進(jìn)入二十一世紀(jì)，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，電腦的廣泛普及和應(yīng)用，咸陽(yáng)檔案整理服務(wù)公司辦公方式也由傳統(tǒng)的手工為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)為主的自動(dòng)化時(shí)代，文件的起草和修改大都是以電腦設(shè)備為主，即使有手動(dòng)修改，隨后也會(huì)在電子文件上及時(shí)改動(dòng)，打印出的文件定稿也就不再留下修改痕跡。

　　近幾年，為優(yōu)化發(fā)展環(huán)境，整合機(jī)構(gòu)職能，推進(jìn)政府部門(mén)高效有序運(yùn)行，打造精簡(jiǎn)高效政務(wù)生態(tài)，更好地服務(wù)人民群眾和經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展，各級(jí)黨委政府提出“一次辦好”“全程網(wǎng)辦”“一網(wǎng)通辦”等工作目標(biāo)，政府部門(mén)進(jìn)行職能整合，推進(jìn)政務(wù)辦理過(guò)程中的“流程再造”，這既是推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)的重要舉措，企業(yè)和人民群眾更是大受裨益。

　　咸陽(yáng)檔案整理服務(wù)公司認(rèn)為在歸檔文件整理中幾個(gè)重要環(huán)節(jié)也需進(jìn)行“流程再造”，通過(guò)流程再造、守正出新，不斷優(yōu)化整理操作過(guò)程，節(jié)約人力和管理成本，推進(jìn)歸檔文件整理工作的高效有序運(yùn)行，同時(shí)又利于檔案的安全保管和開(kāi)發(fā)利用。

　　沒(méi)有修改痕跡的定稿不用保存

　　《歸檔文件整理規(guī)則(DA/T 22—2015)》（以下簡(jiǎn)稱規(guī)則）規(guī)定，文件正本與定稿為一件。在歸檔文件整理工作中，單位發(fā)文一般是將正文、定稿加發(fā)文稿紙（即文件簽發(fā)單）三者作為一個(gè)整理單位進(jìn)行整理。

　　這種規(guī)定和傳統(tǒng)的檔案整理立卷方式一脈相承，主要是基于檔案的憑證價(jià)值做出的具體規(guī)定，體現(xiàn)檔案的原始記錄性。在計(jì)算機(jī)沒(méi)有普及之前，起草公文都是以手寫(xiě)為主，由于歷次修改都會(huì)留下改動(dòng)的痕跡，整理歸檔時(shí)保存的最后一次修改稿即定稿，為的是和正文相互佐證，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)大多也是在定稿首頁(yè)進(jìn)行簽字，保存定稿完全是有必要的。

　　這樣的定稿除了沒(méi)有紅頭和公章，內(nèi)容與正文完全一致，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)和辦文流程都在發(fā)文稿紙上體現(xiàn)，定稿上面不再保留修改和簽字痕跡，也就不具備憑證屬性，這樣就失去了它的保存價(jià)值。

　　加之機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案人員流動(dòng)性較強(qiáng)，業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不夠扎實(shí)，在歸檔文件整理時(shí)對(duì)檔案價(jià)值鑒定存在一定誤區(qū)，導(dǎo)致對(duì)文件定稿在認(rèn)識(shí)上存有模糊概念，在整理歸檔時(shí)，不是將最后一版保留有修改痕跡的一稿當(dāng)作定稿保存，多是將用電腦修改完畢后直接打印出來(lái)，沒(méi)有保留任何修改痕跡的最后一次修改稿當(dāng)作定稿，放在正文和發(fā)文稿紙之后當(dāng)作一個(gè)整理單位進(jìn)行歸檔，這樣的定稿不但沒(méi)有保存價(jià)值，還為整理工作和今后保管，以及數(shù)字化加工都會(huì)造成很大人力和資金上的浪費(fèi)。

　　為改變這種情況，在近幾年的市直部門(mén)單位歸檔文件集中整理工作中，我們采取先培訓(xùn)后整理的方式，首先就整理歸檔常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行講解說(shuō)明，特別將歸檔文件的齊全完整作為重點(diǎn)，既強(qiáng)調(diào)定稿歸檔的重要性，又指出沒(méi)有任何修改痕跡的定稿可以不用保存，以后工作中，注意將保留有修改痕跡的最后一次修改稿當(dāng)作定稿進(jìn)行收集，一并整理歸檔，保持歸檔文件的完整性，體現(xiàn)檔案的原始記錄性，也就是憑證價(jià)值。這樣就將沒(méi)有修改痕跡的定稿排除在外，既節(jié)約了檔案人員的整理時(shí)間，也節(jié)約了今后數(shù)字化加工和庫(kù)房、裝具、設(shè)施等管理費(fèi)用，在源頭上保證了館（室）藏檔案的進(jìn)一步優(yōu)化。

　　文件處理單可以放在正文之后

　　按照規(guī)則，收文的組件原則應(yīng)是文件處理單在前，正文在后，體現(xiàn)收文的辦理過(guò)程和辦理結(jié)果。同時(shí)規(guī)定，紙質(zhì)歸檔文件應(yīng)以件為單位編寫(xiě)頁(yè)碼，頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，最后將一件收文的總頁(yè)數(shù)填寫(xiě)在歸檔章“頁(yè)數(shù)”一欄。這種填寫(xiě)頁(yè)碼的規(guī)定是非常有必要的，使每件歸檔文件都有一個(gè)總頁(yè)數(shù)，對(duì)以后的管理、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定等都將起到重要的輔助作用，如有缺頁(yè)情況也便一目了然，檔案的安全同時(shí)得到保障，這也是新規(guī)則的亮點(diǎn)之一。

　　一件收文的頁(yè)碼編寫(xiě)應(yīng)從文件處理單開(kāi)始，然后是正文，兩者頁(yè)碼相加就是一件收文的總頁(yè)數(shù)。按照正常的行文規(guī)范，正文上面都有一個(gè)獨(dú)立的頁(yè)碼編號(hào)，也就是原始頁(yè)碼。這樣的編號(hào)規(guī)則就使正文出現(xiàn)了兩個(gè)頁(yè)碼，一個(gè)是原始頁(yè)碼，一個(gè)是歸檔頁(yè)碼，只是標(biāo)注位置不同。收文整理時(shí)，檔案工作人員要對(duì)正文進(jìn)行重新編寫(xiě)頁(yè)碼，僅此一項(xiàng)工作就需要大量的工作時(shí)間，一些收文較多的機(jī)關(guān)單位，工作量更是繁重。

　　在歸檔文件整理時(shí)，如果我們調(diào)整一下收文的排序，這種問(wèn)題就會(huì)迎刃而解。也就是將正文排列在前，文件處理單排列在后，這樣編寫(xiě)頁(yè)碼的時(shí)候就從正文開(kāi)始，然后是文件處理單，我們可以借用正文的原始頁(yè)碼，只須順延標(biāo)注文件處理單頁(yè)碼即可。

　　無(wú)論正文在前，還是文件處理單在前，正文和文件處理單都是一個(gè)整理和保管單位，對(duì)其完整性和保管利用不會(huì)造成任何影響。這樣不但使歸檔文件頁(yè)碼顯得整齊劃一，既保持了歸檔文件的完整性，更為關(guān)鍵的是節(jié)約了檔案人員大量的重復(fù)勞動(dòng)，提高了工作效率，節(jié)約了人力成本。

　　保管期限30年的不要使用不銹鋼釘裝訂

　　規(guī)則的實(shí)施，順適應(yīng)了信息時(shí)代的變化和要求，簡(jiǎn)化了整理，深化了檢索，這也是立卷制度改革的成功之處。文書(shū)檔案的整理方式實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)的以“卷”為單位到以“件”為單位的轉(zhuǎn)變，檔案的裝訂方式也由以“卷”為單位變成以“件”為單位進(jìn)行。

　　《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施二十年來(lái)，在工作實(shí)踐中，基層檔案部門(mén)形成的永久保管期限的歸檔文件大都按要求實(shí)現(xiàn)了線裝，但也發(fā)現(xiàn)有些單位保管期限為30年的歸檔文件有使用不銹鋼釘裝訂的情況，這樣裝訂比“三孔一線”或“直角裝訂”更加簡(jiǎn)便，也能夠提高工作效率。按照規(guī)則要求，定期保管且需要移交進(jìn)館的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂，使用不銹鋼訂書(shū)釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。

　　這里規(guī)定的定期保管且需要移交進(jìn)館的指的就是保管期限為30年的歸檔文件，按照規(guī)則其在整理的時(shí)候是可以采用不銹鋼釘裝訂的。筆者認(rèn)為定期保管為10年的歸檔文件可以采用不銹鋼釘（夾）或封套裝訂，因?yàn)楸９芷谙掭^短，且不用移交進(jìn)館。定期保管30年且需移交進(jìn)館的歸檔文件盡量不要使用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂，原因有以下幾點(diǎn)：

　　一是不銹鋼釘?shù)男阅?、質(zhì)量無(wú)法保證。雖然說(shuō)是“不銹”鋼釘，但有些基層單位檔案室不具備恒溫恒濕等保管條件，它在經(jīng)歷長(zhǎng)期的低溫、高溫、潮濕、干燥等多變的氣候和環(huán)境下，能夠始終保持真正的“不銹”，不腐蝕紙張，沒(méi)有經(jīng)過(guò)科學(xué)論證和實(shí)踐檢驗(yàn)。

　　傳統(tǒng)的檔案整理實(shí)踐中，也都是要求將檔案文件中所有的金屬物剔除干凈，然后采用線裝法進(jìn)行裝訂?，F(xiàn)實(shí)工作中，由于金屬物沒(méi)有去除干凈，檔案資料中的金屬裝訂物腐蝕紙張的情況也是屢見(jiàn)不鮮。

　　我國(guó)歷代留傳下來(lái)的檔案和古籍大都采用繁瑣復(fù)雜的線裝方法，而沒(méi)有采用更為簡(jiǎn)便易行的金屬物裝訂檔案資料，可見(jiàn)先人的聰明智慧和采用線裝的獨(dú)到之處。

　　二是不銹鋼釘裝訂的檔案不易拆啟。由于不銹鋼釘質(zhì)地堅(jiān)硬，韌性極低，不易彎曲，在進(jìn)行數(shù)字化或利用過(guò)程中需要拆啟檔案時(shí)，易將紙張?jiān)斐刹煌潭鹊厮毫?，給檔案實(shí)體造成損害；其次，如果操作不當(dāng)，極易扎傷或劃破手指，給檔案人員造成不必要的傷害。

　　三是易對(duì)紙張?jiān)斐蓹C(jī)械磨損。由于不銹鋼釘質(zhì)地堅(jiān)硬，在整理、利用和存放過(guò)程中很容易與相對(duì)柔軟的紙張進(jìn)行磨擦，造成紙張起毛和擦掛現(xiàn)象，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。

　　四是帶有不銹鋼釘?shù)臋n案不利于微波滅菌。在進(jìn)行微波滅菌時(shí)，由于不銹鋼釘易傳導(dǎo)，受熱快，在通過(guò)微波長(zhǎng)時(shí)間穿透的情況下，不銹鋼釘升溫很快，易將高溫傳遞給周?chē)募垙垼捎诩垙埲键c(diǎn)低，易燃燒，在達(dá)到一定溫度后，容易引燃紙張，造成火災(zāi)，給檔案造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。之前也發(fā)生過(guò)此類事例，我們應(yīng)高度重視，引以為戒。

　　以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過(guò)程。

　　分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過(guò)分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

　　以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國(guó)家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書(shū)檔案案卷格式》。

　　以“件”為單位整理

　　以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來(lái)進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。

　　文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。

　　以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書(shū)檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。以“件”為單位文書(shū)檔案整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。