文書檔案整理服務(wù)公司：為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范文書檔案管理，確保文書檔案的完整性和延續(xù)性，自5月初以來，綜合行政執(zhí)法局多措并舉，積極開展文書檔案集中整理工作，明確專人負(fù)責(zé)，從各股室、隊抽調(diào)責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練的人員開展具體工作。本著科學(xué)分類的原則，認(rèn)真進(jìn)行文件分類、排列、編號、編目、裝訂、索引目錄電子化錄入等工作，確保檔案整理高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。

　　同時文書檔案整理服務(wù)公司，安裝《檔案管理系統(tǒng)》，有效提高文書檔案查詢使用的效率和精準(zhǔn)度，進(jìn)一步提升文書檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化水平。

　　下一步，將對文書檔案進(jìn)行掃描，存入電腦，使查詢資料變得更加方便、快捷、高效、安全，確保文書檔案在維護(hù)歷史真實面貌、服務(wù)群眾、保障人民權(quán)益、記錄城市管理發(fā)展軌跡方面發(fā)揮重要作用。

　　文書檔案整理服務(wù)公司為加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，檔案館就如何規(guī)范整理文書檔案提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　一、收集

　　收集工作一般是每年1-2月開始，由檔案室通知各部門做好上年度文件材料的收集工作，提出具體要求，并附上《文件材料歸檔范圍及保管期限表》供參考。檔案室要做好接收登記，建立《檔案移交接收登記表》。

　　二、分類

　?。?）年度劃分

　　年度劃分應(yīng)遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度歸檔；計劃、預(yù)決算、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等，應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的年度；長遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的頭一年；多年的總結(jié)、報告，應(yīng)放在文件針對的最后一年；跨年度的案件，應(yīng)放在結(jié)案的一年?？缒甓鹊臅h文件，以會議閉幕時間來劃分；來文與復(fù)文跨年度并作為一件歸檔的，以復(fù)文時間來劃分。不同年度的文件一般應(yīng)分開排放。

　　（2）保管期限表劃分

　　參照《廣東省機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表》（下簡稱《期限表》）對歸檔文件進(jìn)行保管期限劃分，不在《期限表》規(guī)定的歸檔范圍內(nèi)，而又認(rèn)為具有保存價值，需要歸檔的文件材料，由各辦公室自行決定保管期限或咨詢檔案館。

　　三、組件

　　件是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件：

　　正文、附件為一件（正文在前，附件在后）；

　　文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件（正本在前，定稿在后）；

　　轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后）；

　　原件與復(fù)制件為一件（原件在前，復(fù)制件在后）；

　　正本與翻譯本為一件（無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后）；

　　中文本與外文本為一件（中文本在前，外文本在后）；

　　報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；

　　簡報、周報等材料一期為一件；

　　會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；

　　來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）獨立成件。

　　四、修整

　　歸檔文件裝訂前，對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

　　歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。

　　歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

　　五、裝訂

　　1、要求：A4大小為標(biāo)準(zhǔn)取齊（凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱。托裱時單面內(nèi)容文件在文件四角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央；雙面內(nèi)容文件在文件左邊兩角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央。）；形成時即為成本成冊的報表、刊物等，可保留原裝訂，裝訂時應(yīng)盡量不破壞檔案原貌；不能使用塑料夾裝訂文件。

　　2、方法：不銹鋼釘；線裝。（不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。）

　　3、10年期的檔案（可）不拆釘。

　　六、排序、編號

　　在分類方案的最低一級類目（即“保管期限”）內(nèi)進(jìn)行排序、編號，每年（每個機(jī)構(gòu)）每個保管期限的文件按時間結(jié)合事由從1開始編順序號。

　　排列時，都應(yīng)盡可能將關(guān)系密切的（如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的）文件材料排列在一起。

　　每一年度的歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔的文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

　　七、編頁碼

　　以件為單位，采用號碼機(jī)打印在每頁紙的右下角空白處，雙面有字跡的檔案材料，對于背面書寫的頁面頁碼打印在左下角空白處（按文字方向編頁碼）。每份文件均從1開始編頁碼，編有效頁。

　　八、蓋檔號章

　　檔號章蓋于文件首頁上方空白處。

　　檔號章項目包括全宗號、類別號、期限、年度、機(jī)構(gòu)、件號六項。

　　“全宗號”是檔案館為進(jìn)館單位檔案所編制的實體管理號。

　　“類別號”是指一個立檔單位內(nèi)不同門類的檔案代字或代號，如A等。

　　“年度”指歸檔文件的形成年度，標(biāo)注4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　“機(jī)構(gòu)”填寫歸檔文件（收文或發(fā)文）的承辦機(jī)構(gòu)名稱（規(guī)范化簡稱）。不按機(jī)構(gòu)分類的，不填此欄。

　　“期限”指歸檔文件的保存時間，分永久、30年、10年三種。

　　“件號”是歸檔文件的順序號。

　　九、著錄

　　1、著錄的項目必須準(zhǔn)確、齊全，以便于檢索。

　　2、一級著錄要素：a、類別：文書檔案；b、年度：文件對應(yīng)年度；c、機(jī)構(gòu)：本辦公室名稱；d、期限：永久、30年或10年。

　　3、二級著錄要素：件號、密級、文號、責(zé)任者、標(biāo)題、主題詞、文件日期、頁數(shù)、歸檔日期、附件、公開范圍、自定義類別、附注。

　　4、題名著錄

　?。?）文件題名一般要求照實抄錄，不得隨意改動。如文件沒有題名或雖有題名但無法揭示出文件的實際內(nèi)容和成份，應(yīng)重新擬寫。將重擬的題名附于原題名后，外加“[]”。

　　（2）對題名中出現(xiàn)“我鎮(zhèn)”“你局”“本鎮(zhèn)”等不規(guī)范簡稱的，應(yīng)據(jù)實著錄并在其后注明全稱或規(guī)范的簡稱，用“[]”標(biāo)識。如“關(guān)于本局……工作總結(jié)”應(yīng)錄成“關(guān)于本局[××局]……”，而不應(yīng)錄成“關(guān)于XX局工作總結(jié)”

　?。?）有副題名的照原文副題名錄入，在副題名前加“：”號；如有多個副題名，在各個副題名中用“；”隔開。

　?。?）“任免通知”等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個或部分人名，著錄時可在題名之后，加上該文任免的本單位有關(guān)人員的名字，并外加“[]”。

　?。?）有附件的應(yīng)將附件的題名完整錄入。如幾份文件合在一起算作一件的，應(yīng)將除首件外的其他文件作為附件來處理，題名在“附件”欄內(nèi)標(biāo)識清楚。

　　十、裝盒

　　1、將整理好的歸檔文件裝入檔案盒內(nèi)對同一個保管期限內(nèi)的文件，根據(jù)檔案盒厚度，將文件按順序裝入盒中。不同保管期限的文件不能裝在同一盒內(nèi)；分機(jī)構(gòu)編流水號的，不同機(jī)構(gòu)的文件不要裝在同一盒內(nèi)。

　　2、填寫檔案盒背上的項目完整填寫檔案盒背上的項目：全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機(jī)構(gòu)、起止件號。

　　3、填寫備考表項目：盒內(nèi)文件材料情況說明、整理人、檢查人、整理時間。

　　十一、編檢索工具

　　1、打印目錄

　　按件號打印歸檔文件目錄。

　　2、擬寫“歸檔說明”

　　內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、職能及黨政主要領(lǐng)導(dǎo)變化情況，文書歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷）。

　　3、裝訂成規(guī)范的檔案目錄

　　目錄內(nèi)一般按歸檔說明、永久、30年、10年的順序排列，可將永久、30年、10年分別裝訂，或永久、30年合訂，10年單獨裝訂，多年合編。

　　4、填寫“目錄夾封面”上的項目

　　包括全宗名稱、類別、年度、保管期限。

　　5、填寫“目錄夾背脊”上的項目

　　包括全宗號、類別、年度、期限。