銅川會計檔案整理服務(wù)公司:有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)檔案有數(shù)十種，如會計檔案有《會計檔案管理辦法》，訴訟檔案有《人民法院訴訟檔案管理辦法》和《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》，審計檔案有《審計機(jī)關(guān)審計檔案管理規(guī)定》，婚姻登記檔案有《婚姻登記檔案管理辦法》等。

　　因此，對于有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)檔案工作，可以按照有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行指導(dǎo)。

　　當(dāng)然，對于數(shù)十種有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)檔案工作的指導(dǎo)，限于本文的篇幅，不能一一做具體闡述，這里僅以對會計檔案工作的指導(dǎo)為例，做具體闡述，以便讀者舉一反三。

　　1.準(zhǔn)備工作

　　(1)熟悉有關(guān)某專業(yè)檔案工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

　　對于會計檔案，需要熟悉《會計檔案管理辦法》《會計檔案案卷格式》《安徽省會計檔案管理辦法實施細(xì)則》(不少省市都出臺有實施細(xì)則)等。

　　(2)了解有關(guān)某專業(yè)工作

　　對于會計檔案需要了解會計檔案的行業(yè)特點，盡量學(xué)習(xí)會計工作業(yè)務(wù)知識，特別是與產(chǎn)生會計檔案有關(guān)的會計工作業(yè)務(wù)知識。

　　(3)了解被指導(dǎo)單位的有關(guān)某專業(yè)工作和專業(yè)檔案工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章制度

　　對于會計檔案，如果被指導(dǎo)單位的系統(tǒng)有會計檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)(如《銀行會計檔案管理辦法》等)，或被指導(dǎo)單位有《XX單位會計檔案管理辦法》《xx單位會計檔案管理制度》等，應(yīng)該熟悉并按照其進(jìn)行指導(dǎo)。

　　(4)了解與某專業(yè)工作相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

　　對于會計檔案，在指導(dǎo)會計檔案工作時，指導(dǎo)人員應(yīng)該了解《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》(財會字[1996]19號)、《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》(財會[2013]20號)、《河南省會計基礎(chǔ)工作規(guī)范實施細(xì)則》(豫財會[2012]33號)(不少省市都出臺有實施細(xì)則)等。

　　2.查看會計檔案整理重點容易出現(xiàn)的問題與整改建議

　　查看會計檔案整理重點容易出現(xiàn)的問題可以通過查看《會計檔案目錄》、會計檔案實體，很容易地找出來。

　　(1)查看《會計檔案目錄》

　　①會計檔案收集的問題。通過查看《會計檔案目錄》，可以很容易地看出都?xì)w檔了哪些會計檔案材料。

　　對于會計檔案，要特別注意收集：

　　a.會計報表(年報、季報、月報、日報)；

　　b.會計賬簿(總賬、明細(xì)賬、日記賬現(xiàn)、金出納賬、銀行存款賬、分類明細(xì)賬、住房公積金明細(xì)賬)；

　　C.其他方面(清產(chǎn)核資材料、工資匯總表、審計、保險、稅務(wù)等材料)。

　　這些會計檔案材料有沒有、缺不缺很容易從目錄中看出來。如果再細(xì)一點，還可以對照被指導(dǎo)單位制定的《會計檔案歸檔范圍和保管期限表》中的歸檔范圍來查看目錄，那樣可以更多地發(fā)現(xiàn)收集不齊全的問題。

　　另外，對于財會部門經(jīng)辦的有關(guān)財會工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計劃、工作總結(jié)、報告以及來往文件材料，要按照《會計檔案管理辦法》第十九條規(guī)定(第十九條預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法)，應(yīng)當(dāng)歸入到文書檔案中管理。這個問題也可以從目錄中看出來。

　　對于會計檔案收集的問題，一般給出的建議：

　　一是對照被指導(dǎo)單位制定的《會計檔案歸檔范圍和保管期限表》中的歸檔范圍重新收集，尤其是對那些容易漏掉或不容易收集齊全的部分的收集；

　　二是將重新收集來的會計檔案材料進(jìn)行歸檔整理。

　?、跁嫏n案鑒定的問題。

　　一般根據(jù)《會計檔案目錄》中所登記的會計檔案材料的題名或責(zé)任者，可以比較容易地看出其歸檔會計檔案材料應(yīng)該劃定的保管期限。如果再細(xì)一點，可以對照《會計檔案管理辦法》附錄中的會計檔案保管期限表和被指導(dǎo)單位制定的《會計檔案歸檔范圍和保管期限表》中的保管期限來查看目錄，那樣可以更多地發(fā)現(xiàn)保管期限劃定不準(zhǔn)的問題。

　　對于會計檔案鑒定的問題，一般給出的建議：

　　一是要掌握會計檔案保管期限的劃定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，正確劃定會計檔案的保管期限；

　　二是對劃錯保管期限的會計檔案調(diào)整其保管期限，而后重新進(jìn)行整理。

　?、蹠嫏n案編目的問題。

　　常見的編目問題有以下幾種情況：

　　a.責(zé)任者填寫過于簡單不規(guī)范。盡管按照規(guī)定要求責(zé)任者可以填寫規(guī)范通用的簡稱，不能使用“本公司”、“本單位”等含義不明、難于判斷的簡稱，但是仍然有不少單位出現(xiàn)這樣的問題，使用這些不規(guī)范通用的簡稱。還有的責(zé)任者不是填寫不明確就是不全。

　　b.題名部分省略。盡管按照規(guī)定要求題名應(yīng)填寫會計檔案材料的全稱照實抄錄，但是仍然有不少單位出現(xiàn)部分省略或點省略號的現(xiàn)象。

　　C.起止時間省略。會計檔案目錄中有一項主要內(nèi)容是起止時間，但不少單位出現(xiàn)省略或部分省略的現(xiàn)象。如有的只填寫“年”,有的只填寫“月”，還有的只填寫第一欄，剩下的就都省略了。

　　對于會計檔案編目的問題，一般給出的建議：一是按照規(guī)范要求填寫責(zé)任者、題名和起止時間；二是整改錯誤的寫法。

　　(2)查看檔案實體

　　對于在看會計檔案實體，如果時間允許，最好的方法是一卷一卷地看，一頁一頁地看。如果時間不允許，也應(yīng)該采用等距抽樣查看。

　?、贂嫏n案裝訂的問題。主要問題是漏除金屬物。對于會計檔案裝訂的問題，給出的建議：對歸檔的會計檔案材料全部檢查一遍，不能有遺漏，必須去除金屬物。

　?、跈n案盒的填寫問題。主要問題是漏填項目。特別是《會計憑證封面》的項目填寫最容易出現(xiàn)這樣的問題。

　　對于檔案盒的填寫問題，給出的建議：對會計檔案盒全部檢查一遍，不能有遺漏，將漏填項目補(bǔ)齊。

　　銅川會計檔案整理服務(wù)公司

　　1.會計報表的整理

　　會計報表一般包括年度報表、月(季)度報表、不定期的專用報表和主要財務(wù)指數(shù)快報等，在整理過程中，只需將這些報表集中起來整理成卷即可。

　　會計報表的具體整理方法為：將一個會計年度的年報表、季報表、月報表分開；年報表(決算報表)單獨立卷，不與季、月報表相混淆；季、月報表根據(jù)報表數(shù)量多少而組卷，數(shù)量極少的可以1-11月共組一卷，數(shù)量較多的可以每月一卷，也可以若干卷，視季、月報表種類和數(shù)量而定。

　　例1：會計報表組卷案例。

　　XXX(單位名稱)二〇〇九年會計年報表

　　XXX(單位名稱)二〇一〇年1-11月會計月報表

　　會計報表的組卷要求與文書文件材料的組卷要求相同，可使用文書檔案的卷內(nèi)目錄、封面和封底。每卷必須卷內(nèi)編上頁號，填寫卷內(nèi)目錄，用文書檔案的小卷皮裝訂成冊；每個案卷封面要擬寫標(biāo)題，填寫保管期限和其他項目。

　　(1)年度會計報表的整理步驟。

　?、偬顚懛饷??？墒褂梦臅鴻n案的小卷皮作為封面，也可自制封面，擬寫案卷標(biāo)題，如“XX市人事局2009年會計年度會計報表”等。

　?、谔顚懢韮?nèi)目錄。與文書檔案的卷內(nèi)文件目錄紙通用，一般一年占一欄(只有一份年度會計報表)。

　?、壅砟甓葧媹蟊怼?/p>

　?、芴顚懛獾?。填寫卷內(nèi)備考表的內(nèi)容，如立卷人、檢查人、立卷時間等。

　　⑤把封面、卷內(nèi)目錄、會計報表、封底按順序裝訂好即可。

　　(2)月、季度會計報表的整理步驟。

　?、偬顚懛饷?。與年報相同。

　?、谔顚懢韮?nèi)目錄。與文書檔案的卷內(nèi)文件目錄紙通用，每月(季)的報表占一欄，按實際月、季數(shù)填寫。

　?、壅碓?、季度會計報表。按形成的時間順序排列。

　?、芴顚懛獾住Ｌ顚懢韮?nèi)備考表的內(nèi)容，如立卷人、檢查人、立卷時間等。

　　⑤把封面、卷內(nèi)目錄、會計報表、封底按順序裝訂好即可。

　　2.會計賬簿的整理

　　會計賬簿一般包括會計總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、固定資產(chǎn)賬和各種輔助賬等，在年終決算后按賬簿的種類進(jìn)行整理。在整理過程中，按賬簿名稱立卷，將每本賬簿作為一卷處理即可，不需另行拆卷，不需重新組卷。

　　在進(jìn)行會計賬簿的整理時，應(yīng)注意以下事項:

　　(1)檢查賬簿扉頁有無填寫齊全:

　　(2)固定賬簿不拆空白頁，保持其原有面貌，要在記錄賬頁的最末一行上下分別畫一條紅線，以示結(jié)束使用，并在案卷備考表中詳細(xì)記明使用賬頁和空白賬頁的頁數(shù)；

　　(3)活頁賬簿應(yīng)將空白頁抽出，將已記賬的賬頁面在賬頁右上方重新依次編號，然后裝訂成冊，加裝封面和封底。

　　例2：會計賬簿組卷案例。

　　XXX(單位名稱)二〇〇九年現(xiàn)金出納賬

　　XXX(單位名稱)二〇一〇年銀行存款賬

　　3.會計憑證的整理

　　會計憑證一般包括各種報銷單據(jù)、現(xiàn)金憑證、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、銷售憑證、成本核算憑證、職工工資憑證、資產(chǎn)憑證等憑證性材料。會計憑證一般按記賬順序裝訂成冊，厚2.5~3.5cm,封面內(nèi)容填寫齊全。在整理過程中，應(yīng)遵循會計人員在會計工作的成果，將每本已由會計人員裝訂成冊的憑證作為一卷處理即可，即一本憑證為一個案卷，不得拆卷，不需另行組卷。

　　4.其他類會計檔案的整理

　　有關(guān)會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等，統(tǒng)一歸入“其他"類范圍進(jìn)行整理，并按保管期限整理立卷。每一本清冊就是一個保管單位，即一個案卷，編一個卷號，不需另外整理立卷。