會計檔案的整理裝訂，是指會計年度終了后對會計資料進行整理，立卷的一項工作。襄陽會計檔案整理服務(wù)公司對會計檔案的整理裝訂有一定的要求和方法，首先要進行會計憑證的整理，會計憑證的歸檔，會計賬本的整理，會計報表的整理，其他會計資料的整理，按規(guī)范整理好后，按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊。

　　一、會計檔案的概念和特點

　　概念：會計檔案是是各個機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理活動中形成的具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　特點：內(nèi)容的專業(yè)性；程序的緊密性（嚴(yán)密性）；來源地普遍性（廣泛性）；形式的多樣性（外表的形式不一）。

　　二、會計檔案的整理

　?。ㄒ唬┤趦?nèi)會計文件的分類

　　年度-名稱-保管期限分類法；名稱-年度-保管期限分類法；年度-組織機構(gòu)-名稱-保管期限分類法；年度-會計類型-名稱-保管期限分類法。

　?。ǘ嬑募牧⒕?/p>

　　1、會計憑證的整理。將各種報銷單據(jù)、現(xiàn)金憑證、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、成本核算憑證、職工工資憑證、資產(chǎn)憑證等憑證，都歸入會計憑證范圍整理，及時整理立卷。

　　2、會計賬簿的整理。將會計總賬、明細賬、現(xiàn)金現(xiàn)納賬、銀行存款帳、固定資產(chǎn)賬和各種輔助賬，都歸入會計賬簿范圍正。在年終決算后按找賬簿的種類進行整理立卷。

　　3、會計報表的整理。將年度報表、月（季）度報表、不定期專用報表和主要財務(wù)指數(shù)快報等，都歸入會計報表范圍整理。

　　4、其他材料的整理。將銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單、移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等，都歸入“其他”類范圍整理。

　　5、加蓋檔案號章

　　以上四項如果沒有“全宗號、目錄號、案卷號、保管期限”欄目標(biāo)識的，必須加蓋“檔案號章”，一般蓋在會計檔案封面的右上角或居中。

　　三、會計檔案的鑒定和銷毀

　　（一）會計檔案鑒定的依據(jù)

　　依據(jù)：根據(jù)特點，分為永久保存（50年）和定期保存（25、20、15、10、5年）兩種。原則上按《會計檔案管理辦法》和3個附件的規(guī)定執(zhí)行，如有特殊情況可以延長保管期限。

　?。ǘ嫏n案鑒定的步驟和方法

　　鑒定步驟：立卷過程中的初步鑒定；復(fù)查鑒定；終審鑒定。

　　方法：鑒定亦可采用直接鑒定法。直接審查會計各項因素，根據(jù)實際情況決定每份會計的價值及其存毀。

　　方法：（三）會計檔案的銷毀

　　經(jīng)過終審鑒定而確定為銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由檔案部門提出銷毀意見，會同財會部門編寫會計銷毀清冊和銷毀審批表。然后報經(jīng)有關(guān)人員或有關(guān)部門批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　會計檔案整理歸檔制度

　　歸檔范圍

　　在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

　　1、歸檔要求

　?。ㄒ唬?yīng)歸檔的會計材料應(yīng)齊全完整，按報表、帳簿、憑證和其他類的形式和特點分別歸檔、排列。

　?。ǘ嫏n案由會計人員按歸檔文件整理方法整理立卷、裝訂成冊后移交局綜合檔案室。

　?。ㄈ嵭袝嬰娝慊?，需永久保存的年度財務(wù)報表、報告等，在打印紙質(zhì)歸檔的同時，需將其相應(yīng)電子數(shù)據(jù)上傳到文件與檔案管理服務(wù)平臺中歸檔保存。

　　2、歸檔時間

　　會計檔案，在會計年度結(jié)束后，由會計人員保管二年，期滿后移交局綜合檔案室統(tǒng)一保管，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

　　已移交檔案部門保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會同會計部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　3、歸檔文件整理

　　2014年起，會計檔案采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進行排列、裝訂、編頁碼、編檔號，不同年度的要分開整理?！凹笔菤w檔文件的整理單位，一般以每份文件為1件。一份會計報表為1件、一本（份）賬簿為1件、一冊（本）憑證為1件?！凹鳖}名應(yīng)準(zhǔn)確概括該件會計檔案的形成單位、時間、內(nèi)容、文件名稱。

　　（一）劃分類別及保管期限

　　1、對同一年度的會計檔案歸檔文件按報表、賬簿、憑證和其他四個屬類分開。

　　2、按《會計檔案歸檔范圍和保管期限表》對各屬類的歸檔文件劃分保管期限。

　　（二）排序

　　在同屬類同年度下面按照時間順序或重要程度排序。同屬類同年度歸檔文件如有不同保管期限的，先排保管期限長的，后排保管期限短的；相同保管期限的按時間順序排列。

　?。ㄈ┭b訂

　　每“件”單獨裝訂，大張的文件要折疊，殘破的文件要修補裱糊，定為永久保管期限的文件去除易生銹的金屬物后，薄的采用不銹鋼釘裝訂，厚的采用三孔一線方法裝訂。賬簿、憑證，會計部門已經(jīng)裝訂好的，保持不變。

　?。ㄋ模┚庬摯a

　　沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，背面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分已有獨立正確的頁碼時，不用再編頁碼，合并計算其總頁數(shù)即可。憑證類不需要編頁碼。編頁號時采用打碼機。

　　（五）著錄上傳

　　在市文檔平臺“文件著錄”會計檔案分類中著錄每份歸檔文件的相關(guān)信息并上傳相應(yīng)電子文件，無相應(yīng)電子文件的歸檔文件（保管期限為永久、30年,會計憑證除外）需掃描上傳。檢查無誤后點擊“歸檔”生成檔號等信息，完成“預(yù)歸檔”操作。

　?。┐蛴n號標(biāo)簽

　　在市文檔平臺“預(yù)歸檔庫”中打印出檔號標(biāo)簽，裁剪后粘貼于歸檔文件左上角空白處；

　　或直接打印歸檔章。

　?。ㄆ撸┭b盒

　　將裝訂整理好的歸檔文件按檔號順序放入檔案盒中。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內(nèi)。同年度同類歸檔文件裝盒完畢檢查無誤后，在市文檔平臺“預(yù)歸檔庫”中按盒打印一份“歸檔文件目錄”分別裝入相應(yīng)檔案盒內(nèi)，然后在文檔平臺“編目管理”中打印檔案盒背脊標(biāo)簽整齊粘貼于盒的背脊處。

　　（八）編制目錄

　　在市文檔平臺“預(yù)歸檔庫”中按年度打印“歸檔文件目錄”一式兩份，并在市文檔平臺“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標(biāo)簽和背脊標(biāo)簽各一式一份，用于編制《檔案目錄》。

　　《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，兩份用牛皮紙等軟皮裝訂。同一年度的會計報表、賬簿、憑證和其他類的檔案目錄可以裝訂在一起，各類之間用一張彩色紙隔開。

　?。ň牛┓庋b入庫

　　在“預(yù)歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對檔案信息檢查無誤后，點擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進入“檔案中心”歸檔數(shù)據(jù)管理相對應(yīng)的分類下。進入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。