科技檔案怎么整理？科技檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目，并將其內(nèi)容與成分揭示出來的一種工作。

　　科技檔案的系統(tǒng)整理，包括對(duì)于科技檔案的科學(xué)分類、組織、保管單位和有秩序地排列?？萍紮n案全部整理工作，是通過歸檔前將科技文件材料組成保管單位，并將保管單位進(jìn)行基本編目，然后在歸檔后所進(jìn)行的工作。

　　科技檔案怎么整理

　　整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫上架等工序，由科技檔案部門獨(dú)立完成。

　　1.組卷

　?。?）科研檔案的組卷

　　按照課題階段分別組卷，包括可行性研究、立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段。

　?。?）項(xiàng)目檔案的組卷

　　項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件：按照事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

　　招標(biāo)投標(biāo)、合同文件：按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷。

　　勘察、設(shè)計(jì)文件：按階段、專業(yè)組卷。

　　施工技術(shù)文件：按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。

　　竣工圖：按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。

　　原材料質(zhì)量證明文件：按單位工程組卷。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按應(yīng)用系統(tǒng)組卷。

　　設(shè)備文件：按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)/套組卷。

　　監(jiān)理（監(jiān)造）文件：按監(jiān)理的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文件種類組卷。

　　科研項(xiàng)目文件：按科研項(xiàng)目（課題）組卷。

　　竣工驗(yàn)收文件：按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

　?。?）設(shè)備檔案

　　按設(shè)備的臺(tái)（套）為單位組卷，一臺(tái)（套）設(shè)備可以組成一卷或者若干卷。

　　2.案卷排列

　　科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律，按照系統(tǒng)性、成套性的特點(diǎn)進(jìn)行排列。

　?。?）科研檔案的排列

　　按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)與過程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。

　　（2）項(xiàng)目檔案的排列

　　項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件：結(jié)合主題、事由按時(shí)間順序排列。

　　施工文件：按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工（安裝）記錄、檢測(cè)試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收的順序排列。

　　信息系統(tǒng)開發(fā)文件：按照需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測(cè)試、運(yùn)行、驗(yàn)收的順序排列。

　　設(shè)備文件：質(zhì)量證明、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測(cè)試驗(yàn)和運(yùn)行維修的順序排列。

　　監(jiān)理文件：按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。

　?。?）設(shè)備檔案的排列

　　按照購置文件、隨機(jī)文件、安裝文件、使用維護(hù)文件等順序排列，數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。

　　3.卷內(nèi)文件排列

　　科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　?。?）圖樣文件排列：

　　形成時(shí)編制了圖樣目錄，只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。

　　形成時(shí)沒有編制圖樣目錄，排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。排序?yàn)椋嚎傮w布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖（立面圖、剖面圖）、大樣圖等。

　　總體性、綜合性的圖樣在前，局部性的圖樣居中，細(xì)部的、大樣性的圖樣在后。

　?。?）文字文件排列：

　　按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按時(shí)間排列，按照科技文件的形成時(shí)間或者內(nèi)容所反映的時(shí)間排列；按照科技文件之間的邏輯關(guān)系排列，對(duì)反映同意問題的來問和復(fù)文，正文和附件，復(fù)文在前，來文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

　?。?）圖文混合文件的排列：

　　案卷內(nèi)的文字文件對(duì)整個(gè)對(duì)象（產(chǎn)品、工程、課題等）或整個(gè)案卷（部件、專業(yè)等）或多份圖樣進(jìn)行的總體說明，則文字文件在前，圖樣在后；案卷內(nèi)的文字文件只是對(duì)案卷內(nèi)的某份圖樣文件進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的說明的，則圖樣在前，文字在后。

　　4.裝訂

　?。?）去除易氧化的金屬裝訂用品。

　?。?）卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的，應(yīng)折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風(fēng)琴式。

　?。?）對(duì)于破損的、小于A4幅面的文件要修復(fù)和托裱

　?。?）成冊(cè)的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。

　　（5）以件為單位裝訂的，在每件文件的首頁右上角加蓋檔號(hào)章。

　　（6）一般采用三孔一線的方式裝訂。

　　5、編寫卷內(nèi)文件頁碼

　?。?）卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁碼，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。

　?。?）統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“001”開始依次標(biāo)注。

　?。?）印刷成冊(cè)的已有也好的文件可以不再重新編寫頁碼。如成套圖樣、說明書、論文等，在編制時(shí)已經(jīng)編有頁碼，就不必另行重復(fù)編碼。

　?。?）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。

　　6.編制卷內(nèi)目錄

　　卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

　?。?）序號(hào)：使用阿拉伯?dāng)?shù)字從01起一次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序。

　　（2）文件編號(hào)：填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、醒目代號(hào)。

　?。?）責(zé)任者：填寫文件形成者或第一責(zé)任者。

　?。?）文件題名：填寫文件或圖紙的全稱，文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

　?。?）日期：填寫文件或圖紙的形成時(shí)間，要求以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

　?。?）頁號(hào)（以卷為單位裝訂）：填寫每件文件首頁上標(biāo)注的頁號(hào)，最后一件文件寫起止頁號(hào)。

　　（7）頁數(shù)（以件為單位裝訂）：卷內(nèi)文件以件為單位，采用不裝訂組卷的，填寫每件文件總頁數(shù)。

　　7.填寫案卷封面和脊背

　?。?）檔號(hào)：由全宗號(hào)、分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或者目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成：

　　全宗號(hào)：需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定，不向檔案館移交的科技檔案可不填寫全宗號(hào)。

　　分類號(hào)：根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定。

　　項(xiàng)目代號(hào)：由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或者代號(hào)確定。

　　目錄號(hào)：目錄編號(hào)。

　　案卷號(hào)：填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。

　?。?）案卷題名：

　　簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或者代號(hào)，結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

　　（3）立卷單位：

　　填寫負(fù)責(zé)組卷部門或者單位。

　?。?）起止日期：

　　填寫卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

　?。?）密級(jí)：

　　填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。

　?。?）保管期限：

　　填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

　　8.填寫卷內(nèi)備考表

　?。?）互見號(hào)：

　　填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號(hào)，并在括號(hào)內(nèi)注明其載體類型。

　　（2）說明：

　　標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁數(shù)，卷內(nèi)文件殘缺破損的情況，在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

　?。?）立卷人：

　　由立卷責(zé)任者簽名，一般是檔案整理者。

　　（4）立卷日期：

　　填寫完成立卷的時(shí)間。

　　（5）檢查人：

　　由案卷質(zhì)量審核者簽名，一般是科技項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，或者檔案室主任、鑒定小組組長。

　?。?）檢查日期：

　　填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。

　　9.編制案卷目錄

　　案卷目錄是案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表，是檔案檢索、統(tǒng)計(jì)和管理的必要工具?？萍紮n案案卷目錄一般按照一級(jí)類目分別編制，即科研、項(xiàng)目、設(shè)備檔案分別編制案卷目錄。

　　案卷目錄上的檔號(hào)、案卷題名、保管期限應(yīng)與案卷封面上的內(nèi)容一致。

　　10.入庫上架

　　按照檔案密集架從上到下，從左到右的順序進(jìn)行排列?？萍紮n案一般歸檔周期長，一個(gè)項(xiàng)目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以，科技檔案排架按最小類目進(jìn)行排列，并在后面都要留有相應(yīng)空間，以便存放新增檔案。

　　科技檔案整理基本規(guī)范

　　科技檔案整理基本規(guī)范，同普通檔案一樣，即遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料的有機(jī)聯(lián)系，為科技檔案的利用提供方便條件?？萍紮n案是圍繞某一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)形成的，比如一個(gè)工程項(xiàng)目，從勘察設(shè)計(jì)、施工到竣工、交付使用;一個(gè)科研項(xiàng)目，從選題、調(diào)研、研究試驗(yàn)到鑒定驗(yàn)收、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)和推廣應(yīng)用;一個(gè)大型設(shè)備安裝項(xiàng)目，從安裝、試車到運(yùn)行使用等，都是按照各自的科學(xué)程序，遵循特定的規(guī)律，自然而然形成了一個(gè)檔案整體。

　　科技檔案的整理工作，就是要保持這個(gè)檔案整體的完整性，維護(hù)這一整體內(nèi)部所固有的次序和有機(jī)聯(lián)系，任何人為地打亂固有聯(lián)系或任意拼湊的作法，都是不切實(shí)際的。

　　1/科技檔案的分類

　　科技檔案常用的分類方法有如下6種：

　　(1)按工程項(xiàng)目分類。即以工程項(xiàng)目為單元，劃分科技檔案的類別，適用于基建檔案、建筑設(shè)計(jì)檔案和工程施工檔案的分類。

　　(2)按型號(hào)分類。即按產(chǎn)品、設(shè)備的不同型號(hào)、規(guī)格劃分科技檔案的類別，適用于產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類。

　　(3)按專題分類。即以科研課題為分類單元，劃分科技檔案的類別，適用于科研檔案的分類。

　　(4)按專業(yè)性質(zhì)分類。即按檔案內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)來劃分科技檔案的類別，適用于工、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案和科研檔案的分類。

　　(5)按地域分類。即按檔案內(nèi)容所反映的地域特征來劃分科技檔案的類別，適用于農(nóng)業(yè)檔案、氣象檔案、水文檔案、地質(zhì)檔案、地震檔案等的分類。采用地域分類法，可按行政區(qū)劃、地區(qū)范圍，也可按水系流域、自然地貌等特征對(duì)檔案進(jìn)行分類。

　　(6)按時(shí)間分類。即按檔案內(nèi)容所反映的時(shí)間或科技檔案形成的時(shí)間來類分科技檔案，適用于氣象檔案、水文檔案、地震檔案等的分類。這種分類方法便于從歷史縱向性角度反映自然現(xiàn)象和工作活動(dòng)的演變發(fā)展規(guī)律。

　　除此以外，還可以按圖幅大小、科技檔案內(nèi)容所涉及的實(shí)物特征等進(jìn)行分類。

　　在實(shí)際分類過程中，單純使用一種分類方法的情況很少，一般是幾種分類法結(jié)合使用。例如，對(duì)水利工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，可采取地域(流域或水系)與工程項(xiàng)目兩種分類方法相結(jié)合的方法，先按流域(水系)劃分大類，再以每個(gè)流域(水系)上建造的工程項(xiàng)目為屬類，這種二級(jí)分類方法可充分體現(xiàn)水利工程檔案的形成規(guī)律。再例如，對(duì)于化工科技檔案的分類，可按照化學(xué)工業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域，將化工科技檔案分為科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、設(shè)備(儀器)、化學(xué)礦山五大類。在各大類中，按照化工科技檔案的不同性質(zhì)，進(jìn)行不同的分類。其中，基本建設(shè)類分為工程設(shè)計(jì)類和施工管理類(即工程設(shè)計(jì)檔案、施工管理檔案)，工程設(shè)計(jì)類又可按照工程項(xiàng)目—設(shè)計(jì)階段—專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行多層次的分類。

　　科技檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)、層次、級(jí)別，應(yīng)依科技檔案的性質(zhì)、形成規(guī)律及其數(shù)量而定。總的要求是：同一種科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致，分類層次應(yīng)簡明，一次分類只能采用一種分類標(biāo)準(zhǔn)。為了使科技檔案的分類科學(xué)合理，應(yīng)制訂科技檔案分類方案或分類大綱，指導(dǎo)分類的順利進(jìn)行，保證分類的科學(xué)性、一致性和穩(wěn)定性。

　　2/科技檔案的組卷、排列與編號(hào)

　　1.科技檔案的組卷要求

　　(1)科技檔案的組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　　(2)產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷。

　　(3)與產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器類中組卷。

　　(4)要保證案卷內(nèi)所反映問題的科技文件材料的齊全完整。

　　(5)案卷內(nèi)科技文件材料必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建和有關(guān)管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。

　　(6)案卷內(nèi)科技文件材料的制作和書寫材料必須益于長期保存。

　　2.案卷內(nèi)科技文件材料的排列

　　(1)產(chǎn)品按設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì))、試制、小批量生產(chǎn)試制、批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)等工作程序排列，也可按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)(部件或組件)排列。

　　(2)科研課題按準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等時(shí)間階段排列。

　　(3)基建工程按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì))、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等排列。

　　(4)設(shè)備按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等排列。隨機(jī)圖樣也可單獨(dú)組卷。

　　(5)管理性科技文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。

　　(6)案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。

　　科技檔案圖樣材料的排列可采取如下方法：

　　(1)按隸屬關(guān)系排列：適用于機(jī)械產(chǎn)品和基建工程圖樣材料的排列。其一般排列次序依次是：總圖、組建圖、部件圖、零件圖或按照總圖、系統(tǒng)圖、剖面圖(平面圖)、大樣圖的次序排列。

　　(2)按圖幅比例排列：適用于測(cè)繪、測(cè)量圖樣材料的排列。

　　(3)按地區(qū)特征排列：適用于地質(zhì)勘探、地震觀測(cè)等圖樣材料的排列。

　　(4)按時(shí)間順序排列：適用于水文觀測(cè)圖樣、氣象觀測(cè)圖樣等自然現(xiàn)象觀測(cè)圖樣材料的排列。

　　(5)按圖號(hào)順序排列：適用于形成時(shí)已經(jīng)編號(hào)的圖樣材料的排列。

　　3.科技檔案的編號(hào)

　　科技檔案保管單位之間的排列是通過卷、冊(cè)、袋、盒的編號(hào)來固定其次序的。科技檔案的保管單位，是指一組數(shù)量適中的具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件材料，可以是一個(gè)案卷，也可以有冊(cè)、袋、盒等形式。科技檔案編號(hào)是科技檔案類別代號(hào)及其保管單位順序號(hào)的組合體。

　　科技檔案類別代號(hào)由科技檔案種類代號(hào)及該種科技檔案的分類類目代號(hào)組成?？萍紮n案種類代號(hào)一般是以科技檔案種類名稱的第一個(gè)漢字的漢語拼音聲母作為該類科技檔案的代號(hào)，若第一個(gè)漢字的漢語拼音聲母同另一類科技檔案的相同，則可選用第二個(gè)漢字或其他具有代表性含義的漢字的漢語拼音聲母作為代號(hào)。如基建檔案的代號(hào)為“J”(基ji)，設(shè)備檔案的代號(hào)為“S”(設(shè)She)，產(chǎn)品檔案的代號(hào)為“C”(產(chǎn)Chan)，測(cè)繪檔案的代號(hào)為“H”(Hui)，科研檔案的代號(hào)為“K”(科Ke)，等等。

　　科技檔案分類號(hào)可采用現(xiàn)成的號(hào)碼如工程代號(hào)、課題代號(hào)、型號(hào)等，也可自行編制?？萍紮n案的編號(hào)示例見下圖。

　　科技檔案編號(hào)示例

　　科技檔案保管單位可按重要程度、時(shí)間、地區(qū)等進(jìn)行排列，排列完畢即可按順序編制保管單位順序號(hào)。

　　3/科技檔案的登錄

　　科技檔案經(jīng)分類和排列后，要將它按保管單位登記到目錄簿上，以固定其排列次序和位置，鞏固科技檔案整理的成果，揭示其內(nèi)容和成分。科技檔案的登錄一般需填寫下面幾種目錄登記簿：

　　1.科技文件材料目錄

　　該目錄放在保管單位內(nèi)經(jīng)過系統(tǒng)排列的單份文件材料之前，可具體揭示一個(gè)保管單位內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容和成分，其格式見表。

　　2.科技檔案保管單位登錄簿

　　該登錄簿按保管單位順序號(hào)依次登記保管單位基本情況，并對(duì)保管單位內(nèi)的單份圖樣進(jìn)行登記，其格式見表。

　　3.科技檔案總登錄簿

　　科技檔案總登錄簿以保管單位為對(duì)象，按歸檔時(shí)間先后順序登錄，其格式見表。