案的保管要求，即：溫度控制在14℃-24℃；相對濕度控制在45-60%。對特殊材料制成的榮譽檔案，應(yīng)據(jù)情特殊保管。

　　（六）對室藏實物檔案，應(yīng)定期進行檢查，并及時做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，及時采取補救措施。

　?。ㄆ撸σ堰M檔案室的實物檔案，應(yīng)逐件拍成數(shù)碼照片，連同其文字說明一同編制目錄。

　　第七條利用

　?。ㄒ唬嵨餀n案是宣傳公司企業(yè)形象的重要載體和資源。為擴大實物檔案的利用，公司檔案室應(yīng)建立展示機制，將重大榮譽檔案展示利用。

　?。ǘ嵨餀n案一般不得外借。特殊情況下，需移出檔案庫房時，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借出手續(xù)，按時歸還。

　?。ㄈ┮蛱厥庑枰?，需要將部分實物檔案長期異地陳列、掛放時，應(yīng)辦理審批手續(xù)，并應(yīng)單獨建立移出清冊，附加說明。